Mit der HR-Lösung ermöglicht die Brainloop AG Personalabteilungen den gesetzeskonformen Umgang mit digitalen Bewerberdaten und unterstützt Recruiter dabei, vertrauliche Dokumente zu schützen. Die Bewerberdaten werden per Link an die Entscheider verteilt und lassen sich durch ein zweistufiges Authentifizierungsverfahren automatisch vor unbefugter Einsicht schützen. Nach Ablauf des Bewerberprozesses werden alle Kopien der Bewerberdaten nachweisbar gelöscht, um Informationen zu schützen. Damit schneidet die Brainloop AG, der führende Anbieter von Lösungen für das Schützen von vertraulichen Dokumenten, seine DCM-Lösungssuite exakt auf die Belange im sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Informationen wie Bewerberdaten zu.
Nach dem deutschen Gesetz (§ 3 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz) müssen Bewerberdaten als personenbezogene Daten einer natürlichen Person gesichert werden um sie zu schützen. Nicole Dietrich, Senior Marketing Director, Brainloop AG, erläutert: "Die übliche Praxis, Bewerberdaten als unsicheren E-Mail-Anhang zu versenden, verstößt eindeutig gegen die Compliance-Auflagen und scheidet damit als Option aus. Wie schnell ist der falsche Empfänger eingetippt, oder die Dokumente werden gedruckt oder weitergeleitet und werden durch diese Praxis für jedermann einsehbar. Dementsprechend müssen Unternehmen den Umgang mit digitalen Bewerbungsmappen auf eine neue Basis stellen und diese zuverlässig schützen." Per E-Mail oder über Portale eingegangene Bewerberdaten sind vor unbefugter Einsicht zu schützen, wenn sie zwischen der Personalabteilung, den Fachabteilungen und Externen wie beispielsweise Headhunter, Anwalt und Steuerberater zirkulieren. Ebenfalls müssen die Firmen nachweisen und sicherstellen, dass die Bewerberdaten nach Ablauf des Bewerbungsprozesses fristgerecht gelöscht werden und keine Kopien zurückbleiben. Nur so ist das Schützen wirklich effektiv.
Die HR-Lösung von Brainloop löst diese Herausforderungen und hilft, Bewerberdaten effektiv zu schützen. Nach Eingang im Unternehmen werden die digitalen personenbezogenen Bewerberdaten verschlüsselt und geschützt nur den Personen zur Verfügung gestellt, die berechtigt sind, diese einzusehen. Auf Wunsch erfolgt die Auslieferung auch mit personalisiertem Wasserzeichen oder mit Digital Rights Management-Technologien, die den Bewerberdaten schon bei der Erzeugung Beschränkungen mit auf den Weg geben und sie auf diese Weise schützen. Dadurch kann beispielsweise ein Ausdruck der Bewerberdaten oder deren Weiterleitung wirksam unterbunden werden. Auf diese Weise wird verhindert, dass Server-Provider, Operator oder unbefugte Kollegen die vertraulichen Bewerberdaten einsehen können und das Schützen umgangen wird. Beliebige Dritte, seien es interne Mitarbeiter oder externe Geschäftspartner, können jedoch unmittelbar und ohne jegliche Installation von Software bzw. Training in den sicheren Bewerbungsprozess eingebunden werden. Sie erhalten einen Link per E-Mail, der ihnen den Zugriff auf die vertraulichen Bewerberdaten ermöglicht. Um dieses zu öffnen, müssen sie ein zweistufiges Authentisierungsverfahren mit Passwort und SMS-PIN durchlaufen. Mit Hilfe der Protokollfunktion, die den gesamten Lebenszyklus des Dokuments vom Schützen bis hin zur Archivierung oder Löschung dokumentiert, wird am Ende des Bewerbungsprozesses der abschließend geforderte Nachweis der Vernichtung aller Kopien der Bewerberdaten erbracht. Mit den Lösungen der Brainloop AG lassen sich Bewerberdaten also lückenlos schützen.
Nach dem deutschen Gesetz (§ 3 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz) müssen Bewerberdaten als personenbezogene Daten einer natürlichen Person gesichert werden um sie zu schützen. Nicole Dietrich, Senior Marketing Director, Brainloop AG, erläutert: "Die übliche Praxis, Bewerberdaten als unsicheren E-Mail-Anhang zu versenden, verstößt eindeutig gegen die Compliance-Auflagen und scheidet damit als Option aus. Wie schnell ist der falsche Empfänger eingetippt, oder die Dokumente werden gedruckt oder weitergeleitet und werden durch diese Praxis für jedermann einsehbar. Dementsprechend müssen Unternehmen den Umgang mit digitalen Bewerbungsmappen auf eine neue Basis stellen und diese zuverlässig schützen." Per E-Mail oder über Portale eingegangene Bewerberdaten sind vor unbefugter Einsicht zu schützen, wenn sie zwischen der Personalabteilung, den Fachabteilungen und Externen wie beispielsweise Headhunter, Anwalt und Steuerberater zirkulieren. Ebenfalls müssen die Firmen nachweisen und sicherstellen, dass die Bewerberdaten nach Ablauf des Bewerbungsprozesses fristgerecht gelöscht werden und keine Kopien zurückbleiben. Nur so ist das Schützen wirklich effektiv.
Die HR-Lösung von Brainloop löst diese Herausforderungen und hilft, Bewerberdaten effektiv zu schützen. Nach Eingang im Unternehmen werden die digitalen personenbezogenen Bewerberdaten verschlüsselt und geschützt nur den Personen zur Verfügung gestellt, die berechtigt sind, diese einzusehen. Auf Wunsch erfolgt die Auslieferung auch mit personalisiertem Wasserzeichen oder mit Digital Rights Management-Technologien, die den Bewerberdaten schon bei der Erzeugung Beschränkungen mit auf den Weg geben und sie auf diese Weise schützen. Dadurch kann beispielsweise ein Ausdruck der Bewerberdaten oder deren Weiterleitung wirksam unterbunden werden. Auf diese Weise wird verhindert, dass Server-Provider, Operator oder unbefugte Kollegen die vertraulichen Bewerberdaten einsehen können und das Schützen umgangen wird. Beliebige Dritte, seien es interne Mitarbeiter oder externe Geschäftspartner, können jedoch unmittelbar und ohne jegliche Installation von Software bzw. Training in den sicheren Bewerbungsprozess eingebunden werden. Sie erhalten einen Link per E-Mail, der ihnen den Zugriff auf die vertraulichen Bewerberdaten ermöglicht. Um dieses zu öffnen, müssen sie ein zweistufiges Authentisierungsverfahren mit Passwort und SMS-PIN durchlaufen. Mit Hilfe der Protokollfunktion, die den gesamten Lebenszyklus des Dokuments vom Schützen bis hin zur Archivierung oder Löschung dokumentiert, wird am Ende des Bewerbungsprozesses der abschließend geforderte Nachweis der Vernichtung aller Kopien der Bewerberdaten erbracht. Mit den Lösungen der Brainloop AG lassen sich Bewerberdaten also lückenlos schützen.
