Die Deutsche Post In Haus Service GmbH (DP IHS) hat gemeinsam mit der Kölner ALOS GmbH die Softwarelösung AnyDoc for OCR eingeführt. Mit dieser erfasst die DP IHS die Handyverträge des Kommunikationsanbieters O2 im Outsourcing-Verfahren. Mit einem höchsten Anspruch an die Zuverlässigkeit der Datenerfassung müssen rund 130.000 Vertragsdokumente pro Monat verarbeitet werden. Hierzu gelangen alle von den O2-Einzelhändlern abgeschlossenen neuen Verträge und Vertragsverlängerungen an die zentrale Scan-Stelle des In-Haus-Service-Centers am Standort Erlangen. Dort werden die Dokumente an zwei Scan-Arbeitsplätzen mit Böwe Bell+Howell-Scannern des Modells Copiscan 8000 Plus sowie der Software ALOS-Scan automatisch per Stapelverarbeitung erfasst. AnyDoc for OCR leistet im Anschluss an das Digitalisieren seinen Beitrag zur schnellen und effizienten Erkennung der relevanten Vertragsinformationen. Das System bestimmt den Anfang eines Dokuments der größtenteils mehrseitigen Verträge anhand fester Identifikationspunkte wie Kundendaten und Strukturen des Layouts. Damit spart die DP IHS das manuelle Markieren der Verträge mit Barcodes, das bislang einen hohen Zeitaufwand erforderte. Das Auslesen aller für die nachfolgende Bearbeitung relevanten Informationen aus den Verträgen erledigt die Software innerhalb weniger Sekunden vollautomatisiert. Über die eindeutige SIM-Karten-Nummer wird jedes Dokument indiziert und als TIFF-Datei einem DocuWare-Archiv zugeführt. Somit stehen O2 bei einer Recherche in DocuWare alle Belege sekundenschnell zur Verfügung.
Die OCR-Erkennungslösung hatte die Verantwortlichen der DP IHS schon nach einem einwöchigen Testlauf überzeugt. „In unserem Fall bedeutet das Erfassen unterschiedlicher Formulartypen oder mehrseitiger Verträge keine zeitliche Verzögerung mehr und das Einsparungspotenzial ist enorm“, erläutert Hajo Schell, Abteilungsleiter IT bei der Deutschen Post In Haus Service GmbH. Nach einer Implementierungsphase von rund 14 Tagen konnte sofort im Vollzeitbetrieb gearbeitet werden. Zu einer hohen Akzeptanz bei der DP IHS, einer Tochtergesellschaft der Deutschen Post AG, trug auch die hohe Qualitätssicherung bei, die in den Funktionalitäten der Softwaremodule integriert ist. Hierzu gehört eine effektive Bildaufbereitung wie Aufhellen, Entzerren, Bereinigen und ähnliches, wodurch eine optimale Erkennung des Dokuments und das Auslesen der Daten weitgehend gewährleistet ist. Dies schließt Lesefehler fast völlig aus. In einer Nachbearbeitungsphase können die Anwender die erfassten Daten verifizieren und, wo notwendig, auch manuell korrigieren. „Die Fehlerquote kann praktisch gleich Null gesetzt werden“, betont Hajo Schell.
Bei der DP IHS schätzt man die gute Beratung und Projektrealisierung durch das Kölner Soft- und Hardwarehaus ALOS, mit dem man auch in früheren Projekten bereits erfolgreich zusammen gearbeitet hat. Schell: „Die ALOS GmbH ist ein Partner, der für Qualität bürgt und es uns ermöglicht, unseren Kunden ein Höchstmaß an Qualität und Zuverlässigkeit zu gewährleiste
Die OCR-Erkennungslösung hatte die Verantwortlichen der DP IHS schon nach einem einwöchigen Testlauf überzeugt. „In unserem Fall bedeutet das Erfassen unterschiedlicher Formulartypen oder mehrseitiger Verträge keine zeitliche Verzögerung mehr und das Einsparungspotenzial ist enorm“, erläutert Hajo Schell, Abteilungsleiter IT bei der Deutschen Post In Haus Service GmbH. Nach einer Implementierungsphase von rund 14 Tagen konnte sofort im Vollzeitbetrieb gearbeitet werden. Zu einer hohen Akzeptanz bei der DP IHS, einer Tochtergesellschaft der Deutschen Post AG, trug auch die hohe Qualitätssicherung bei, die in den Funktionalitäten der Softwaremodule integriert ist. Hierzu gehört eine effektive Bildaufbereitung wie Aufhellen, Entzerren, Bereinigen und ähnliches, wodurch eine optimale Erkennung des Dokuments und das Auslesen der Daten weitgehend gewährleistet ist. Dies schließt Lesefehler fast völlig aus. In einer Nachbearbeitungsphase können die Anwender die erfassten Daten verifizieren und, wo notwendig, auch manuell korrigieren. „Die Fehlerquote kann praktisch gleich Null gesetzt werden“, betont Hajo Schell.
Bei der DP IHS schätzt man die gute Beratung und Projektrealisierung durch das Kölner Soft- und Hardwarehaus ALOS, mit dem man auch in früheren Projekten bereits erfolgreich zusammen gearbeitet hat. Schell: „Die ALOS GmbH ist ein Partner, der für Qualität bürgt und es uns ermöglicht, unseren Kunden ein Höchstmaß an Qualität und Zuverlässigkeit zu gewährleiste
