Ob das Rechnungs-Wirrwarr bei Online-Händlern oder hohe Papierstapel auf den Schreibtischen – im Zeitalter der Digitalen Transformation sind diese Probleme passé. Der IT-Dienstleister nasdo AG gibt Mittelständlern mit praktischen Experten-Tipps und einem regionalen sowie zukunftssicheren Portfolio die richtigen Antworten.
Inhalt:
TEIL 1: 4 Tipps für elektronische Rechnungen im Mittelstand
TEIL 2: „IT Made in Germany“ bei Unternehmen hoch im Kurs
TEIL 3: Kommende Events
TEIL 1: Fachbeitrag: 4 Tipps für elektronische Rechnungen im Mittelstand
Mehr Faktura, weniger Papier
Viele Unternehmen verlieren bei der Rechnungserstellung eine Menge Zeit und Papier. Der IT-Dienstleister nasdo AG rät zur elektronischen Rechnung und gibt 4 wertvolle Tipps.
Viele Unternehmen drucken Rechnungen noch immer aus, stecken sie in einen Briefumschlag und legen sie in den Postausgang. Ein Arbeitsablauf der Zeit frisst und auch so manchen Kunden nicht mehr zeitgemäß erscheint.
Was viele noch nicht wissen: Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 geht die elektronische Rechnung wesentlich schneller und günstiger von der Hand: Denn die aufwendige elektronische Signatur fällt weg. Viele Anwendungen, wie die SelectLine Warenwirtschaft, ermöglichen heute mit wenigen Klicks den Rechnungsversand direkt aus dem System heraus.
Bahn frei also für die elektronische Rechnung. Fast: Für die korrekte E-Faktura sollten Unternehmen dennoch ein paar grundlegende Hausaufgaben erledigen. Der IT-Dienstleister nasdo AG verrät fünf Tipps, was bei E-Rechnungen zu beachten ist:
1. Workflow aufsetzen
Dem Kunden eine elektronische Rechnung schicken und auf den Geldeingang warten – das kann klappen oder auch nicht. Auf der sicheren Seite sind Mittelständler, wenn sie mit dem Kunden den Vorgang vor der ersten Rechnungsstellung abklären. Denn Grundlage für die E-Rechnung ist das Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger. Zu beachten: Durch das Akzeptieren einer elektronischen Rechnung gibt der Empfänger sein Einverständnis zu diesem Vorgang.
2. PDF ist kein Muss
Häufig erfolgt der Versand als PDF. Was viele jedoch nicht wissen: Welches digitale Format oder Medium zur Übermittlung verwendet wird, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Das bedeutet allerdings nicht, dass Rechnungen nicht alle umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen müssten – allen voran die Echtheit der Herkunft (Authentizität), Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und ihre Lesbarkeit.
3. Nicht zu früh in den Papierkorb
Genau wie physische Rechnungen nicht zu früh in den Aktenvernichter wandern dürfen, müssen auch E-Rechnungen zehn Jahre laut § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz aufbewahrt werden. Die nasdo AG rät bei E-Rechnungen zu automatisierten Backups. Doch Vorsicht: Werden diese in der Cloud abgelegt, sollten Unternehmen, die auf Nummer sicher gehen wollen, auf eine Compliance-verträgliche Alternative, wie das ISO27001-zertifizierte nasdo AG-Rechenzentrum setzen.
4. Platz sparen durch Digitalisierung
Quellen Ihre Aktenschränke über, da sie voller alter Rechnungen sind? Dann nichts wie Platz schaffen: Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden. Allerdings müssen sie hierfür bestimmte Voraussetzungen erfüllen (Mehr dazu: Verfahren zur Digitalisierung von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)). Vor diesem Schritt empfiehlt es sich jedoch, sicherheitshalber einen Wirtschaftsprüfer zu konsultieren. Wenn der Digitalisierung nichts mehr im Wege steht, helfen Lösungen wie ELO Digital Office, die derart sensible Dokumente komplett und revisionssicher ablegen.
TEIL 2: Fit für die Zukunft
„IT Made in Germany“ bei Unternehmen hoch im Kurs
„IT Made in Germany“ ist bei deutschen Unternehmen hoch im Kurs. Der IT-Dienstleister nasdo AG gibt mit seinem Portfolio die richtige Antwort.
