E-Mail-Archivierung für höchste Compliance-Ansprüche im Bildungsumfeld

COGNOS AG vertraut für die E-Mail-Sicherung ihrer Office 365-Umgebung auf den Message Archiver von Barracuda Networks

(PresseBox) ( München, )
Die COGNOS AG mit Sitz in Hamburg ist eines der größten privaten und unabhängigen Bildungsunternehmen in Deutschland. Seit ihrer Gründung im Jahr 1989 sorgt sie mit Fachschulen, Hochschulen, Akademien, Bildungs- und Trainingsinstituten für eine praxisnahe Qualifizierung von Arbeitnehmern in den Bereichen Gesundheit, Wirtschaft und Management. Jedes Jahr nutzen etwa 16.000 Schüler und Studenten sowie rund 12.000 Seminar- und Kongressteilnehmer die Bildungsangebote in den Einrichtungen der COGNOS AG an 90 Standorten in Deutschland, Luxemburg, Tschechien sowie in der Slowakei und in den USA. 2.800 freiberufliche Dozenten sowie 1.500 fest angestellte Mitarbeiter sorgen jedes Jahr für die Umsetzung von qualitativ hochwertigen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. Anliegen der COGNOS AG ist es, einen messbaren Beitrag zum beruflichen Erfolg ihrer Teilnehmer zu leisten und sie in einer Zeit, in der die individuelle Bildung einen immer höheren Stellenwert einnimmt, sowohl auf aktuelle als auch auf künftige Anforderungen des Arbeitsmarkts optimal vorzubereiten. In diesem Bestreben setzt das traditionsreiche Unternehmen auf die systematische Entwicklung neuer Produkte und Lehrmethoden.

COGNOS mailt komplett aus der Office 365-Welt
Auch die Unternehmens-IT ist im Hause COGNOS ganz auf der Höhe der Zeit: In der IT-Infrastruktur mit Microsoft-Serverumgebung wird systemweit bereits Office 365 eingesetzt. Der E-Mailverkehr von etwa 800 personenbezogenen Konten der verschiedenen Unternehmensbereiche wird dabei nicht über einen physikalischen Server, sondern komplett über Office 365 mit fünf verschiedenen, getrennt voneinander operierenden sogenannten Tenants abgewickelt. Um auch für Notfälle eine schnelle Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs gewährleisten zu können, war von vornherein klar: „Eine zuverlässige E-Mail-Archivierung ist für unseren Betrieb unabdingbar“, erläutert Leo Putrawan, IT-Administrator am Verwaltungsstandort in Köln. „Darüber hinaus legten wir Wert darauf, dass sich die entsprechende Lösung unkompliziert an Office 365 anbinden lässt und gegenwärtigen wie auch künftigen Datenschutzansprüchen standhält“, so Putrawan weiter. Des Weiteren sollte sichergestellt sein, dass die vollständige Kontrolle der übermittelten Daten bei COGNOS bleiben sollte. Doch vor allem die letztgenannte Anforderung gestaltete die Suche nach einem geeigneten Produkt als überaus schwierig. Auf Empfehlung des IT-und Security-Dienstleisters Helmich GmbH wurden Putrawan und seine Kollegen schließlich auf den Barracuda Message Archiver aufmerksam.

