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Viele Unternehmen kennen das neue Reisekostenrecht 2008 noch nicht richtig

HRworks-Erhebung: Personalabteilungen sind auf die Veränderungen mehrheitlich noch nicht vorbereitet / Das neue Reisekostenrecht ist kompliziert und beinhaltet viele Stolpersteine mit finanziellen Nachteilen für die Mitarbeiter

(PresseBox) (Freiburg, ) Obwohl das seit Anfang des Jahres gültige neue Reisekostenrecht des Bundesfinanzministeriums eine Menge unangenehme Auswirkungen für die Geschäftsreisenden hat, sind die Personalabteilungen auf die Veränderungen kaum vorbereitet. Nach einer Erhebung des Softwarehauses HRworks GmbH kennen erst 17 Prozent der Unternehmen die Veränderungen im Detail. Alle anderen wissen entweder nur teilweise über die neuen Bestimmungen Bescheid (45 Prozent) oder haben sich noch gar nicht damit auseinander gesetzt.

"Letztlich sind die Bestimmungen zum neuen Reisekostenrecht viel zu spät verabschiedet worden oder immer noch nicht ausreichend geklärt", ärgert sich HRworks-Geschäftsführer Thomas Holzer über die schwerfällige Administration der Finanzbehörden. Immerhin mussten die sehr umfangreichen Veränderungen, die erst Mitte November von der Bundesregierung und dem Bundesrat beschlossen wurden, in der Softwarelösung für die Reiserechnung pünktlich zum Jahresbeginn abgebildet werden. "Dass wir dies durch ein großes Engagement noch rechtzeitig geschafft haben, ändert nichts an der Tatsache, wie wenig Sensibilität teilweise in der Politik für die Bedingungen in der Wirtschaft besteht", zeigt sich Holzer unzufrieden.

Er schlägt sich aber auch aus einem anderen Grund auf die Seite der Geschäftsreisenden: "Die neuen gesetzlichen Regelungen sind nicht nur komplizierter und beinhalten dadurch eine Menge Stolpersteine mit steuerlichen Nachteilen, sondern erzeugen zudem einen deutlich höheren Abrechnungsaufwand", beschreibt der HRworks-Geschäftsführer die Problematik.

Die Unternehmen setzen als Antwort auf diese Schwierigkeiten der HRworks-Erhebung zufolge vor allem auf Software für die Reisekostenabrechnung. Entweder gehen sie davon aus, dass aufgrund der von ihnen eingesetzten Programme keine Probleme entstehen (35 Prozent). Oder sie nehmen diese rechtlichen Veränderungen zum Anlass, über die Einführung einer solchen Software nachzudenken (21 Prozent). Ein Viertel der befragten Personalleiter befürchtet jedoch, dass sie wegen der nun schwierigeren gesetzlichen Bedingungen ihre Ressourcen für die Reisekostenabrechnungen erweitern müssen. Fast jedes zweite Unternehmen will zusätzlich die Schulung der Mitarbeiter intensivieren. Eine Option zur Lösung des erhöhten Aufwands stellt für jeden fünften Betrieb aber auch eine Reduzierung der Zahl an Geschäftsreisen dar.

Holzer weist aber zusätzlich darauf hin, dass den Geschäftsreisenden auch Einschnitte bei den Spesen drohen können. "Insbesondere Außendienstmitarbeiter und Unternehmensberater, die regelmäßig zu den gleichen Orten unterwegs sind, müssen deutliche finanzielle Nachteile befürchten." Nach Meinung von Personalverantwortlichen können sich die möglichen finanziellen Nachteile durch das neue Reisekostenrecht auch negativ auf die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter auswirken. Dies befürchtet ein Viertel der Firmen. Allerdings erwarten die meisten von ihnen, dass solche Effekte nur kurzzeitig entstehen.

Befragungsergebnisse

Wissen Sie, worin die wesentlichen Veränderungen des neuen Reisekostenrechts bestehen?
- ja, im Detail 17%
- nur teilweise 45%
- kaum oder gar nicht 38%
(n = 381 Mittelstands- und Großunternehmen; Quelle: HRworks GmbH)

Nach Meinung von Fachleuten werden Reisekostenabrechnungen nun deutlich komplizierter: Wie wollen Sie darauf reagieren?
- für ausreichende Schulung sorgen 44%
- ggf. Ressourcen erweitern 23%
- entsprechende Softwarelösung anschaffen 21%
- Zahl der Geschäftsreisen reduzieren 22%
- durch genutzte Software entstehen keine Probleme 35%
- noch keine Einschätzung 24%

Sofern durch das neue Reisekostenrecht finanzielle Nachteile für die Mitarbeiter entstehen: Befürchten Sie negative Konsequenzen für die Arbeitsmotivation?
- ja, auf jeden Fall 7%
- vermutlich nur mit kurzzeitiger Wirkung 16%
- voraussichtlich nicht 77%

HRworks GmbH

Das Freiburger Softwarehaus HRworks GmbH ist mit HRworks seit 1998 online. Mittlerweile nutzen über 500 Kunden wie z.B. Strenesse, McDonalds, Honda, Warner Music Group, Mexx oder Rabobank den Service, der nach dem Prinzip des Software as a Service (SaaS) angeboten wird. HRworks strukturiert die Geschäftprozesse der Mitarbeiter im Unternehmen auf einen konfigurierbaren, optimalen Workflow. Vorgänge, die den Mitarbeiter betreffen, wie etwa Reisekostenabrechnung oder Urlaubsplanung, werden vereinfacht und somit Kosten und Durchlaufzeiten reduziert. Nach dem Prinzip des Employee Self Service (ESS) bedient sich der Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort online am System. Er hat dabei nur auf die Daten Zugriff, die für seine Arbeit relevant sind. Somit nimmt jeder Mitarbeiter gemäß seiner Rolle im Unternehmen am System teil und trägt dabei die Verantwortung für einen Teil seiner eigenen Daten.

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