scanview®, das prozessorientierte Archiv- und Dokumenten-Management-System, wird als Brücke zwischen technischen und kaufmännischen Unternehmensbereichen allen Anforderungen gerecht. Der kontinuierliche Ausbau der „Gesamtlösung“ wird erstmals auf der CeBIT präsentiert (Halle 1, Stand H91). Die neue Version von scanview® beinhaltet einen universellen Client, mit dem kaufmännische Dokumente, wie Rechnungen oder Belege, und technische, extrem großformatige Zeichnungen gleichermaßen effektiv verwaltet und archiviert werden können. So stehen sämtliche Akten, Dokumente, Informationen, Daten und Bilder für alle Anwender des Unternehmens - in der jeweils optimalen Sicht - permanent zur Verfügung.
Die stark ausgebaute Funktionalität der in scanview® integrierten Workflow-Engine sorgt für eine reibungslose Verarbeitung der Geschäftsvorgänge im Unternehmen sowie bei externen Rollenanbindungen.
Einen zusätzlichen Schwerpunkt bildet die erweiterte E-Mail-Archivierung. Die neu hinzugekommene Single Instance Funktionalität sorgt dafür, dass keine E-Mail-Nachrichten oder deren Attachments doppelt archiviert werden und entlastet so maßgeblich das Speichervolumen der Unternehmen.
Unternehmen zum Beispiel aus den Bereichen Industrie, Energieversorgung, Handel, aber auch Planungsbüros oder Dienstleister stehen vor der Herausforderung, ein sehr heterogenes Dokumentenaufkommen verwalten zu müssen. Was für den kaufmännischen Mitarbeiter Rechnungen, Auftragsbestätigungen per E-Mail oder Verträge sind, sind für Konstrukteure Stücklisten oder technische Zeichnungen, die auch über das DIN-Format hinausgehen können. Alle diese Dokumente beinhalten geschäftsrelevante Informationen, die zur unternehmerischen Wertschöpfung beitragen.
Das prozessorientierte Archiv- und Dokumenten-Management-System scanview® der daa archiviert diese unterschiedlichen Arten von Dokumenten in einem zentralen Speicher und sorgt somit für ständige Verfügbarkeit. Sämtliche in einem Unternehmen vorkommenden Dokumente von der CAD-Zeichnung über Office-Dateien, E-Mails bis zur gescannten A0-Zeichnung oder anderen Dokumenten werden verwaltet.
Dabei werden die Dokumente sowohl im nativen Format zur weiteren Verarbeitung vorgehalten als auch in einem revisionssicheren Format wie TIFF oder pdf abgelegt. Mit dem in scanview® integrierten Viewer kann der Anwender die Dokumente trotz ihrer unterschiedlichen Formate betrachten, ohne die Anwendungssoftware installiert zu haben, mit der die Datei erstellt wurde. Zur weiteren bequemen Bearbeitung stehen ihm darüber hinaus auch umfangreiche Annotationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Komfortable Ansicht von Suchergebnissen
In der neuen Version von scanview® ist ein Dokumenteninspektor integriert, der eine komfortable Ansicht von Rechercheergebnissen ermöglicht. Nach einer Dokumentenrecherche wird dem Anwender die Ergebnisliste der gefundenen Dateien angezeigt, ergänzt durch die gleichzeitige Präsentation ihrer Inhalte in einem separaten Fenster. Somit sind einzelne Mausklicks auf die gefundenen Dokumente nicht notwendig. Die Dateiinhalte werden direkt angezeigt.
Projektbezogene Sichten beschleunigen den Verarbeitungsprozess
scanview® ermöglicht eine projekt- bzw. prozessorientierte Sicht auf die Dokumente. Dafür sind heterogene Dokumente zusammengefasst, so dass zuständige Mitarbeiter alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente im Zugriff haben. Die in diesen Projektcontainern archivierten Dokumente können als ganzes versendet und geplottet werden und bieten eine perfekte Übersicht über alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente.
Workflow-gesteuerte Vorgänge einfach realisiert
Durch die stark erweiterte Workflow-Engine ist eine reibungslose Verarbeitung der Prozesse möglich. Mittels eines einfach und intuitiv zu bedienenden grafischen Workflow-Designers können Bearbeitungs- und Genehmigungshierarchien aller Art schnell und effizient gestaltet werden. Die Einsatzbereiche reichen dabei vom Urlaubsantrag und der Reisekostenabrechnung bis hin zur vollautomatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen (so genannte Dunkelverarbeitung). Ermöglicht wird dies durch den Datenaustausch mit anderen Applikationen wie zum Beispiel dem ERP-System. Der scanview® Workflow-Server bietet die volle Integration in Microsoft Outlook und Lotus Notes und erlaubt auch die Einbindung von Gruppenpostfächern. Komplexe Workflows lassen sich in leichter zu überschauende Module zerlegen. Durch das ausgefeilte Stellvertreterkonzept und das integrierte mehrstufige Eskalationsmanagement bleibt die Prozesskette auch bei Urlaub, Krankheit oder Unfall eines Mitarbeiters durchgängig. Dieses flexibel angelegte Rollenkonzept erlaubt dadurch die Abbildung vielfältiger Konstellationen – auch beim Aufruf externer Anwendungen. Die Prozesse sind stabil und bieten eine hohe Performance, was erreicht wird durch eine eigene Workflow-Datenbank mit integrierten Admin-Tools zur Überwachung und Steuerung der Workflows.
