Durchgängiger digitaler Prozess – auch für Papier-Rechnungen
Rund 100‘000 Lieferantenrechnungen gehen bei Baumann Koelliker jedes Jahr ein. Dank einer ausgereiften Lösung von Arcplace auf der Basis der Applikationen AnyDoc (Scanning und Schrifterkennung), Basware (Workflow) und Kendox (Archivierung) können diese Rechnungen seit kurzem vollständig digital verarbeitet und am Ende des Prozesses rechtskonform elektronisch archiviert werden. Nach dem Einscannen der Rechnungen und der Extraktion von Rechnungsinformationen werden die digitalisierten Rechnungen über vordefinierte Workflows zur Überprüfung und Freigabe in Umlauf gebracht. Genehmigte Rechnungen können direkt ins ERP-System übernommen und nach der Zahlung revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt werden.
5’000 eingesparte Arbeitsstunden pro Jahr
Nach Auskunft von Peter Jenzer, Fachleiter finanzielles Rechnungswesen bei der Baumann Koelliker Gruppe, wird das Unternehmen mit der neuen Lösung gegen 5'000 Arbeitsstunden jährlich einsparen. Dank der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Kosten präziser einzelnen Projekten zugeordnet werden. Zudem steigt die Kostentransparenz, da die Rechnungen jederzeit von den Projektverantwortlichen eingesehen werden können. Mit den grössten Hauptlieferanten hat die Baumann Koelliker Gruppe bereits auf E-Rechnung umgestellt, so dass heute gegen 60% aller Kreditorenrechnungen komplett papierlos verarbeitet werden können.
Email Archivierung
Zeitgleich mit der elektronischen Kreditorenverarbeitung hat Arcplace bei Baumann Koelliker eine Email Archivierung auf der Basis von Veritas Enterprise Vault implementiert, mit der das Wachstum des Email-Speichers überwacht und Emails inklusive Attachments automatisch aus den Exchange Postfächern heraus in einen Archiv-Langzeitspeicher überführt werden können.
Rund 100‘000 Lieferantenrechnungen gehen bei Baumann Koelliker jedes Jahr ein. Dank einer ausgereiften Lösung von Arcplace auf der Basis der Applikationen AnyDoc (Scanning und Schrifterkennung), Basware (Workflow) und Kendox (Archivierung) können diese Rechnungen seit kurzem vollständig digital verarbeitet und am Ende des Prozesses rechtskonform elektronisch archiviert werden. Nach dem Einscannen der Rechnungen und der Extraktion von Rechnungsinformationen werden die digitalisierten Rechnungen über vordefinierte Workflows zur Überprüfung und Freigabe in Umlauf gebracht. Genehmigte Rechnungen können direkt ins ERP-System übernommen und nach der Zahlung revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt werden.
5’000 eingesparte Arbeitsstunden pro Jahr
Nach Auskunft von Peter Jenzer, Fachleiter finanzielles Rechnungswesen bei der Baumann Koelliker Gruppe, wird das Unternehmen mit der neuen Lösung gegen 5'000 Arbeitsstunden jährlich einsparen. Dank der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Kosten präziser einzelnen Projekten zugeordnet werden. Zudem steigt die Kostentransparenz, da die Rechnungen jederzeit von den Projektverantwortlichen eingesehen werden können. Mit den grössten Hauptlieferanten hat die Baumann Koelliker Gruppe bereits auf E-Rechnung umgestellt, so dass heute gegen 60% aller Kreditorenrechnungen komplett papierlos verarbeitet werden können.
Email Archivierung
Zeitgleich mit der elektronischen Kreditorenverarbeitung hat Arcplace bei Baumann Koelliker eine Email Archivierung auf der Basis von Veritas Enterprise Vault implementiert, mit der das Wachstum des Email-Speichers überwacht und Emails inklusive Attachments automatisch aus den Exchange Postfächern heraus in einen Archiv-Langzeitspeicher überführt werden können.
