Immer mehr Anwälte haben in den letzten Jahren elektronische Akten eingeführt, um von den Vorteilen einer digitalen Dokumentenhaltung zu profitieren: zeitsparende Aktensuche, höhere Zugriffsgeschwindigkeit, mehr Mobilität durch zeitlich unbegrenzten Zugriff von verschiedenen Orten aus, bessere Kooperation von Anwälten auf überregionaler oder internationaler Ebene und Einsparung von Archivraum und -kosten. Eine Definition der elektronischen Anwaltsakte als neues Medium forderte Rechtsanwalt Prof. Helmuth Jordan, Stuttgart, auf der diesjährigen DMS EXPO. Durch Möglichkeiten wie die Aufnahme von Videos als Beweismitteln sei es möglich, Gerichtsverfahren künftig quantitativ und qualitativ noch zu verbessern. Gleichzeitig müssten entsprechende Mechanismen bereitgestellt werden, um Fälschungstatbestande zu vermeiden und die Beweissicherheit elektronischer Akten weiterhin zu garantieren.
Gleichwohl begleitet diesen technischen Fortschritt jederzeit die Frage nach Konformität mit dem Anwaltsgeheimnis. Denn die Gefahr eines rechtswidrigen Zugangs zur Gesamtakte ist durch elektronische Datenvorhaltung nicht kleiner geworden. Die Datensicherung wird deshalb zur Achillesferse des Anwaltsgeheimnisses. Erst vor kurzem sind neue rechtliche Unsicherheiten deutlich geworden durch eine Entscheidung des Finanzgerichts Düsseldorf. Dieses hatte eine Klageerhebung per E-Mail auch ohne qualifizierte Signatur als wirksam anerkannt.
In seinem Vortrag auf der DMS EXPO nannte Prof. Jordan daher die Unveränderbarkeit der Akte als das wichtigste Kriterium für die elektronische Anwaltsakte. Dazu gehöre auch die Unveränderbarkeit des Scandatums, das nicht manipulierbar auf dem elektronischen Dokument festgehalten werden müsse. Jordan: „Jede neue Technologie schafft neue Fälschungstatbestande. Die Justiz muss sich deshalb in besonderem Maße auf Beweissicherheit verlassen können.“
Derart abgesichert stellt die elektronische Anwaltsakte einen wesentlichen Baustein dar, um die Qualität der täglichen Aktenbearbeitung eines Anwaltes zu verbessern – auch im Interesse der Mandanten. Ohne Medienbruch lassen sich zum Beispiel Gerichtsakten in die Akte übernehmen. Durch Volltextrecherche können innerhalb der elektronischen Anwaltsakte viele Ordner auf die entscheidenden Punkte konzentriert werden. Videos lassen sich als Beweismittel problemlos in die Gerichts- und Anwaltsakte übernehmen. Diese können in der mündlichen Verhandlung einen weit höheren Beweiswert haben als die Betrachtung einzelner Fotos aus den Videosequenzen. Der elektronische Rechtsverkehr schließlich ist nicht nur ein Mittel zur Kostensenkung, sondern zur quantitativen und qualitativen Verbesserung der Gerichtsverfahren.
Gleichwohl begleitet diesen technischen Fortschritt jederzeit die Frage nach Konformität mit dem Anwaltsgeheimnis. Denn die Gefahr eines rechtswidrigen Zugangs zur Gesamtakte ist durch elektronische Datenvorhaltung nicht kleiner geworden. Die Datensicherung wird deshalb zur Achillesferse des Anwaltsgeheimnisses. Erst vor kurzem sind neue rechtliche Unsicherheiten deutlich geworden durch eine Entscheidung des Finanzgerichts Düsseldorf. Dieses hatte eine Klageerhebung per E-Mail auch ohne qualifizierte Signatur als wirksam anerkannt.
In seinem Vortrag auf der DMS EXPO nannte Prof. Jordan daher die Unveränderbarkeit der Akte als das wichtigste Kriterium für die elektronische Anwaltsakte. Dazu gehöre auch die Unveränderbarkeit des Scandatums, das nicht manipulierbar auf dem elektronischen Dokument festgehalten werden müsse. Jordan: „Jede neue Technologie schafft neue Fälschungstatbestande. Die Justiz muss sich deshalb in besonderem Maße auf Beweissicherheit verlassen können.“
Derart abgesichert stellt die elektronische Anwaltsakte einen wesentlichen Baustein dar, um die Qualität der täglichen Aktenbearbeitung eines Anwaltes zu verbessern – auch im Interesse der Mandanten. Ohne Medienbruch lassen sich zum Beispiel Gerichtsakten in die Akte übernehmen. Durch Volltextrecherche können innerhalb der elektronischen Anwaltsakte viele Ordner auf die entscheidenden Punkte konzentriert werden. Videos lassen sich als Beweismittel problemlos in die Gerichts- und Anwaltsakte übernehmen. Diese können in der mündlichen Verhandlung einen weit höheren Beweiswert haben als die Betrachtung einzelner Fotos aus den Videosequenzen. Der elektronische Rechtsverkehr schließlich ist nicht nur ein Mittel zur Kostensenkung, sondern zur quantitativen und qualitativen Verbesserung der Gerichtsverfahren.
