Mit der Lösung kann ein Antragsteller seinen Antrag bei der Kommunalverwaltung ohne „persönliches Erscheinen im Amt“ einreichen, die Authentifizierung mittels De-Mail reicht aus. Eine erste konkrete Anwendung steht für die Anbindung des Gewerbefachverfahrens der HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH zur Verfügung.
Die eAkte dient innerhalb der Lösung als Bindeglied zwischen Antragsportal, De-Mailkommunikation und Fachamtssoftware. Der Prozess einer Antragstellung verläuft mit der neuen Lösung wie folgt: Der Antragsteller füllt das Antragsformular mit Angabe der De-Mailadresse aus; er stimmt damit einer Zugangseröffnung für De-Mail über das Kommunalportal im Internet zu (hier der Einreichung eines Gewerbeantrages). Nach elektronischer Übermittlung der Antragsunterlagen werden diese in der kommunalen eAkte abgelegt. Die Verwaltung sendet dem Antragsteller zugleich eine Aufforderung zur Bestätigung der Antragstellen via De-Mail, welche dieser zurückschickt.
Im Posteingang des ECM-Systems sichtet der Sachbearbeiter im Fachamt die Antragsunterlagen und überträgt die Antragsdaten an das Gewerbefachverfahren. Dort finden dann Antragbearbeitung und Bescheiderstellung statt. Die HSH-Software legt die Dokumente im ECM-System ab; auf Basis der De-Mail-Anbindung von d.3ecm erhält der Antragssteller schließlich den Bescheid zugestellt.