Die Coextant Systems International AG, Experte für die Optimierung von Informationsflüssen, hat bei der BHF-BANK (Schweiz) AG jüngst die Hyper.Net® SharePoint Edition für die automatisierte Aufbereitung und Verteilung von Informationen implementiert. Damit werden nun jedem Mitarbeiter der Bank wichtige Dokumente, Reglemente und Weisungen auf einfache und nutzergerechte Weise zugänglich gemacht. Mit der Konvertierung der Dokumente in gängige Web- und Druckformate wurde Übersichtlichkeit geschaffen und die Anwendung benutzerfreundlich gestaltet.
Bisher hatte ein Mitarbeiter der BHF-BANK recht zeitaufwändig ein einziges, letztlich 1.000 Seiten umfassendes PDF-Dokument gepflegt, in dem alle Weisungen zusammengefasst worden waren. So fiel es den Mitarbeitern der Bank zunehmend schwerer, sich in dem Dokument zu recht zu finden und zu erkennen, welche Weisungen für welche Zwecke von Bedeutung waren. Daher entschloss sich die Bank, künftig mit der Hyper.Net® SharePoint Edition zu arbeiten. So werden nun alle gängigen Dokumenttypen, beispielsweise Word oder Visio, nach Freigabe automatisch in HTML, PDF und andere Formate konvertiert. Das Ergebnis wird in Form einer übersichtlichen Web-Anwendung personalisiert, sachgebietsbezogen und stets aktuell bereitgestellt. Damit ist die vollständig automatisierte Verteilung von Informationen an die Mitarbeiter sowie auch die automatische „Entsorgung“ nicht mehr gültiger Inhalte mit der Hyper.Net® SharePoint Edition möglich. Probleme wie Unübersichtlichkeit, mangelnde Benutzerfreundlichkeit oder fehlende Aktualität wurden beseitigt.
Jede autorisierte Änderung an Unternehmensdokumenten der Bank führt nun automatisch zur Aktualisierung aller zugehörigen verteilten Informationen. „Der Microsoft SharePoint Server spielt eine zentrale Rolle für unser Informationsmanagement“, erklärt Roger Bloch, IT-Projektleiter der BHF-BANK (Schweiz) AG. „Dabei nutzen wir die Hyper.Net® SharePoint Edition als zentralen Dienst für die Veröffentlichung unserer Informationen. Die leistungsfähigen Konvertieroptionen, der maximale Grad an Automation sowie die qualitativ hochwertige Aufbereitung der Inhalte haben den Ausschlag für unsere Entscheidung gegeben. Innerhalb weniger Tage konnten wir all unsere Arbeitsanweisungen mit Hyper.Net® ansprechend publizieren und im gesamten Unternehmen verfügbar machen“, so Bloch weiter.
Die BHF-BANK (Schweiz) AG denkt bereits über weitere Einsatzmöglichkeiten der Coextant-Lösung nach. Die Hyper.Net® SharePoint Edition bietet den kompletten Leistungsumfang der offenen Version von Hyper.Net, ist aber speziell für SharePoint optimiert. Inhalte werden direkt in SharePoint Pages publiziert. Paul Caspers, Coextant-Vorstand: „Hyper.Net kann mit einem Installationsprogramm einfach eingerichtet werden, integriert sich nahtlos in SharePoint und kann sofort als Content-Transformation-Service in Anwendungen integriert und genutzt werden.“
Bisher hatte ein Mitarbeiter der BHF-BANK recht zeitaufwändig ein einziges, letztlich 1.000 Seiten umfassendes PDF-Dokument gepflegt, in dem alle Weisungen zusammengefasst worden waren. So fiel es den Mitarbeitern der Bank zunehmend schwerer, sich in dem Dokument zu recht zu finden und zu erkennen, welche Weisungen für welche Zwecke von Bedeutung waren. Daher entschloss sich die Bank, künftig mit der Hyper.Net® SharePoint Edition zu arbeiten. So werden nun alle gängigen Dokumenttypen, beispielsweise Word oder Visio, nach Freigabe automatisch in HTML, PDF und andere Formate konvertiert. Das Ergebnis wird in Form einer übersichtlichen Web-Anwendung personalisiert, sachgebietsbezogen und stets aktuell bereitgestellt. Damit ist die vollständig automatisierte Verteilung von Informationen an die Mitarbeiter sowie auch die automatische „Entsorgung“ nicht mehr gültiger Inhalte mit der Hyper.Net® SharePoint Edition möglich. Probleme wie Unübersichtlichkeit, mangelnde Benutzerfreundlichkeit oder fehlende Aktualität wurden beseitigt.
Jede autorisierte Änderung an Unternehmensdokumenten der Bank führt nun automatisch zur Aktualisierung aller zugehörigen verteilten Informationen. „Der Microsoft SharePoint Server spielt eine zentrale Rolle für unser Informationsmanagement“, erklärt Roger Bloch, IT-Projektleiter der BHF-BANK (Schweiz) AG. „Dabei nutzen wir die Hyper.Net® SharePoint Edition als zentralen Dienst für die Veröffentlichung unserer Informationen. Die leistungsfähigen Konvertieroptionen, der maximale Grad an Automation sowie die qualitativ hochwertige Aufbereitung der Inhalte haben den Ausschlag für unsere Entscheidung gegeben. Innerhalb weniger Tage konnten wir all unsere Arbeitsanweisungen mit Hyper.Net® ansprechend publizieren und im gesamten Unternehmen verfügbar machen“, so Bloch weiter.
Die BHF-BANK (Schweiz) AG denkt bereits über weitere Einsatzmöglichkeiten der Coextant-Lösung nach. Die Hyper.Net® SharePoint Edition bietet den kompletten Leistungsumfang der offenen Version von Hyper.Net, ist aber speziell für SharePoint optimiert. Inhalte werden direkt in SharePoint Pages publiziert. Paul Caspers, Coextant-Vorstand: „Hyper.Net kann mit einem Installationsprogramm einfach eingerichtet werden, integriert sich nahtlos in SharePoint und kann sofort als Content-Transformation-Service in Anwendungen integriert und genutzt werden.“
