Erfassungsfehler durch die manuelle Übertragung von Rechnungsdaten in SAP gehören bei der Finanz Informatik der Vergangenheit an. Niemand muss mehr Rechnungen ausdrucken und wieder einscannen. Durch Verknüpfung des DMSFACTORY DocumentsPipeliner mit bereits in der Finanz Informatik verwendeten Kofax-Systemen läuft der gesamte Erfassungs- und Prüfprozess seit kurzem völlig automatisiert ab.
Über einen externen Dienstleister funktionierte die automatisierte Rechnungsbearbeitung bei der Finanz Informatik für Kreditoren mit einem hohen Rechnungsvolumen bereits sehr gut. Problematisch wurde es bei kleineren Kreditoren. Diese adressierten ihre Rechnungen zum Großteil als PDF per E-Mail direkt an das Unternehmen. Für genau diese per Mail gesendeten Rechnungen existierte bislang kein automatischer Rechnungsbearbeitungsprozess. Stattdessen wurden die PDFs ausgedruckt, an die zentrale Poststelle versendet, wieder eingescannt und dann bearbeitet.
Zur Optimierung und Modernisierung dieses Workflows verwendet DMSFACTORY den eigens entwickelten DocumentsPipeliner, der für den Import der E-Mails nach Kofax zuständig ist. Die Software transportiert Dokumente und Informationen regelbasiert zwischen Systemen und konvertiert diese bei Bedarf in rechtssichere Formate. Der DocumentsPipeliner zeichnet sich vor allem durch die Möglichkeit der Mehrfachinstallation und die unbegrenzte Anzahl an zu verarbeitenden E-Mails pro Jahr aus. Bei der Finanz Informatik kommt er direkt beim Eingang der Mails zum Einsatz. Er extrahiert zunächst die PDF-Dateien, wandelt diese in ein für Kofax verständliches Format um und stellt diese anschließend zur Verfügung.
DMSFACTORY unterstützte bei Implementierung und Aufbau der Extraktionsregelwerke
Neben der Einrichtung der Erkennungssoftware unterstützte die DMSFACTORY den IT-Dienstleister zusätzlich bei der Implementierung und dem Aufbau der Klassifikationen und Extraktionsregelwerke. Eine weitere Anforderung des Projekts war es, die ursprünglichen E-Mails in SAP mit den jeweiligen SAP-Belegen zu verknüpfen. Hierzu entwickelte die DMSFACTORY ein spezielles Add-on für Kofax, das im Zuge des Automatisierungsprozesses zum Einsatz kommt.
Das Projekt erzielte eine Verbesserung der gesamten Qualität der Rechnungsverarbeitung. Die Konvertierung der Rechnung in das PDF/A-Format, die Archivierung der PDF-Datei und die Übertragung der Daten nach SAP ist nun automatisch möglich. Für Finanz Informatik wird dadurch zum einen eine bessere Kontrolle über den Bearbeitungsstand aller Rechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. Zum anderen spart sie auch Kosten ein, da weniger Rechnungen über einen externen Dienstleister abgewickelt werden müssen.
Über einen externen Dienstleister funktionierte die automatisierte Rechnungsbearbeitung bei der Finanz Informatik für Kreditoren mit einem hohen Rechnungsvolumen bereits sehr gut. Problematisch wurde es bei kleineren Kreditoren. Diese adressierten ihre Rechnungen zum Großteil als PDF per E-Mail direkt an das Unternehmen. Für genau diese per Mail gesendeten Rechnungen existierte bislang kein automatischer Rechnungsbearbeitungsprozess. Stattdessen wurden die PDFs ausgedruckt, an die zentrale Poststelle versendet, wieder eingescannt und dann bearbeitet.
Zur Optimierung und Modernisierung dieses Workflows verwendet DMSFACTORY den eigens entwickelten DocumentsPipeliner, der für den Import der E-Mails nach Kofax zuständig ist. Die Software transportiert Dokumente und Informationen regelbasiert zwischen Systemen und konvertiert diese bei Bedarf in rechtssichere Formate. Der DocumentsPipeliner zeichnet sich vor allem durch die Möglichkeit der Mehrfachinstallation und die unbegrenzte Anzahl an zu verarbeitenden E-Mails pro Jahr aus. Bei der Finanz Informatik kommt er direkt beim Eingang der Mails zum Einsatz. Er extrahiert zunächst die PDF-Dateien, wandelt diese in ein für Kofax verständliches Format um und stellt diese anschließend zur Verfügung.
DMSFACTORY unterstützte bei Implementierung und Aufbau der Extraktionsregelwerke
Neben der Einrichtung der Erkennungssoftware unterstützte die DMSFACTORY den IT-Dienstleister zusätzlich bei der Implementierung und dem Aufbau der Klassifikationen und Extraktionsregelwerke. Eine weitere Anforderung des Projekts war es, die ursprünglichen E-Mails in SAP mit den jeweiligen SAP-Belegen zu verknüpfen. Hierzu entwickelte die DMSFACTORY ein spezielles Add-on für Kofax, das im Zuge des Automatisierungsprozesses zum Einsatz kommt.
Das Projekt erzielte eine Verbesserung der gesamten Qualität der Rechnungsverarbeitung. Die Konvertierung der Rechnung in das PDF/A-Format, die Archivierung der PDF-Datei und die Übertragung der Daten nach SAP ist nun automatisch möglich. Für Finanz Informatik wird dadurch zum einen eine bessere Kontrolle über den Bearbeitungsstand aller Rechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. Zum anderen spart sie auch Kosten ein, da weniger Rechnungen über einen externen Dienstleister abgewickelt werden müssen.