Welchen IT-Lösungen können IT-Entscheider heute noch vertrauen und wie abhörsicher ist eigentlich neue Hardware? Um diese Fragen wird es berechtigterweise in deutschen Unternehmen zunehmend lauter. Der nicht abreißende Sicherheitsskandal ist einer der Gründe, wieso gut zwei Drittel der IT-Entscheider künftig vermehrt auf hierzulande produzierte IT setzen. Das Ergebnis einer repräsentativen Studie "IT Made in Germany - Was wollen deutsche Unternehmen" der IT-Anbieter PAC, NFON und LANCOM untermauert dies deutlich.
Regionalität mit moderner, Workflow-optimierender IT zu verbinden, das ist auch die Philosophie, nach welcher der IT-Dienstleister nasdo AG sein Portfolio sukzessive optimierte. Mit SelectLine, dem Anbieter für ERP in den Bereichen Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Lohn & Gehalt, hat der IT-Dienstleister einen engen Partner an Bord, dessen anwenderfreundliche Lösungen das Siegel "Software Made in Germany" tragen – einer Initiative die unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie steht. Ein weiteres Beispiel sind seine in Deutschland produzierten Industrielösungen aus dem Hause exone – schlanke, wasserdichte und hochrobuste Tablets oder lüfterlose PCs für extrem staubige Industriehallen.
Fit für die Zukunft
Doch nicht nur was die lokal installierte Software betrifft, haben deutsche Lösungsanbieter einen Vertrauensvorsprung bei IT-Entscheidern. Die Frage: „Wird es in den nächsten zehn Jahren überhaupt noch eine Software geben, die nicht aus der Cloud bereitgestellt wird?“, kurz gesagt, der Trend zum Cloud Computing ist einer der Gründe, wieso Unternehmen vorausschauend bereits heute auf den richtigen Anbieter setzen sollten.
Die nasdo AG wird diesem Bedarf gerecht. Ihre spezifischen Branchenlösungen hostet sie, Compliance-verträglich, in einem ISO27001-zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland. Für Kunden, die mit personenbezogenen Daten hantieren, ist dieser Rechenzentrumsstandort ein absoluter Mehrwert – besonders was die Vereinbarkeit mit dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz betrifft. Denn: Cloud Computing außerhalb der Europäischen Union und das deutsche Datenschutzrecht vertragen sich in der Regel nur schwer miteinander, wenn es um sensible Kundendaten geht. Die Daten sind – oft unerlaubterweise – unkontrollierbar auf unzähligen Servern weltweit verteilt.
Sei es Software, Hardware oder die Dienstleistung aus der Cloud – mit „IT Made in Germany“ sind Unternehmen nicht nur in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite. Regionalität und Vertrauen sind besonders in einem immer „unsichereren“ Markt zu Zeiten der Digitalen Transformation ein geschätzter Mehrwert für Firmen. Zögern Sie also nicht und sprechen Sie mit der nasdo AG über Ihren Bedarf, um konkurrenzfähig in ein neues digitales Zeitalter zu starten.
TEIL 3: Events: ELO Business Breakfast und ERP-Tag
Weniger Papier, mehr Kerngeschäft
Viele Mittelständler klagen über zu wenig Zeit fürs Kerngeschäft. Die nasdo AG zeigt in seinen Events, wie Arbeitsabläufe von Mittelständlern mehr an Fahrt gewinnen.
Kennen Sie das? Sie sind Online-Shop Betreiber doch die Pflege der Kundendaten und die Faktura nehmen mehr Zeit als der eigentliche Verkauf in Anspruch. Doch viele Workflows lassen sich heute automatisiert und insbesondere papierlos abwickeln. Die nasdo AG begleitet Mittelständler auf ihrem Weg durch die Digitale Transformation – unter anderem mit einem intelligenten Warenwirtschaftssystem aus dem Hause SelectLine und individuellen Branchenlösungen.
Mittelständler die dies erkennen, haben zweifelsohne einen Wettbewerbsvorteil. Erfahren Sie am 17. November 2015 in Schwabach, wie wir gemeinsam Ihr Unternehmen nach vorne bringen.
Veranstaltungsreihe: ELO Business Breakfast
Drucken, Kopieren und wieder Scannen – viele Mittelständler verlieren auf dem umkämpften Markt unnötige Arbeitszeit mit ineffizienten Arbeitsschritten. Mittels intelligenter Lösungen zum Dokumentenmanagement, wie die ELO ECM Suite, gehören derartige Workflows jedoch der Vergangenheit an. Auf einer bis ins kleinste Detail durchdachten Oberfläche kann der Sachbearbeiter jede Dokumente aus Office, ERP und weiteren Apps nach Belieben – revisionssicher und gesetzeskonform – organisieren.
