Mit dem morgigen „World Paper Free Day“ (WPFD) ruft AIIM zum bewussteren Umgang mit Papier im Geschäftsverkehr auf. Papier zu digitalisieren ist dabei nur eine Seite der Medaille. Um wirklich wirtschaftlicher und kosteneffizienter zu arbeiten, gilt es, ganze papierbasierte Prozesse abzulösen. Wie das erfolgreich und dauerhaft mit Enterprise Content Management-Software (ECM) gelingen kann, zeigt SER anhand von drei Praxisbeispielen.
1. Eissmann Group Automotive: Auskunftsfähig auf Knopfdruck
Direkte Auskunftsfähigkeit ohne langes Durchsuchen von Papierbergen und -ordnern war nur eines der Ziele des Automobilzulieferers Eissmann, bevor er ein zentrales ECM-System einführte. Dabei sollten vollständige Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit papierlos und medienbruchfrei im gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen. Mit Doxis4 von SER wurden diese Ziele vollständig erreicht.
Über 1,2 Millionen Dokumente stehen heute digital und prozessorientiert über Abteilungsgrenzen hinweg bereit. Die Eissmann-Mitarbeiter sparen gegenüber der bisherigen traditionell papierbasierten Arbeitsweise viel Zeit. In Zahlen ausgedrückt heißt das: Alleine für die Suche nach Dokumenten wurde mit Doxis4 eine Ersparnis pro Mitarbeiter von über 100 Stunden im Jahr realisiert.
2. FCA Bank: Elektronische Akten statt volle Aktenordner
Die Mitarbeiter in der Händlerfinanzierung des Finanzdienstleisters FCA Bank waren bis 2014 noch in der „Papierwelt“ unterwegs. Rund 2.500 Händlerakten und Ordner mit Kreditsicherheiten drängten sich in den Büro-Aktenschränken. Oft waren benötigte Dokumente nicht schnell auffindbar, was zu Lasten der schnellen Vorgangsbearbeitung ging.
Mit der Einführung der elektronischen Händlerakte mit Doxis4 begann für die Abteilung ein neues, papierloseres Zeitalter. Alle im Rahmen des Geschäftsprozesses anfallenden Dokumente können jetzt elektronisch (gemeinsam) bearbeitet werden. Berechtigte Mitarbeiter können zudem jederzeit nachvollziehen, wer was wann an den Dokumenten geändert hat und bei wem sie in Bearbeitung sind – ganz ohne aufwendige Nachrecherchen.
3. Westfalen Gruppe: Belegtourismus war gestern
Zahlreiche Aktenordner mit Papierbelegen waren auch für die Personalabteilung der Westfalen Gruppe keine Unbekannten. Vor der Doxis4-Einführung herrschte ein regelrechter „Belegtourismus“. So wurden Papierbelege im Unternehmen aufwendig hin und her geschickt, wodurch sich Geschäftsprozesse empfindlich verzögerten.
Mithilfe der SER-Lösung sind alle Personalbelege jetzt zentral verfügbar und zugleich revisionssicher archiviert. Heute müssen die Personalsachbearbeiter nicht mehr zum Aktenschrank laufen und Papieraktenordner durchforsten. Sie finden die passenden digitalen Belege zentral im ECM-System direkt vom Arbeitsplatz aus, können darauf zugreifen und Folgeprozesse anstoßen.
Die ausführlichen SER-Anwenderberichte stehen in unserer Mediathek für Sie bereit.
1. Eissmann Group Automotive: Auskunftsfähig auf Knopfdruck
Direkte Auskunftsfähigkeit ohne langes Durchsuchen von Papierbergen und -ordnern war nur eines der Ziele des Automobilzulieferers Eissmann, bevor er ein zentrales ECM-System einführte. Dabei sollten vollständige Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit papierlos und medienbruchfrei im gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen. Mit Doxis4 von SER wurden diese Ziele vollständig erreicht.
Über 1,2 Millionen Dokumente stehen heute digital und prozessorientiert über Abteilungsgrenzen hinweg bereit. Die Eissmann-Mitarbeiter sparen gegenüber der bisherigen traditionell papierbasierten Arbeitsweise viel Zeit. In Zahlen ausgedrückt heißt das: Alleine für die Suche nach Dokumenten wurde mit Doxis4 eine Ersparnis pro Mitarbeiter von über 100 Stunden im Jahr realisiert.
2. FCA Bank: Elektronische Akten statt volle Aktenordner
Die Mitarbeiter in der Händlerfinanzierung des Finanzdienstleisters FCA Bank waren bis 2014 noch in der „Papierwelt“ unterwegs. Rund 2.500 Händlerakten und Ordner mit Kreditsicherheiten drängten sich in den Büro-Aktenschränken. Oft waren benötigte Dokumente nicht schnell auffindbar, was zu Lasten der schnellen Vorgangsbearbeitung ging.
Mit der Einführung der elektronischen Händlerakte mit Doxis4 begann für die Abteilung ein neues, papierloseres Zeitalter. Alle im Rahmen des Geschäftsprozesses anfallenden Dokumente können jetzt elektronisch (gemeinsam) bearbeitet werden. Berechtigte Mitarbeiter können zudem jederzeit nachvollziehen, wer was wann an den Dokumenten geändert hat und bei wem sie in Bearbeitung sind – ganz ohne aufwendige Nachrecherchen.
3. Westfalen Gruppe: Belegtourismus war gestern
Zahlreiche Aktenordner mit Papierbelegen waren auch für die Personalabteilung der Westfalen Gruppe keine Unbekannten. Vor der Doxis4-Einführung herrschte ein regelrechter „Belegtourismus“. So wurden Papierbelege im Unternehmen aufwendig hin und her geschickt, wodurch sich Geschäftsprozesse empfindlich verzögerten.
Mithilfe der SER-Lösung sind alle Personalbelege jetzt zentral verfügbar und zugleich revisionssicher archiviert. Heute müssen die Personalsachbearbeiter nicht mehr zum Aktenschrank laufen und Papieraktenordner durchforsten. Sie finden die passenden digitalen Belege zentral im ECM-System direkt vom Arbeitsplatz aus, können darauf zugreifen und Folgeprozesse anstoßen.
Die ausführlichen SER-Anwenderberichte stehen in unserer Mediathek für Sie bereit.