Mit der E-Mail-Archivierung bzw. der Single Instance-Lösung bietet die daa eine echte Alternative zur Reduzierung des Daten/Dokumenten-Volumens in Unternehmen. Um Mehrfach-Archivierungen zu vermeiden, liest die Software die Dokumente auf Bit-Ebene aus und vergleicht sie mit dem vorhandenen Archivbestand. Bei homogenen Dokumenten erfolgt nur eine einmalige Archivierung des selben Dokumentes, unabhängig davon, wie viele Anwender das Dokument archiviert haben.
Die stark ausgebaute Funktionalität der in scanview® integrierten Workflow-Engine sorgt für eine reibungslose Verarbeitung der Geschäftsvorgänge im Unternehmen sowie bei externen Rollenanbindungen.
Einen zusätzlichen Schwerpunkt bildet die erweiterte E-Mail-Archivierung. Die neu hinzugekommene Single Instance Funktionalität sorgt dafür, dass keine E-Mail-Nachrichten oder deren Attachments doppelt archiviert werden und entlastet so maßgeblich das Speichervolumen der Unternehmen.
Unternehmen zum Beispiel aus den Bereichen Industrie, Energieversorgung, Handel, aber auch Planungsbüros oder Dienstleister stehen vor der Herausforderung, ein sehr heterogenes Dokumentenaufkommen verwalten zu müssen. Was für den kaufmännischen Mitarbeiter Rechnungen, Auftragsbestätigungen per E-Mail oder Verträge sind, sind für Konstrukteure Stücklisten oder technische Zeichnungen, die auch über das DIN-Format hinausgehen können. Alle diese Dokumente beinhalten geschäftsrelevante Informationen, die zur unternehmerischen Wertschöpfung beitragen.
Das prozessorientierte Archiv- und Dokumenten-Management-System scanview® der daa archiviert diese unterschiedlichen Arten von Dokumenten in einem zentralen Speicher und sorgt somit für ständige Verfügbarkeit. Sämtliche in einem Unternehmen vorkommenden Dokumente von der CAD-Zeichnung über Office-Dateien, E-Mails bis zur gescannten A0-Zeichnung oder anderen Dokumenten werden verwaltet.
Dabei werden die Dokumente sowohl im nativen Format zur weiteren Verarbeitung vorgehalten als auch in einem revisionssicheren Format wie TIFF oder pdf abgelegt. Mit dem in scanview® integrierten Viewer kann der Anwender die Dokumente trotz ihrer unterschiedlichen Formate betrachten, ohne die Anwendungssoftware installiert zu haben, mit der die Datei erstellt wurde. Zur weiteren bequemen Bearbeitung stehen ihm darüber hinaus auch umfangreiche Annotationsmöglichkeiten zur Verfügung.
Komfortable Ansicht von Suchergebnissen
In der neuen Version von scanview® ist ein Dokumenteninspektor integriert, der eine komfortable Ansicht von Rechercheergebnissen ermöglicht. Nach einer Dokumentenrecherche wird dem Anwender die Ergebnisliste der gefundenen Dateien angezeigt, ergänzt durch die gleichzeitige Präsentation ihrer Inhalte in einem separaten Fenster. Somit sind einzelne Mausklicks auf die gefundenen Dokumente nicht notwendig. Die Dateiinhalte werden direkt angezeigt.
Projektbezogene Sichten beschleunigen den Verarbeitungsprozess
scanview® ermöglicht eine projekt- bzw. prozessorientierte Sicht auf die Dokumente. Dafür sind heterogene Dokumente zusammengefasst, so dass zuständige Mitarbeiter alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente im Zugriff haben. Die in diesen Projektcontainern archivierten Dokumente können als ganzes versendet und geplottet werden und bieten eine perfekte Übersicht über alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente.
Workflow-gesteuerte Vorgänge einfach realisiert
Durch die stark erweiterte Workflow-Engine ist eine reibungslose Verarbeitung der Prozesse möglich. Mittels eines einfach und intuitiv zu bedienenden grafischen Workflow-Designers können Bearbeitungs- und Genehmigungshierarchien aller Art schnell und effizient gestaltet werden. Die Einsatzbereiche reichen dabei vom Urlaubsantrag und der Reisekostenabrechnung bis hin zur vollautomatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen (so genannte Dunkelverarbeitung). Ermöglicht wird dies durch den Datenaustausch mit anderen Applikationen wie zum Beispiel dem ERP-System. Der scanview® Workflow-Server bietet die volle Integration in Microsoft Outlook und Lotus Notes und erlaubt auch die Einbindung von Gruppenpostfächern. Komplexe Workflows lassen sich in leichter zu überschauende Module zerlegen. Durch das ausgefeilte Stellvertreterkonzept und das integrierte mehrstufige Eskalationsmanagement bleibt die Prozesskette auch bei Urlaub, Krankheit oder Unfall eines Mitarbeiters durchgängig. Dieses flexibel angelegte Rollenkonzept erlaubt dadurch die Abbildung vielfältiger Konstellationen – auch beim Aufruf externer Anwendungen. Die Prozesse sind stabil und bieten eine hohe Performance, was erreicht wird durch eine eigene Workflow-Datenbank mit integrierten Admin-Tools zur Überwachung und Steuerung der Workflows.
Mit der E-Mail-Archivierung bzw. der Single Instance-Lösung bietet die daa eine echte Alternative zur Reduzierung des Daten/Dokumenten-Volumens in Unternehmen. Um Mehrfach-Archivierungen zu vermeiden, liest die Software die Dokumente auf Bit-Ebene aus und vergleicht sie mit dem vorhandenen Archivbestand. Bei homogenen Dokumenten erfolgt nur eine einmalige Archivierung des selben Dokumentes, unabhängig davon, wie viele Anwender das Dokument archiviert haben.
