Erstes komplett automatisiertes Aktenlager spart Zeit, Raum und Geld

Bei Blitzarchiv alles aus einer Hand: von der Abholung über die Aufbewahrung und Fristenüberwachung bis hin zur Rückgabe oder Vernichtung der Geschäftsakten

(PresseBox) ( Saarbrücken, )
Die Aktentreuhand DE GmbH hat mit Blitzarchiv das erste komplett automatisierte und anonymisierte Aktenlager auf den Markt gebracht. Der Dienst übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes und der Aufbewahrung von Akten. Darin besteht laut Geschäftsführer Benedikt Steinmetz der große Vorteil von Blitzarchiv. Mit wenigen Klicks im gesicherten und verschlüsselten Onlineportal unter www.blitzarchiv.de bestimmt der Kunde die Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten Aufbewahrungsfristen. Die Kunden behalten stets die volle Kontrolle über ihre Geschäftsakten, sparen aber Zeit, Raum und Geld.

"Ein Projekt ist erfolgreich zum Abschluss gebracht, doch gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen die Projektakten bis zu 10 Jahre lang aufgehoben werden", skizziert Steinmetz einen Anwendungsfall. Zu den Projektdokumenten zählen bspw. Statusberichte, Verträge mit Kunden und Lieferanten, Projektpläne, Protokolle und der Abschlussbericht. "Damit sich die Unternehmen hierbei nicht um Fristen und den Datenschutz kümmern müssen, übernimmt Blitzarchiv das komplette Handling. Dadurch sparen sich die Firmen den Einsatz unnötiger Ressourcen", betont der Geschäftsführer von Blitzarchiv. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen lohnt sich nach Angaben von Steinmetz oft nicht die revisionssichere, digitale Archivierung. "Diese bedienen sich dann meist einer Zwitterlösung. Die Betriebe verarbeiten die Dokumente für die weiteren Geschäftsprozesse zwar digital, bleiben aber nach wie vor verpflichtet, ein Papierarchiv zu führen."

Die Online-Bestellung unter www.blitzarchiv.de ist ganz einfach: Der Kunde gibt Anzahl und Einlagerungsdauer der Aktenkartons an und bereits am Arbeitstag nach der Bestellung werden die Akten kartonweise abgeholt. Im automatischen Hochlager von Blitzarchiv sind die Akten unter Beachtung aller relevanten Datenschutzbestimmungen anonymisiert verwahrt. Auch eine erneute Einsicht in die Akten vor Ende der Einlagerungszeit ist laut Steinmetz kein Problem: "Der Kunde meldet sich im ControlCenter einfach an, wählt den betreffenden Karton in der Rubrik "meine Kartons" aus und schon ist der Karton auf dem Weg zu ihm." Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeiten bringt Blitzarchiv die Aktenkartons wieder zum Kunden oder vernichtet diese auf Kundenwunsch fachgerecht.
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