Online-Events organisieren: fünf Tipps

(PresseBox) ( Düsseldorf, )
Seit dem 15. März steht die Welt Kopf. Auf einen Schlag war unsere gewohnte Art zu leben unmöglich geworden. Das Ergebnis? Mehr von zu Hause aus arbeiten, nur noch in kleinen Gruppen einkaufen und auf Straßen ohne Stau unterwegs. Viele Menschen haben einen echten Einschnitt erlebt – übrigens muss das nicht unbedingt nur negativ sein, doch vieles ist einfach anders. Wenn es zum Beispiel zu Ihrem Beruf gehört, Veranstaltungen zu organisieren, dann wurden Sie plötzlich ausgebremst. Sprechen wir es offen aus: Ein Live-Event vor Ort kann man nicht ersetzen. Natürlich habe ich auch gesehen, dass es Alternativen in Form von Online-Events gibt. Doch da bleibt immer noch die Frage: Sollte man sich dafür entscheiden? Und wenn ja, wie sollte man das Thema am besten angehen? Hier kommen meine Top 5-Tipps aus der Praxis mit den „Dos und Donts“ beim Organisieren einer Online-Veranstaltung.

1. Wissen Sie, was Sie tun!

Das gilt natürlich immer und überall im Leben, aber ich beziehe mich hier auf zwei Grundvoraussetzungen:

1.Wenn Sie etwas tun, wovon Sie nichts verstehen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass es daneben geht. Fragen Sie sich also, ob diese Aktion einen echten Mehrwert bringt oder ob Sie nur glauben, dies Ihrem Unternehmensimage schuldig zu sein.
2. Wenn Sie Ihre vertrauten Denkmuster nicht verlassen wollen, geraten Sie ins Hintertreffen, und dies ist derzeit nicht gerade praktisch.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie organisieren normalerweise kleine Veranstaltungen für bis zu 50 Personen. In unserer Branche (Bau und Installation) ist bei einem solchen Event vor allem die Gelegenheit der Teilnehmer zum Netzwerken Sinn und Zweck der Veranstaltung. Man isst ein wenig, trinkt ein wenig – und kommt ins Gespräch. Das alles ist jetzt natürlich nahezu unmöglich geworden.

Die Frage, auf die es ankommt: Wollen Sie die Veranstaltung trotzdem nicht aufgeben? Seien Sie ruhig selbstkritisch: Was ist für Sie das Ziel der Veranstaltung? Dieselben Ergebnisse wie bei einer leibhaftigen Vor-Ort-Veranstaltung sind derzeit möglicherweise nicht realisierbar, aber können Sie dem irgendwie nahekommen? Wenn Sie sich überhaupt kein Konzept vorstellen können, wie eine digitale Alternative für Ihr Event aussehen soll, sollten Sie sich das einfach offen eingestehen und die Veranstaltung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, an dem alle wieder ungehindert in einem Raum zusammenkommen können.

Warum ich das sage: Es ist einfach schade, wenn man ein Projekt angeht und dabei nicht voll dahinter steckt. Mögliche Gründe dafür gibt es viele: von der praktischen Umsetzbarkeit des Events bis hin zum Zweifel am Erreichen Ihrer damit verbundenen Ziele mit dem Treffen. Ihre Kunden merken das letztendlich auch – und das macht keinen besonders professionellen Eindruck.

2. Sorgen Sie für das richtige Equipment!

Sie können die technische Durchführung einer Online-Veranstaltung auslagern, aber Sie können sich auch dafür entscheiden die Organisation selbst zu übernehmen. Je nachdem, wie komplex die Veranstaltung ist, die Sie sich vorgenommen haben, empfehle ich: Arbeiten Sie immer mit hochwertigem Equipment.

Stellen Sie sicher, dass Sie über eine sehr gute Internetleitung, einen gut funktionierenden Computer, die richtigen Programme und grundlegendes Zubehör wie ein gutes Mikrofon, Kopfhörer und eine spezielle Beleuchtung verfügen. Das ist mit einigen Kosten verbunden, aber Unkosten wären Ihnen bei Ihrem herkömmlichen Live-Event auch entstanden. Mehr dazu bei Tipp Nummer 3! Vernünftiges Arbeitsmaterial macht Ihnen nicht nur das Leben einfacher, Sie strahlen so auch Professionalität aus.

3. Scheuen Sie weder Kosten noch Mühen!

Wenn Sie ein Live-Event organisieren, schauen Sie sich zunächst den Veranstaltungsort an, legen das Menü fest, stellen ein Programm auf die Beine, laden Gäste ein – Sie setzen sich ein Ziel, aber auch ein bestimmtes Budget. Auf Letzteres möchte ich hier besonders eingehen. Die Tatsache, dass eine Online-Veranstaltung nicht an einem festen , gemeinsamen Ort stattfindet und dass viele Aspekte, die damit verbunden sind, dadurch wegfallen, reduzieren die Kosten erheblich.

