Nur qualifizierte elektronische Unterschriften garantieren Echtheit

Elektronischer Rechnungsversand spart Kosten

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Immer mehr Unternehmen erstellen, versenden und archivieren ihre Dokumente digital. Vor allem der Versand von Rechnungen per E-Mail bietet viele Vorteile. Der Versender spart beispielsweise Porto- und Druckkosten. Der Empfänger spart unter anderem Zeit, Papier und Platz. Aber jede Rechnung benötigt eine qualifizierte digitale Signatur. Nur dann ist sie einer Papierrechnung gleichwertig. Die Verifikation der Signatur liegt im Verantwortungsbereich des Empfängers. Firmen aus dem Aktiv-Verzeichnis bieten Lösungen zum Thema elektronische Signaturen.

Seit 2004 ist der Versand elektronischer Rechnungen gesetzlich zugelassen. Wie bei fast allen schriftlichen Dokumenten wird auch die elektronische Rechnung erst mit einer Unterschrift verbindlich. Die Rechnungen werden als PDF-Dokument erstellt und mit einer virtuellen Unterschrift versehen. Diese virtuelle Unterschrift nennt sich elektronische Signatur. Der Begriff stammt aus der Rechtssprechung und bezeichnet Daten, die elektronischen Dokumenten beigefügt sind und deren Authentifizierung ermöglichen. Eine digitale Signatur dagegen bezeichnet ein mathematisches Verfahren, welches die Urheberschaft von elektronischen Daten nachprüfbar macht und sicherstellt, dass die Daten nicht unbemerkt verändert werden.

Der Versand von elektronischen Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich. Der Versender spart Kosten für Porto und Papier. Arbeitszeit und Infrastruktur-Kosten reduzieren sich für Empfänger und Versender. Doch bei elektronischen Rechungen steht der Empfänger in einer besonderen Pflicht: Er muss sich selbst um die Verifikation der Signaturen kümmern. Dafür werden extra Programme benötigt. Der Adobe Acrobat Reader kann beispielsweise nur mit dem Plugin „Openlimit“ elektronische Rechnungen auf ihre Echtheit überprüfen.

Zum Thema elektronische Signaturen finden sich auch viele Firmen im Aktiv-Verzeichnis, dem größten deutschen Portal für Produkte, Dienstleistungen und Lösungen aus dem Hause Huber Verlag für Neue Medien GmbH. Die Actisis GmbH hat sich mit ihrem Produkt VisiSeal.com auf elektronische Signaturen in allen Varianten und für alle Branchen spezialisiert (http://www.aktiv-verzeichnis.de/...).

Die Firma XimantiX (http://www.aktiv-verzeichnis.de/...) bietet mit dem Programm PDF Faktura Desktop eine kostenlose Software zum Erstellen, Verwalten und Archivieren von elektronischen Signaturen. Das Programm erfüllt alle gesetzlichen Auflagen und sorgt dafür, dass die Rechnungen vom Finanzamt auch für den Vorsteuerabzug anerkannt werden.
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