Werden Sie der Papierflut Herr! Wie Mittelständler diesem Ziel näher kommen, zeigt die nasdo AG in ihrer kostenlosen Veranstaltungsreihe ELO Business Breakfast an den Standorten Irschenberg und Schwabach in Bayern.
Inhalt:
TEIL 1: 4 Tipps für elektronische Rechnungen im Mittelstand
TEIL 2: „IT Made in Germany“ bei Unternehmen hoch im Kurs
TEIL 3: Kommende Events
TEIL 1: Fachbeitrag: 4 Tipps für elektronische Rechnungen im Mittelstand
Mehr Faktura, weniger Papier
Viele Unternehmen verlieren bei der Rechnungserstellung eine Menge Zeit und Papier. Der IT-Dienstleister nasdo AG rät zur elektronischen Rechnung und gibt 4 wertvolle Tipps.
Viele Unternehmen drucken Rechnungen noch immer aus, stecken sie in einen Briefumschlag und legen sie in den Postausgang. Ein Arbeitsablauf der Zeit frisst und auch so manchen Kunden nicht mehr zeitgemäß erscheint.
Was viele noch nicht wissen: Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 geht die elektronische Rechnung wesentlich schneller und günstiger von der Hand: Denn die aufwendige elektronische Signatur fällt weg. Viele Anwendungen, wie die SelectLine Warenwirtschaft, ermöglichen heute mit wenigen Klicks den Rechnungsversand direkt aus dem System heraus.
Bahn frei also für die elektronische Rechnung. Fast: Für die korrekte E-Faktura sollten Unternehmen dennoch ein paar grundlegende Hausaufgaben erledigen. Der IT-Dienstleister nasdo AG verrät fünf Tipps, was bei E-Rechnungen zu beachten ist:
1. Workflow aufsetzen
Dem Kunden eine elektronische Rechnung schicken und auf den Geldeingang warten – das kann klappen oder auch nicht. Auf der sicheren Seite sind Mittelständler, wenn sie mit dem Kunden den Vorgang vor der ersten Rechnungsstellung abklären. Denn Grundlage für die E-Rechnung ist das Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger. Zu beachten: Durch das Akzeptieren einer elektronischen Rechnung gibt der Empfänger sein Einverständnis zu diesem Vorgang.
2. PDF ist kein Muss
Häufig erfolgt der Versand als PDF. Was viele jedoch nicht wissen: Welches digitale Format oder Medium zur Übermittlung verwendet wird, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Das bedeutet allerdings nicht, dass Rechnungen nicht alle umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen müssten – allen voran die Echtheit der Herkunft (Authentizität), Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und ihre Lesbarkeit.
3. Nicht zu früh in den Papierkorb
Genau wie physische Rechnungen nicht zu früh in den Aktenvernichter wandern dürfen, müssen auch E-Rechnungen zehn Jahre laut § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz aufbewahrt werden. Die nasdo AG rät bei E-Rechnungen zu automatisierten Backups. Doch Vorsicht: Werden diese in der Cloud abgelegt, sollten Unternehmen, die auf Nummer sicher gehen wollen, auf eine Compliance-verträgliche Alternative, wie das ISO27001-zertifizierte nasdo AG-Rechenzentrum setzen.
4. Platz sparen durch Digitalisierung
Quellen Ihre Aktenschränke über, da sie voller alter Rechnungen sind? Dann nichts wie Platz schaffen: Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden. Allerdings müssen sie hierfür bestimmte Voraussetzungen erfüllen (Mehr dazu: Verfahren zur Digitalisierung von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)). Vor diesem Schritt empfiehlt es sich jedoch, sicherheitshalber einen Wirtschaftsprüfer zu konsultieren. Wenn der Digitalisierung nichts mehr im Wege steht, helfen Lösungen wie ELO Digital Office, die derart sensible Dokumente komplett und revisionssicher ablegen.
TEIL 2: Fit für die Zukunft
„IT Made in Germany“ bei Unternehmen hoch im Kurs
„IT Made in Germany“ ist bei deutschen Unternehmen hoch im Kurs. Der IT-Dienstleister nasdo AG gibt mit seinem Portfolio die richtige Antwort.
Welchen IT-Lösungen können IT-Entscheider heute noch vertrauen und wie abhörsicher ist eigentlich neue Hardware? Um diese Fragen wird es berechtigterweise in deutschen Unternehmen zunehmend lauter. Der nicht abreißende Sicherheitsskandal ist einer der Gründe, wieso gut zwei Drittel der IT-Entscheider künftig vermehrt auf hierzulande produzierte IT setzen. Das Ergebnis einer repräsentativen Studie "IT Made in Germany - Was wollen deutsche Unternehmen" der IT-Anbieter PAC, NFON und LANCOM untermauert dies deutlich.