Da heißt jedoch keineswegs, dass die Organisation einer Online-Veranstaltung gar kein Geld kostet und dass Sie plötzlich kein Budget mehr bereitstellen müssen. Wie gesagt: Sie können die Online-Veranstaltung selbst organisieren. Doch Sie werden nicht über das gesamte nötige Profi-Equipment verfügen. Und sollten Sie sich dafür entscheiden, die Durchführung des Digital-Events an eine externe Firma auszulagern, müssen Sie erst recht ein Budget festlegen. Eine Online-Veranstaltung ist daher nicht unbedingt automatisch mit einem geringeren Budget verbunden. Behalten Sie das also im Hinterkopf!

4. Haben Sie Ihre Zielgruppe im Blick!

Auch wieder eine Selbstverständlichkeit: Genau wie bei einer Live-Veranstaltung müssen Sie auf Ihr Publikum achten. Soll Ihr Event eine digitale Großveranstaltung sein, die Sie über ein Zoom-Meeting organisieren möchten? Oder präsentieren Sie Ihre „Story“ lieber in einem Microsoft Teams-Kontext? Oder vielleicht entscheiden Sie sich dafür, Informationen über einen YouTube-Kanal zu senden?

Möchten Sie ein digitales Echtzeit-Live-Event inszenieren oder wollen Sie Elemente integrieren, die Sie möglicherweise bereits im Vorfeld aufgezeichnet haben? Wenn Sie einen Chat einsetzen möchten, dann stellen Sie sicher, dass er auch vernünftig betreut wird! Allzu oft muss man mitansehen, dass Teilnehmer sich voller Begeisterung an einem Chat beteiligen, während der Online-Veranstalter dies gar nicht mitbekommt und die Fragen überhaupt nicht aufgreift.

5. Fürs Auge muss auch etwas dabei sein

Wenn Sie eine Veranstaltung an einem „echten“ Ort organisieren, denken Sie auch an mehr als nur die „Story“, die Sie den Teilnehmern vermitteln wollen. Beschäftigen Sie sich also auch bei Online-Veranstaltungen mit den vermeintlichen Randfragen: Je nachdem, um welche „Story“ es bei der Veranstaltung geht, wie Ihre Zielgruppe aussieht und welches Medium Sie wählen, sollten Sie im Vorfeld geklärt haben: Wie kleiden sich die Vortragenden? Sitzen oder stehen sie? Vor welchem Hintergrund sind sie zu sehen? Ich denke, wir alle haben schon die verschiedensten Varianten zu sehen bekommen!

Am besten wählen Sie einen etwas „heimeligen“ Hintergrund. Das macht das Ganze ein bisschen informeller und Sie fühlen sich dabei wohl. Stellen Sie aber sicher, dass der Hintergrund stimmig ist. Wenn Sie daran zweifeln, fragen Sie jemanden um Rat – Experten gibt es hierfür genug: Aufräumen kann schließlich wirklich jeder!

Es gibt auch wirklich gut gemachte Webinar-Settings, die eindeutig in einem professionellen Studio aufgenommen wurden. Mit einer fast Fernsehshow-ähnlichen Atmosphäre. Mit einem Moderator und Gästen an einem Tisch, mit Video-Einspielern und einer eingeschalteten Umfrage. Sie können aber auch einfach nur ein Banner in den Hintergrund stellen, zum Beispiel mit Ihrem Logo. Schlicht und eindeutig.

Kurz gesagt, es gibt genügend Stoff zum Nachdenken, wenn es darum geht eine Online-Veranstaltung zu planen! Obwohl unser Leben langsam, aber sicher wieder normaler verläuft, kann noch nicht die Rede davon sein, dass alles schon sehr bald wieder wie zuvor sein wird. In der Zwischenzeit können Sie vielleicht mit diesen Tipps arbeiten.

Zur Person: Marlies Davids

Marlies Davids ist Spezialistin für Marketing und Kommunikation bei unserer Schwesterfirma BouwKennis und betreut seit Anfang des Jahres auch bei BauInfoConsult die unterschiedlichen Kommunikationstools. Ihre Interessen sind breit gefächert. So hat sie zum Beispiel ihr Studium auf der Erasmus Universität Rotterdam mit einem Master in Soziologie, Kunst- und Kulturwissenschaften abgeschlossen, verfügt jedoch über mehr als 10 Jahre Berufserfahrung in der Einzelhandelsbranche mit Funktionen in Vertrieb, Leitung, Marketing und Nachhaltigkeitsmanagement. Darüber hinaus hat sie eine starke Affinität zu (Stadt-)Architektur und Design. Bei BouwKennis ist sie u.a. für die Organisation verschiedener großer Bauwirtschafts-Events wie die BouwKennis Jaarbijeenkomst und den BouwKennis Business Club verantwortlich.
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