Der höchste Berg der Welt ist der deutsche Aktenberg

Der Mount Everest ist nicht hoch genug - die Aktenmenge in den Archiven mittelständischer Unternehmen hat mittlerweile eine Höhe von mehr als 50.000 km erreicht und würde damit schon weit ins Weltall ragen

(PresseBox) ( Saarbrücken, )
Deutschland deine Aktenberge. Stapelt man alle Aktenordner, die derzeit in den Archiven mittelständischer Unternehmen lagern, der Breite nach aufeinander, so ergibt sich dadurch eine Höhe von mehr als 50.000 Kilometer - was 6.000 Mal höher ist als der Mount Everest, der bis dato höchste Berg über dem Meeresspiegel. Diese etwas kuriose Berechnung legt das Unternehmen Blitzarchiv vor, um auf die riesigen Mengen an aufbewahrungspflichtigen Papierdokumenten hinzuweisen, die in den Lagerräumen der mittelständischen Firmen schlummern - größtenteils unter Missachtung der deutschen Datenschutzbestimmungen.

Blitzarchiv-Geschäftsführer Benedikt Steinmetz rechnet vor: In Deutschland gibt es laut Institut für Mittelstandsforschung (IfM Bonn) etwa 3,7 Millionen mittelständische Unternehmen; legt man zugrunde, dass durchschnittlich etwa 180 volle Aktenordner bei jedem Unternehmen im Archiv schlummern, ergibt das eine Gesamtzahl von 666 Millionen Ordnern. Bei einer Rückenbreite von etwa acht Zentimetern führt dies insgesamt zu einer Höhe von 53.280 km. Reiht man die Aktenordner der Breite nach auf, so ergibt sich daraus eine Strecke einmal rund um die Erdkugel (40.000 km) und zusätzlich noch einmal die Entfernung von Berlin nach Australien (Darwin, etwa 13.000 km).

Die negativen Folgen bei mangelhafter Lagerung in Eigenregie sind nicht zu unterschätzen. "Bei Verlust der Akten oder Nichteinhalten der Datenschutzbestimmungen haftet das einlagernde Unternehmen selbst", erklärt Steinmetz. Abhilfe hierfür schafft laut dem Experten die Auslagerung der Akten an einen externen Dienstleister, der sich sowohl um die Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen kümmert als auch die Aktenordner systematisch verwaltet. Einige Milliarden Euro könnte der Mittelstand durch die Auslagerung der Akten an externe Dienstleister jährlich allein an Jahresmiete einsparen, hat eine aktuelle Untersuchung von Blitzarchiv ergeben.

Durch die Auslagerung wird zudem ein weiterer Nachteil des eigenen Aktenlagers vermieden. Auf der Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen müssen oft viele Aktenordner, im schlimmsten Fall das gesamte Archiv durchforstet werden. "Oftmals ist das Suchen nach bestimmten Unterlagen in den Archivräumen ein Riesenaufwand. Gibt man die Akten jedoch in die Hände eines externen Dienstleisters, dann braucht man sich eigentlich um nichts mehr selbst kümmern", ergänzt Steinmetz.
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