Regionalität mit moderner, Workflow-optimierender IT zu verbinden, das ist auch die Philosophie, nach welcher der IT-Dienstleister nasdo AG sein Portfolio sukzessive optimierte. Mit SelectLine, dem Anbieter für ERP in den Bereichen Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Lohn & Gehalt, hat der IT-Dienstleister einen engen Partner an Bord, dessen anwenderfreundliche Lösungen das Siegel "Software Made in Germany" tragen – einer Initiative die unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie steht. Ein weiteres Beispiel sind seine in Deutschland produzierten Industrielösungen aus dem Hause exone – schlanke, wasserdichte und hochrobuste Tablets oder lüfterlose PCs für extrem staubige Industriehallen.
Fit für die Zukunft
Doch nicht nur was die lokal installierte Software betrifft, haben deutsche Lösungsanbieter einen Vertrauensvorsprung bei IT-Entscheidern. Die Frage: „Wird es in den nächsten zehn Jahren überhaupt noch eine Software geben, die nicht aus der Cloud bereitgestellt wird?“, kurz gesagt, der Trend zum Cloud Computing ist einer der Gründe, wieso Unternehmen vorausschauend bereits heute auf den richtigen Anbieter setzen sollten.
Die nasdo AG wird diesem Bedarf gerecht. Ihre spezifischen Branchenlösungen hostet sie, Compliance-verträglich, in einem ISO27001-zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland. Für Kunden, die mit personenbezogenen Daten hantieren, ist dieser Rechenzentrumsstandort ein absoluter Mehrwert – besonders was die Vereinbarkeit mit dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz betrifft. Denn: Cloud Computing außerhalb der Europäischen Union und das deutsche Datenschutzrecht vertragen sich in der Regel nur schwer miteinander, wenn es um sensible Kundendaten geht. Die Daten sind – oft unerlaubterweise – unkontrollierbar auf unzähligen Servern weltweit verteilt.
Sei es Software, Hardware oder die Dienstleistung aus der Cloud – mit „IT Made in Germany“ sind Unternehmen nicht nur in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite. Regionalität und Vertrauen sind besonders in einem immer „unsichereren“ Markt zu Zeiten der Digitalen Transformation ein geschätzter Mehrwert für Firmen. Zögern Sie also nicht und sprechen Sie mit der nasdo AG über Ihren Bedarf, um konkurrenzfähig in ein neues digitales Zeitalter zu starten.
TEIL 3: Events: ELO Business Breakfast und ERP-Tag
Weniger Papier, mehr Kerngeschäft
Viele Mittelständler klagen über zu wenig Zeit fürs Kerngeschäft. Die nasdo AG zeigt in seinen Events, wie Arbeitsabläufe von Mittelständlern mehr an Fahrt gewinnen.
Kennen Sie das? Sie sind Online-Shop Betreiber doch die Pflege der Kundendaten und die Faktura nehmen mehr Zeit als der eigentliche Verkauf in Anspruch. Doch viele Workflows lassen sich heute automatisiert und insbesondere papierlos abwickeln. Die nasdo AG begleitet Mittelständler auf ihrem Weg durch die Digitale Transformation – unter anderem mit einem intelligenten Warenwirtschaftssystem aus dem Hause SelectLine und individuellen Branchenlösungen.
Mittelständler die dies erkennen, haben zweifelsohne einen Wettbewerbsvorteil. Erfahren Sie am 17. November 2015 in Schwabach, wie wir gemeinsam Ihr Unternehmen nach vorne bringen.
Veranstaltungsreihe: ELO Business Breakfast
Drucken, Kopieren und wieder Scannen – viele Mittelständler verlieren auf dem umkämpften Markt unnötige Arbeitszeit mit ineffizienten Arbeitsschritten. Mittels intelligenter Lösungen zum Dokumentenmanagement, wie die ELO ECM Suite, gehören derartige Workflows jedoch der Vergangenheit an. Auf einer bis ins kleinste Detail durchdachten Oberfläche kann der Sachbearbeiter jede Dokumente aus Office, ERP und weiteren Apps nach Belieben – revisionssicher und gesetzeskonform – organisieren.
Werden Sie der Papierflut Herr! Wie Mittelständler diesem Ziel näher kommen, zeigt die nasdo AG in ihrer kostenlosen Veranstaltungsreihe ELO Business Breakfast an den Standorten Irschenberg und Schwabach in Bayern.