Reibungslose Installation dank zuverlässigem Support
Nicht zuletzt auf Grund des kostenlosen 30-tägigen Produkt- und Servicetests, den Barracuda anbietet, entschloss man sich bei COGNOS für die Implementierung des Barracuda Message Archiver 450. „Mit einer Speicherkapazität von 4 TB ist dieser genau richtig für unsere Bedürfnisse, ohne überdimensioniert zu sein,“ kommentiert Putrawan die Entscheidung.
Der Barracuda Message Archiver bietet Aufbewahrung und Wiederherstellbarkeit der gesamten E-Mail-Kommunikation bei gleichzeitiger Reduktion des Speicherplatzbedarfs. Er eignet sich ideal für Unternehmen, die die Produktivität der Benutzer durch direkten mobilen oder Desktop-Zugriff auf alle jemals gesendeten oder empfangenen E-Mails steigern möchten. Zusätzlich bietet der Barracuda Message Archiver eine leistungsstarke aber dennoch einfache Plattform für eDiscovery und Compliance.
Um im Falle eines eventuellen Hardware-Ausfalls gerüstet und in puncto Sicherheit stets aktuell zu sein, wählte man bei COGNOS den BMA 450 einschließlich der „Instant Replacement“- und „Energize Updates“-Abonnements. Der Instant-Replacement-Service versorgt COGNOS bei Hardwareausfall schnellstmöglich mit einer Ersatzeinheit und beinhaltet darüber hinaus eine dauerhaft kostengünstige Migration auf die neuesten Hardware-Plattformen. Die Energize Updates wiederum stellen sicher, dass der von COGNOS gewählte BMA 450 stets vor den aktuellen Internet-Bedrohungen geschützt ist, da fortlaufend die am besten geeigneten Definitionen für Spam, Viren, Inhaltskategorien, Spyware-Filter, Intrusion Prevention (IP), IM-Protokolle, Policies, Sicherheitsaktualisierungen und Dokumentenformate bereitgestellt werden.
Im Februar 2016 erfolgten der Einbau und die Konfigurierung des BMA 450 durch Helmich IT-Security. Die Unterstützung bei der Inbetriebnahme der Lösung und Archivierung des aktuellen E-Mailbestandes wurde von Barracuda übernommen. „Der Support durch Barracuda war hervorragend“, resümiert Putrawan. „Selbst kleinere Schwierigkeiten, die zwischenzeitlich bei der Konfiguration des Journalings auf einem der Tenants aufgetreten waren, wurden von Barracuda umgehend und unkompliziert gelöst. Uns als IT-Team blieb eigentlich nichts anderes zu tun, als auf den Abschluss des Backups des aktuellen E-Mailbestandes zu warten“, hält Putrawan zufrieden fest.

Aufbewahrung und Wiederherstellbarkeit der gesamten E-Mail-Kommunikation bei reduziertem Speicherplatzbedarf
Im Juni 2016 waren alle Systeme angeschlossen und die Sicherung von vier Millionen E-Mails mit einer Speicherplatzbelegung von 900 GB abgeschlossen. Seither erfolgt die Sicherung sämtlicher E-Mails fortlaufend in Echtzeit. Für Putrawan und sein Team wird mit dem Barracuda Message Archiver auch künftig kaum Arbeitsaufwand anfallen. Kam es früher in wenigen Einzelfällen vor, dass ein Mitarbeiter eine wichtige E-Mail nicht mehr wiederherstellen konnte, war es Aufgabe des IT-Teams, das Backup nach der betreffenden E-Mail zu durchforsten.
Mit dem Barracuda Message Archiver hat dies nun ein Ende: Jeder Mitarbeiter kann aus seiner Office-Umgebung heraus selbst auf das Backup zugreifen und hat dabei lediglich Zugriff auf seine eigenen E-Mails. Dies reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand für die IT-Abteilung, sondern sorgt auch unternehmensweit für ein Höchstmaß an Datenschutz. Denn bei der eingesetzten Konfiguration haben selbst die Administratoren ohne eine aktive Kooperation des Postfachinhabers keinen Zugriff auf deren E-Mails. Damit hat man bei COGNOS eine wichtige Voraussetzung für das Einhalten sowohl gegenwärtiger als auch künftiger Compliance-Anforderungen geschaffen.
Für die oben stehenden Pressemitteilungen, das angezeigte Event bzw. das Stellenangebot sowie für das angezeigte Bild- und Tonmaterial ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmeninfo bei Klick auf Bild/Meldungstitel oder Firmeninfo rechte Spalte) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber der Pressetexte sowie der angehängten Bild-, Ton- und Informationsmaterialien.
Die Nutzung von hier veröffentlichten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Bei Veröffentlichung senden Sie bitte ein Belegexemplar an service@pressebox.de.