Aufgaben eines professionellen Kongressdienstleisters am praktischen Beispiel

Als Kongressdienstleister unterstützt convivus Veranstalter in allen Phasen eines Kongresses, sorgt für reibungslose Abläufe und spart Kosten, Zeit und Nerven

Tagungsschalter vor Ort (PresseBox) ( Nürnberg, )
Einen Kongress zu organisieren ist für den Veranstalter aufwändig. Passende Aussteller und Referenten müssen ausgewählt, angesprochen und begleitet werden, eine Location gesucht, das Rahmenprogramm, Ausstellungsflächen und Vortragsräume, die Homepage, Unterlagen und vieles mehr gestaltet werden – dabei sind Änderungen bis zur letzten Minute gang und gäbe. Ein professioneller Kongressdienstleister wie convivus übernimmt organisatorische Aufgaben in allen Phasen eines Kongresses, garantiert den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung und Veranstalter können sich auf die thematischen Inhalte konzentrieren.

„Da wir mit der PRO Fachkräfte selbst in Veranstalterrolle geschlüpft sind, wissen wir noch besser, worauf es ankommt und können immer mal wieder neue Idee testen“, erklärt Kathrin Eitel vom Marketing & Sales bei convivus. So ist eine Besonderheit im Vergleich zu anderen Kongressorganisatoren, das convivus Kongressteams nicht nach Aufgabengebiet sondern nach Kongress zusammenstellt. Die Kommunikation konnte so erheblich verbessert werden, die Fehlerquote wird durch den regen Austausch minimiert, im Krankheitsfall bleiben Aufgaben im Team und werden trotzdem erledigt und während des Kongresses selbst ist es für Teilnehmer, Referenten, Aussteller und Schirmherren sehr angenehm, die Ansprechpartner vorzufinden, die sich bereits im Vorfeld um den Kongress gekümmert haben.

Die Leistungen eines Professional Congress Organisers (PCO) sind vielfältig. Für die PRO Fachkräfte in Nürnberg erstellt convivus jedes Jahr drei verschiedene Sponsorenkonzepte. Industriepartnern werden die unterschiedlichsten Möglichkeiten für Werbemaßnahmen angeboten. Teilnehmer erhalten Ausweise sowie Namensschilder, ein Programm und eine umfangreiche Beschilderung. Die Abrechnung erfolgt auf Wunsch direkt über den Kongressdienstleister.

Mit der Meistersingerhalle in Nürnberg wurde die ideale Location für die PRO Fachkräfte gefunden – sie ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen, bietet ausreichend Parkmöglichkeiten und eine schnelle Anbindung an Autobahnen. Vor allem aber werden auch alle Anforderungen im Hinblick auf die benötigten Räume und Ausstellungsflächen erfüllt. Für das umfangreiche Programm der PRO Fachkräfte werden viele kleinere Räume benötigt, die Bestuhlung muss je nach Vortragsform variieren.

Für den jungen Kongress wurde eine moderne Webseite erstellt. „Eine App haben wir für diese Veranstaltung nicht programmiert, da eine eintägige Veranstaltung im Normalfall nicht den Programmumfang bietet, für den sich eine App lohnt. Grundsätzlich empfehlen wir jedoch, für eine bessere Übersicht eine App oder eine mobile Website einzusetzen.“

Je nach Bedarf können Veranstalter von einem auf die Kongressorganisation spezialisierten Unternehmen wie convivus verschiedene Leistungspakete buchen und werden so ganz individuell entlastet. Bei einer Zusammenarbeit über mehrere Jahre bleiben die gewonnenen Erfahrungen erhalten, eine kontinuierliche Qualität wird sichergestellt und Kosten in erheblichem Umfang können gespart werden.
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