Die SUBITO AG, einer der führenden Anbieter von Software und Consulting für das Kreditgeschäft und Forderungsmanagement, hat das kommunale Jobcenter Pro Arbeit-Kreis Offenbach als neuen Kunden für seine Forderungsmanagement-Software SUBITO FMM und die SUBITO Consulting-Services zur Geschäftsprozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung gewonnen.
SUBITO FMM wird in der Finanzbuchhaltung die bisher verwendeten Systeme zur Ratensollstellung, Leistungsberechnung und Kontenklärung ablösen oder integrieren, um Medienbrüche und Mehrarbeit bei der Recherche und Kommunikation aufzulösen. Darüber hinaus soll durch standardisierte und automatisierte Workflows das Bearbeiten von Forderungen aus nichtzurückgezahlten Darlehen von Leistungsempfängern sowie gegenüber Rentenversicherungen schneller und unkomplizierter gestaltet werden. Auch bei der Vereinbarung und Überwachung von Ratenzahlungen und dem Einbehalt von Teilbeträgen aus der Grundsicherung, die zuvor in DATEV vorgenommen wurden, unterstützt SUBITO FMM durch eine benutzerfreundlichere Bedieneroberfläche, spezifische Rechnungsschlüssel, automatische Generierung von Briefen und E-Mails durch den Textprozessor und eine DATEV-Schnittstelle, um Stammdaten, Forderungsdaten und eingegangenen Zahlungen abzugleichen.
Die bereits abgeschlossene Geschäftsprozessanalyse durch die SUBITO-Consultants hat Einsparungspotentiale von 20% der bisher verwendeten Arbeitstage ergeben, die durch eine Prozessverschlankung und eine Reduzierung der Medienvielfalt durch SUBITO FMM erreicht werden kann.
Saskia Jähnig, Abteilungsleiterin Finanzbuchhaltung beim kommunalen Jobcenter Pro Arbeit-Kreis Offenbach, erklärt, warum SUBITO FMM und die Geschäftsprozessanalyse der SUBITO-Consultants sie überzeugt haben: „Die Anzahl und die Komplexität der Bearbeitungen im Bereich Forderungsmanagement bei uns in der öffentlichen Verwaltung hat stetig zugenommen. Eine hohe Medienvielfalt sowie fehlende abteilungsübergreifende und durchgehende Prozesse führten zu einem hohen Zeitverlust durch Recherche-Aufwände und Doppelarbeit. Das wiederum schlug sich in vielen Rückständen und Verwirkungen von Forderungen nieder. Deshalb wollten wir sowohl eine Software mit hohem Automatisierungsgrad einführen als auch unsere Geschäftsprozesse durch erfahrene Consultants optimieren lassen. Da die SUBITO AG für beides bekannt ist, war dies unsere erste Wahl und wir sind mit dem Einführungsprozess bisher sehr zufrieden.“
Während die Ratenvereinbarungen mit Schuldnern bisher in DATEV manuell erfasst und der Zahlungseingang separat über S-Firm überwacht sowie im Bereich Dokumentation viele unterschiedliche Systeme u.a. Excel und Checklisten genutzt wurden, können jetzt alle Aufgaben des Forderungsmanagements der öffentlichen Verwaltung mit SUBITO FMM durchgeführt werden und durch die Einheitlichkeit nicht nur die Arbeitsprozesse beschleunigt, sondern auch die Datenqualität erheblich verbessert werden. Durch Wegfall von Prozessschritten z.B. bei der Kontenklärung kann die Effizienz der Arbeitsabläufe ebenfalls gesteigert werden.
Neben einfacher Bedienbarkeit, die zu einer schnellen Akzeptanz bei Anwendern und Administratoren führt, besticht SUBITO FMM besonders durch seinen grafischen Workflow-Konfigurator, der eine individuelle, einfache Festlegung und Administration des Automatisierungsgrades bietet, sowie durch seinen Textprozessor, der eine effiziente Erstellung von Dokumenten wie zum Beispiel von Verträgen, Briefen, E-Mails auf Knopfdruck erlaubt.
