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Ratgeber für den Farbdruck im Büro

(PresseBox) (Krefeld, ) Während Farbdrucksysteme in den Unternehmen zunehmend Verbreitung finden, gibt es immer noch Vorbehalte was deren Kosten und kontrollierten Einsatz angeht. Mark Kreß, Product Manager Office Solutions bei Canon Deutschland, erläutert den aktuellen Stand der Dinge beim Farbdruck im Büro.

Farbe ist das neue Schwarzweiß. Daran besteht kein Zweifel. Nach einer IDC Studie werden im Jahr 2009 in einigen Ländern die Druckerhersteller etwa eine halbe Million Stück europaweit ausliefern. Dafür gibt es eine Reihe von Gründen. Erstens ist der Preis von Farbausgabesystemen gesunken und in der Folge planen die Firmen nun unternehmensweite Anschaffungen. Zweitens bieten die Hersteller jetzt sehr hochwertige und schnelle Multifunktionssysteme an, mit denen Unternehmen In-house drucken und so Kosten sparen können*.

Ein anderer Grund für den schnell zunehmenden Einsatz von Farbe am Arbeitsplatz, ist der Einfluss auf die Kunden eines Unternehmens. Im aktuellen wirtschaftlichen Klima müssen Unternehmen einen Mehrwert bieten und ein seriöses und professionelles Image vermitteln, wenn sie bei der Vorlage von Dokumenten einen wettbewerbsfähigen Eindruck vermitteln wollen. Gut gedruckte Präsentationen oder Angebote können dazu beitragen, Aufträge zu gewinnen oder den bereits bestehenden Kunden ein seriöses und konsistentes Image zu vermitteln. Tatsächlich kann der Einsatz von Farbe den Markeneindruck um bis zu 70% erhöhen. Und nicht nur das - die Leserschaft kann um bis zu 80% vergrößert und die Zahl von Irrtümern um bis zu 80% verringert** werden.

Kontrollierter Einsatz

Obwohl die Zukunft sehr viel versprechend aussieht für den Einsatz von Farbe, muss darauf hingewiesen werden, dass es nicht ausreicht ein Multifunktionssystem anzuschaffen und die Mitarbeiter nach der Installation damit uneingeschränkt alles drucken zu lassen, was sie nur wollen. Das wird die Kosten schnell nach oben treiben und ist einer der häufigsten Gründe dafür, warum einige Unternehmen sehr zurückhaltend sind, wenn es um die Anschaffung eines Farbsystems geht.

Im Kern ist es nicht nur das Multifunktionssystem allein, dass die Kosten beeinflusst. Ausschlaggebend ist der kontrollierte Einsatz. So sind beispielsweise die farbfähigen oder "Smart Colour"-Systeme eine flexible Lösung für Unternehmen, die den Anwendern eine Farbdruckmöglichkeit bei Bedarf zur Verfügung stellen wollen und ansonsten in s/w drucken. So wird gewährleistet, dass Dokumente, deren Ausgabe in s/w ausreicht, nicht durchgehend in Farbe gedruckt und so unnötige Kosten verursacht werden.
Dazu zählen beispielsweise E-Mails.

Für Unternehmen, die planen Smart Colour-Systeme anzuschaffen, gibt es außerdem Dokumenten-Accounting-Lösungen, mit denen sich die Druckausgabe steuern und überwachen lässt. Diese Lösungen eröffnen dem Unternehmen ein hohes Maß an Steuerungsmöglichkeiten. Sie können die Druckausgabe sowohl generell als auch auf individueller Mitarbeiterebene genau regeln. So kann der Zugriff auf ein Drucksystem auf einen bestimmten Anwenderkreis oder ein bestimmtes Druckvolumen, wie etwa 15-20 Farbseiten pro Tag begrenzt werden. Sogar bestimmte Tageszeiten an denen der Farbdruck ausschließlich möglich ist, lassen sich programmieren.

Strategie

Kontrollierter Einsatz ist der Schlüssel, aber aus einer übergeordneten Sicht bedeuten Produkte und Lösungen nichts ohne eine effektive Strategie. Vor allem sollten Unternehmen im Rahmen einer internen Überprüfung feststellen, was für Systeme benötigt werden und wo sie eingesetzt werden sollen. Sie können dann einschätzen, was für ein Drucksystem erforderlich ist, um die geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Einführung einer umfassenden Strategie hat zur Folge, dass Unternehmen eine ganzheitlichere Sicht der Verwendung von Farbe bekommen. Das wiederum stellt die notwendigen Informationen bereit, um die richtigen Produkte und Lösungen einzusetzen, die zu kosteneffektivem Drucken und mehr ROI führen.

Drucken im Büro

Für die Einkaufsstrategie ist die Einschätzung der Trends und Gewohnheiten beim Drucken in Farbe der zentrale Faktor. Innerhalb eines Unternehmens haben verschiedene Bereiche unterschiedliche Druckanforderungen. Diese zu erkennen und entsprechend zu handeln, ist für die erfolgreiche Implementierung eines Programms zur Farbausgabe entscheidend.

Inzwischen wird in mehr und mehr Abteilungen von Unternehmen in Farbe gedruckt. Tatsächlich gaben 95% der Unternehmen, die von IDC*** befragt wurden an, dass die Marketing- und PR-Abteilungen inzwischen in Farbe drucken und daraus hohen Nutzen ziehen. Gefolgt wurde dies vom Vertrieb mit 75% und Finanzen mit 45%. Von den Befragten glaubten 40%, dass der Farbdruck im ganzen Unternehmen verbreitet sei. Sie gingen davon aus, dass in den Bereichen Marketing und PR der Farbdruck am intensivsten genutzt wird.

Mit der Einführung einer Farbstrategie kann ein Unternehmen das volle Potential der Farbausgabe ausschöpfen. Das wiederum führt nicht nur zu einer hohen Rentabilität, sondern auch zu wirkungsvollen, hochqualitativen Dokumenten, die wiederum für Umsatz sorgen können. Kosten für externe Druckdienstleister lassen sich gleichzeitig einsparen. Der Einsatz von Farbe kann extrem kosteneffektiv sein. Da Farbe ohnehin die Zukunft des Druckens am Arbeitsplatz bestimmen wird, können Unternehmen inzwischen mit Sicherheit davon ausgehen, das es sich um eine unternehmenskritische Kaufentscheidung handelt.

Tipps für den Farbdruck

- Installieren Sie nur Hardware und Software, die den individuellen Anforderungen einer Abteilung entspricht. Einige Abteilung brauchen keine Farbe warum sie also dort verschwenden? Andere können ihren Job ohne Farbe nicht erledigen.

- Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ein Training bekommen. Das Verständnis der zur Verfügung stehenden Design- und Ausgabemöglichkeiten wird ihnen helfen ihre Ziele effizient und mit maximaler Wirkung zu erreichen.

- Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Grundlagen guten Designs. Seien sie beständig. Nicht willkürlich.

- Verschwenden Sie keine Farbe. Warum ein Dokument in Farbe drucken, wenn es anschließend in s/w kopiert wird? Wenn ein Dokument es wert ist, in Farbe gedruckt zu werden, dann ist es auch wert in Farbe reproduziert zu werden.

Weitere Infos zum Thema Farbe im Büro auch unter:
http://www.canon.de/office_colour/index.asp

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