Ob Spesen, Vorschüsse oder Quittungen: Die Abrechnung von Reisekosten und die Verarbeitung der entsprechenden Belege sind stets eine Herausforderung für den Mitarbeiter und die Buchhaltung – besonders, wenn es sich um einen längeren Einsatz im Ausland handelt. Deswegen hat die virtic GmbH & Co. KG ihre Zeitwirtschaftslösung um ein Modul erweitert, das dieses Problem auf einen Schlag löst. Mitarbeiter im Außendienst können sämtliche Belege im Auslandseinsatz über ihr Smartphone erfassen – und das zu den jeweiligen aktuellen Umrechnungskursen in den Währungen der Zielländer.
„Die schnelle Erfassung und Verarbeitung der Auslagen und Reisekosten bei international tätigen Mitarbeitern ist in vielen Unternehmen ein Problem“, berichtet Bernd Wolff, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG. Deswegen hat das Unternehmen seine bewährte Zeitwirtschaftslösung um eine integrierte Reisekosten- und Belegverwaltung erweitert, die die Workflows für den Mitarbeiter vor Ort und in der Verwaltung deutlich vereinfacht. Dadurch wird die automatisierte Berechnung von Spesen, Auslösen, Fahrtkostenerstattungen und Verpflegungsmehraufwänden um die Erfassung von Auslagen erweitert, sodass dem Unternehmen vollständige Reisekostendaten zur Verfügung stehen. Ein weiterer Vorteil: Die Lösung garantiert einerseits schnellere Erstattungen für den Mitarbeiter, andererseits reduziert das Unternehmen den Verwaltungsaufwand und hat annähernd in Echtzeit einen Überblick über die anfallenden Kosten.
Die Bedienung ist einfach: Der Mitarbeiter erfasst auf seinem Smartphone zusätzlich zu seinem Zeitstempel je Ausgabenbeleg den Betrag in Landeswährung, der dann im System zu aktuellen Kursen in Euro umgerechnet wird. Außerdem können die Belegnummer oder ein Kommentar hinzugefügt werden. Der Bezug zu dem jeweiligen Projekt und zum Datum erfolgt automatisiert über die Zeiterfassung. Darüber hinaus kann nicht nur zwischen Kostenarten, sondern auch Zahlungsweisen wie Barzahlung, Firmen- oder private Kreditkarte unterschieden werden. Auch Transaktionskosten wie ein bestimmter Aufschlag beim Einsatz einer privaten Kreditkarte können abgebildet werden. „Wir passen das System auf Wunsch individuell an die betrieblichen Bedürfnisse an“, erklärt Wolff.
Projektleiter und die Buchhaltung verfügen in Sekundenschnelle über die erfassten Daten, auf die sie nicht nur in den virtic-Anwendungen, sondern dank des Daten-Exports über Schnittstellen auch in anderen Applikationen zugreifen können. „Diese Übersicht ermöglicht eine zeitnahe Kostenkontrolle und erlaubt frühzeitige Steuerungsmaßnahmen“, sagt Wolff. Gleichzeitig garantiere die Lösung eine schnelle Auslagenerstattung mit der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung und damit oftmals geringere Reisekostenvorschüsse – und all dies in der Regel wesentlich schneller, als wenn Unternehmen auf den postalischen Eingang der Belege und Kreditkartenabrechnungen in der Buchhaltung warten müssten.
„Die schnelle Erfassung und Verarbeitung der Auslagen und Reisekosten bei international tätigen Mitarbeitern ist in vielen Unternehmen ein Problem“, berichtet Bernd Wolff, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG. Deswegen hat das Unternehmen seine bewährte Zeitwirtschaftslösung um eine integrierte Reisekosten- und Belegverwaltung erweitert, die die Workflows für den Mitarbeiter vor Ort und in der Verwaltung deutlich vereinfacht. Dadurch wird die automatisierte Berechnung von Spesen, Auslösen, Fahrtkostenerstattungen und Verpflegungsmehraufwänden um die Erfassung von Auslagen erweitert, sodass dem Unternehmen vollständige Reisekostendaten zur Verfügung stehen. Ein weiterer Vorteil: Die Lösung garantiert einerseits schnellere Erstattungen für den Mitarbeiter, andererseits reduziert das Unternehmen den Verwaltungsaufwand und hat annähernd in Echtzeit einen Überblick über die anfallenden Kosten.
Die Bedienung ist einfach: Der Mitarbeiter erfasst auf seinem Smartphone zusätzlich zu seinem Zeitstempel je Ausgabenbeleg den Betrag in Landeswährung, der dann im System zu aktuellen Kursen in Euro umgerechnet wird. Außerdem können die Belegnummer oder ein Kommentar hinzugefügt werden. Der Bezug zu dem jeweiligen Projekt und zum Datum erfolgt automatisiert über die Zeiterfassung. Darüber hinaus kann nicht nur zwischen Kostenarten, sondern auch Zahlungsweisen wie Barzahlung, Firmen- oder private Kreditkarte unterschieden werden. Auch Transaktionskosten wie ein bestimmter Aufschlag beim Einsatz einer privaten Kreditkarte können abgebildet werden. „Wir passen das System auf Wunsch individuell an die betrieblichen Bedürfnisse an“, erklärt Wolff.
Projektleiter und die Buchhaltung verfügen in Sekundenschnelle über die erfassten Daten, auf die sie nicht nur in den virtic-Anwendungen, sondern dank des Daten-Exports über Schnittstellen auch in anderen Applikationen zugreifen können. „Diese Übersicht ermöglicht eine zeitnahe Kostenkontrolle und erlaubt frühzeitige Steuerungsmaßnahmen“, sagt Wolff. Gleichzeitig garantiere die Lösung eine schnelle Auslagenerstattung mit der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung und damit oftmals geringere Reisekostenvorschüsse – und all dies in der Regel wesentlich schneller, als wenn Unternehmen auf den postalischen Eingang der Belege und Kreditkartenabrechnungen in der Buchhaltung warten müssten.