Holger Müller, Mitglied der Geschäftsleitung und Leiter der Abteilung Produkte & Services bei der SUBITO AG, weiß um die Notwendigkeit der Automatisierung des Forderungsmanagements der öffentlichen Verwaltung: „So wie die Banken die Notwendigkeit und das Potential der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse entdeckt haben, so kann auch die öffentliche Verwaltung von durch Software automatisierten und damit effizienteren Arbeitsprozessen profitieren. Nicht umsonst ist dies einer der Top-IT-Herausforderungen, die in der Studie „IT-Dienstleistungszentren in der öffentlichen Verwaltung“ von msg von 111 IT-Verantwortlichen in Behörden genannt wurde. Besonders im Bereich Forderungsmanagement stellt eine software-gestützte Automatisierung der Prozesse eine imagefreundliche Alternative zur Einschaltung eines Inkasso-Unternehmens dar. Wir freuen uns sehr, dass wir das kommunale Jobcenter Pro Arbeit-Kreis Offenbach auf seinem Weg in die digitalisierte Zukunft begleiten können.“
SUBITO FMM wird in der Finanzbuchhaltung die bisher verwendeten Systeme zur Ratensollstellung, Leistungsberechnung und Kontenklärung ablösen oder integrieren, um Medienbrüche und Mehrarbeit bei der Recherche und Kommunikation aufzulösen. Darüber hinaus soll durch standardisierte und automatisierte Workflows das Bearbeiten von Forderungen aus nichtzurückgezahlten Darlehen von Leistungsempfängern sowie gegenüber Rentenversicherungen schneller und unkomplizierter gestaltet werden. Auch bei der Vereinbarung und Überwachung von Ratenzahlungen und dem Einbehalt von Teilbeträgen aus der Grundsicherung, die zuvor in DATEV vorgenommen wurden, unterstützt SUBITO FMM durch eine benutzerfreundlichere Bedieneroberfläche, spezifische Rechnungsschlüssel, automatische Generierung von Briefen und E-Mails durch den Textprozessor und eine DATEV-Schnittstelle, um Stammdaten, Forderungsdaten und eingegangenen Zahlungen abzugleichen.
Die bereits abgeschlossene Geschäftsprozessanalyse durch die SUBITO-Consultants hat Einsparungspotentiale von 20% der bisher verwendeten Arbeitstage ergeben, die durch eine Prozessverschlankung und eine Reduzierung der Medienvielfalt durch SUBITO FMM erreicht werden kann.
Saskia Jähnig, Abteilungsleiterin Finanzbuchhaltung beim kommunalen Jobcenter Pro Arbeit-Kreis Offenbach, erklärt, warum SUBITO FMM und die Geschäftsprozessanalyse der SUBITO-Consultants sie überzeugt haben: „Die Anzahl und die Komplexität der Bearbeitungen im Bereich Forderungsmanagement bei uns in der öffentlichen Verwaltung hat stetig zugenommen. Eine hohe Medienvielfalt sowie fehlende abteilungsübergreifende und durchgehende Prozesse führten zu einem hohen Zeitverlust durch Recherche-Aufwände und Doppelarbeit. Das wiederum schlug sich in vielen Rückständen und Verwirkungen von Forderungen nieder. Deshalb wollten wir sowohl eine Software mit hohem Automatisierungsgrad einführen als auch unsere Geschäftsprozesse durch erfahrene Consultants optimieren lassen. Da die SUBITO AG für beides bekannt ist, war dies unsere erste Wahl und wir sind mit dem Einführungsprozess bisher sehr zufrieden.“
Während die Ratenvereinbarungen mit Schuldnern bisher in DATEV manuell erfasst und der Zahlungseingang separat über S-Firm überwacht sowie im Bereich Dokumentation viele unterschiedliche Systeme u.a. Excel und Checklisten genutzt wurden, können jetzt alle Aufgaben des Forderungsmanagements der öffentlichen Verwaltung mit SUBITO FMM durchgeführt werden und durch die Einheitlichkeit nicht nur die Arbeitsprozesse beschleunigt, sondern auch die Datenqualität erheblich verbessert werden. Durch Wegfall von Prozessschritten z.B. bei der Kontenklärung kann die Effizienz der Arbeitsabläufe ebenfalls gesteigert werden.
Neben einfacher Bedienbarkeit, die zu einer schnellen Akzeptanz bei Anwendern und Administratoren führt, besticht SUBITO FMM besonders durch seinen grafischen Workflow-Konfigurator, der eine individuelle, einfache Festlegung und Administration des Automatisierungsgrades bietet, sowie durch seinen Textprozessor, der eine effiziente Erstellung von Dokumenten wie zum Beispiel von Verträgen, Briefen, E-Mails auf Knopfdruck erlaubt.
Holger Müller, Mitglied der Geschäftsleitung und Leiter der Abteilung Produkte & Services bei der SUBITO AG, weiß um die Notwendigkeit der Automatisierung des Forderungsmanagements der öffentlichen Verwaltung: „So wie die Banken die Notwendigkeit und das Potential der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse entdeckt haben, so kann auch die öffentliche Verwaltung von durch Software automatisierten und damit effizienteren Arbeitsprozessen profitieren. Nicht umsonst ist dies einer der Top-IT-Herausforderungen, die in der Studie „IT-Dienstleistungszentren in der öffentlichen Verwaltung“ von msg von 111 IT-Verantwortlichen in Behörden genannt wurde. Besonders im Bereich Forderungsmanagement stellt eine software-gestützte Automatisierung der Prozesse eine imagefreundliche Alternative zur Einschaltung eines Inkasso-Unternehmens dar. Wir freuen uns sehr, dass wir das kommunale Jobcenter Pro Arbeit-Kreis Offenbach auf seinem Weg in die digitalisierte Zukunft begleiten können.“
