Vom bunten Maverick-Spending hin zu global einheitlichen Beschaffungsprozessen

Effizienzsteigerung sowie Zeit- und Kostenersparnis im P2O-Prozess mit SAP Ariba

(PresseBox) ( Bielefeld, )
Vor der Einführung von SAP Ariba durch apsolut hatte die Flint Group nur begrenzte Einblicke in ihre indirekten Ausgaben. Jeder bestellte Artikel erforderte einen separaten Bestell- und Genehmigungsprozess. Die Genehmiger benötigten mehrere Klicks, nur um den Zweck der Bestellung zu sehen. Gegenchecks von Budgets fanden nicht statt. Dementsprechend schwierig war es, die Ausgaben zu kontrollieren sowie die besten Angebote und niedrigsten Preise zu gewährleisten.

Mit der Guided Buying-Funktion können die User nun schnell nach benötigten Artikeln suchen und werden automatisch zum besten Anbieter geleitet. Es können mehrere Artikel auf einmal beschafft werden, ohne vorherige Bestellübermittlung an einen Administrator. Der Einkauf hat somit erstmals ein eigenes Tool erhalten, das nicht nach der Kontierungslogik der Bilanzbuchhaltung aufgebaut ist. Die Einkäufer*innen können das Ausgabeverhalten verfolgen, regionale und saisonale Trends identifizieren und erhalten in der Konsequenz einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben.

Die Lösungen von SAP Ariba erleichtern auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten. So können Einkäufer*innen mit der Spot-Buy-Funktion nun über mehrere Marktplätze hinwegmit Lieferanten in Kontakt treten.

Die Flint Group konnte außerdem ein Programm für bevorzugte Lieferanten einrichten und mehr als die Hälfte seiner Endkundenlieferanten eliminieren. Auch redundante Informationen innerhalb der Stammdaten konnten abgebaut werden.

Und auch aus Lieferantensicht ergeben sich viele Vorteile! Beispielsweise können vereinbarte Zahlungsziele aufgrund des automatischen Zahlungslaufs einfacher eingehalten werden. Da sich die gesamte Zusammenarbeit bis hin zur Rechnungslegung vollständig papierlos gestaltet, fallen zahlreiche manuelle Schritte weg.

“Bei der Auswahl eines Partners für unsere Beschaffungstransformation war uns natürlich auch ein hohes technisches Know-how wichtig. Hier konnte apsolut mit Best Practices von Kunden einer vergleichbaren Größenordnung überzeugen. Ausschlaggebend war am Ende die Erfahrung im Change Management! Nur so konnten wir ein vollwertiges Beschaffungssystem einführen, das von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch angenommen wird“, erklärt Göktürk Simsekol (Digital Transformation Director, Flint Group), der das Projekt im Jahr 2018 innerhalb der gesteckten Ziele und des Zeitplans umgesetzt hat.
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