Neues Assentis-Modul OfficeIn macht Office-Lösungen von Microsoft fit für den Massen-Output

Die Assentis Technologies AG ermöglicht mit dem neuen Modul "OfficeIn" die Integration des Outputs von Microsoft-Office-Lösungen in die Massenverarbeitung. Besonderer Benefit für die Anwender ist dabei die daraus resultierende Kostenersparnis. Das neue Modul OfficeIn wird hierfür im Prozess wie ein Druckertreiber eingesetzt. Zum Beispiel lassen sich Mailings im Rahmen von Marketingaktionen als AFP-Datenstrom produzieren und mit dem normalen Massen-Output gemischt versenden. "Üblicherweise sind Microsoft-Dokumente zwar einfach zu generieren, aber nur schwer in den vorhandenen Massendruck-Prozess integrierbar. Die Dokumente werden daher in der Regel auf dezentralen Abteilungsdruckern ausgegeben. Der Nachteil ist, dass der Postversand dann erheblich teurer wird. Mit OfficeIn lässt sich der gesamte Output zentral verarbeiten, verpacken und versenden. Postrabatte und weitere Einspareffekte können so voll ausgeschöpft werden", erläutert Michael Niederjohann, Senior Presales Consultant bei Assentis, die Vorteile des neuen Moduls. Bei einem international tätigen Telekommunikationsanbieter hat Assentis unter anderem eine solche Lösung realisiert. Hier produziert das Unternehmen monatlich mehr als 60.000 Marketing-Dokumente im AFP-Massen-Output. Es erzielt mit OfficeIn monatliche Einsparungen in fünfstelliger Höhe.

Darüber hinaus integriert OfficeIn die Office-Dokumente sehr leicht in elektronische Archivsysteme. Auch hier werden die Dokumente in einem geeigneten Datenformat wie AFP, Tiff oder PDF/A an die Archivlösung übergeben. Ein besonderes Plus ist die Möglichkeit, auch Meta-Informationen hinzuzufügen, die für eine spätere Archivrecherche von Vorteil sind. Diese lassen sich hingegen mit Microsoft-Office-Produkten nur unter bestimmten Bedingungen erstellen.

Als dritte Einsatzmöglichkeit für OfficeIn nennt Assentis Migrationsszenarien. So lässt sich das neue Modul der Assentis:DocFamily so lange im Unternehmen für die gemeinsame Produktion von Office-Dokumenten und Massen-Output einsetzen, bis eine Output-Management-Lösung eingeführt ist, die auch Individualkorrespondenz abdecken kann. Der Vorteil für die Anwender ist hierbei die Kostenersparnis beim Output speziell innerhalb dieser Übergangsfrist sowie die Arbeit in der gewohnten Umgebung der Office-Lösung.

Die Assentis:DocFamily ist eine modular aufgebaute Output-Management-Lösung, mit der Unternehmen individuelle Dokumente und Serienbriefe entwerfen und verteilen können. Die Anwendung ermöglicht eine interaktive Dokumentenerstellung und verarbeitung. Eine einfache, webbasierte Administration macht die Handhabung besonders einfach. Angebote, Berichte, Verträge, Anschreiben und mehr können vom Anwender mit wenigen Klicks und auf den Empfänger zugeschnitten generiert werden. Ein Workflow-Modul unterstützt die zügige Abstimmung und Freigabe im Unternehmen. Die Software basiert auf offenen Standards und unterstützt alle gängigen Formate für den Transaktions- und Massendruck.