Von papierbasierten Abläufen zu digitalen Prozessen: MAX Power Products optimiert seine Dokumentenorganisation

In vielen Unternehmen dominieren noch immer papierbasierte Abläufe, manuelle Freigaben und dezentral abgelegte Informationen.

Auch bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG, einem Unternehmen aus dem Bereich Energiespeicher und Konsumgüter, zeigte sich, wie stark solche Strukturen den Arbeitsalltag ausbremsen können.

Ausgangssituation: Hoher Suchaufwand, manuelle Abläufe, wenig Transparenz

Vor der Digitalisierung waren wichtige Dokumente an unterschiedlichen Orten gespeichert – teils digital, teils in Papierform. Informationen mussten aufwendig gesucht werden, Freigaben erfolgten manuell und Prozesse waren nur eingeschränkt nachvollziehbar.

Im Alltag bedeutete das:

• hoher Zeitaufwand bei der Dokumentensuche
• verzögerte Freigaben
•  fehlende Transparenz in Abläufen
• hoher Abstimmungsbedarf zwischen Abteilungen

Mit wachsendem Geschäftsvolumen wurde deutlich: Diese Arbeitsweise war weder effizient noch zukunftsfähig.

Lösung: Klare Strukturen mit Starke-DMS® und digitalen Workflows

Gemeinsam mit der doxx-on systems GmbH wurde eine Lösung entwickelt, um die Dokumentenprozesse strukturiert zu digitalisieren und Arbeitsabläufe nachhaltig zu verbessern.

Zum Einsatz kam das Dokumentenmanagementsystem Starke-DMS®, das eine zentrale und revisionssichere Ablage aller relevanten Dokumente ermöglicht. Ergänzt wurde die Lösung durch automatisierte Workflows, um wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und Freigaben deutlich zu beschleunigen.

Damit entstand eine neue Grundlage für das tägliche Arbeiten: Dokumente zentral verfügbar, Prozesse klar definiert, Informationen jederzeit nachvollziehbar.

Ergebnis: Weg vom Papier – hin zu einer neuen Arbeitsweise

Die Einführung digitaler Dokumentenprozesse hat bei MAX Power Products nicht nur einzelne Abläufe verbessert, sondern die tägliche Arbeitsweise spürbar verändert.

Heute profitiert das Unternehmen von:

• 100 % papierlosen Dokumentenprozessen
• zentralem Zugriff auf relevante Informationen
• deutlich kürzeren Suchzeiten
• schnelleren und transparenten Freigaben
• klaren Zuständigkeiten
• ortsunabhängigem Zugriff auf Dokumente und Prozesse

Statt Informationen in Ordnern, E-Mails oder auf verschiedenen Laufwerken zu suchen, stehen Dokumente heute zentral und strukturiert zur Verfügung. Das schafft nicht nur Effizienz, sondern auch deutlich mehr Transparenz im Arbeitsalltag.

Zitat

„Es hat unsere Arbeitsweise und Firmenkultur komplett verändert– wir arbeiten heute viel strukturierter, transparenter und effizienter.“- Anne Bertels, Projektverantwortliche Digitalisierung bei MAX Power Products GmbH & Co. KG.

Fazit: Digitalisierung verändert nicht nur Prozesse, sondern Zusammenarbeit

Die Success Story von MAX Power Products zeigt, dass strukturierte Dokumentenprozesse weit mehr sind als ein IT-Thema. Sie verändern Abläufe, schaffen Verbindlichkeit und machen Unternehmen effizienter und flexibler.

Durch die Kombination aus Starke-DMS®, klaren Prozessstrukturen und automatisierten Workflows konnte MAX Power Products die Grundlage für eine moderne, papierarme und ortsunabhängige Arbeitsweise schaffen.

Digitalisierung live erleben: Zukunftstag Mittelstand 2026

Wie digitale Dokumentenprozesse in der Praxis umgesetzt werden können, präsentiert die doxx-on systems GmbH gemeinsam mit Starke + Reichert auf dem Zukunftstag Mittelstand 2026 in Berlin. Besuchen Sie uns am Stand B12.

Details zum Zukunftstag Mittelstand 2026 sowie zum Messeprogramm sind abrufbar unter:

https://zukunftstag-mittelstand.de/de

Persönlichen Beratungstermin vereinbaren:

https://messetermin.doxx-on.de/

Die vollständige Success Story finden Sie unter:

https://doxx-on.de/fallstudie-max-power-products/

Weitere Informationen zu MAX Power Products GmbH & Co. KG finden Sie unter:

https://www.mp-products.de/