Der Klinikkonzern MediClin hat sich für die Einführung des Enterprise-Content-Management-Systems PEGASOS der Firma Marabu entschieden. Dazu wurde ein Kooperationsvertrag zwischen der IT-Systemhaus Cortex Software GmbH - ein Tochterunternehmen der MediClin-Gruppe – und der Marabu geschlossen. Bisher wurde bereits in sechs Verbundkrankenhäusern die digitale Archivierung der Patientenakten eingeführt. Die digitalen Akten sind im KIS integriert aufrufbar. Darüber hinaus wurde konzernweit eine digitale Bearbeitung für Eingangsrechnungen implementiert.
Bundesweit gehören 49 Einrichtungen, darunter Akutkrankenhäuser, Rehakliniken, Pflegeheime und medizinische Versorgungszentren zum Klinikkonzern. Ziel der ECM-Einführung ist es, die Patientenunterlagen und Eingangsrechnungen revisionssicher zu archivieren, die Verfügbarkeit dieser Dokumente zu verbessern, die internen Prozesse zu beschleunigen und nicht zuletzt Kosten zu reduzieren. PEGASOS erfüllt aufgrund seiner Architektur die geltenden Konzern-IT-Standards und fügt sich deshalb hervorragend in die vorhandene IT-Strategie der MediClin ein. Eine vorab durchgeführte Wirtschaftlichkeitsberechnung hat eine Amortisation der Investitionskosten nach weniger als 2 Jahren ergeben.
Realisierung der EPA in zwei Pilothäusern
Für die Umsetzung der Digitalisierung führte MediClin zunächst ein unternehmensweit einheitliches Register zur Strukturierung der Akte ein. Im zentralen Rechenzentrum wurde anschließend ein Mehr-Mandantensystem eingerichtet, dass die Aktenarchivierung aller MediClin-Häuser ermöglicht. Die Implementierung in den Pilothäusern MediClin Müritz-Klinikum in Waren und MediClin Herzzentrum Coswig erfolgte unter dem Aspekt, eine Standardlösung für alle folgenden Kliniken zu etablieren.
In den bisher umgesetzten Kliniken arbeiten insgesamt 640 Anwender mit der elektronischen Patientenakte von PEGASOS. Diese loben besonders die einfache Bedienung des Programms z.B. beim Abruf der digitalen Akte. MDK-Anfragen werden schneller per PDF beantwortet. Ärzte und Pflegepersonal können ohne Aufwand die alte Akte eines wiederkehrenden Patienten einsehen. Außerdem wurde die elektronische Verwaltung der Papierakten unter PEGASOS vereinheitlicht. Und da die Akten nach der externen Digitalisierung und einer Qualitätskontrolle vernichtet werden, konnten auch die Archivräume reduziert werden.
Die PEGASOS-Lösung wird deutschlandweit in allen MediClin-Krankenhäusern ausgerollt. Die weitere Umsetzung und den Support wird die Cortex entsprechend dem Kooperationsvertrag übernehmen. Diese hat bereits die Implementierung in vier weiteren MediClin Häusern eigenständig vorgenommen, zwei Betriebe sind noch in 2015 geplant.
Digitaler Freigabeprozess für alle Eingangsrechnungen
Gerade in Unternehmen mit verteilten Standorten ist der konventionelle Freigabeprozess zeitaufwändig und lässt oftmals eine Bearbeitung unter Wahrung der Skontofrist nicht zu. Die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung soll die Verfügbarkeit der Rechnungen im MediClin-Verbund verbessern und die Freigabe beschleunigen. Dazu werden alle Rechnungen zeitnah nach dem Posteingang zentral digitalisiert und weitestgehend automatisch indexiert. So kann der Freigabeprozess papierlos erfolgen und die Fehleranfälligkeit reduziert werden. Nach der erfolgreichen Freigabe werden die Rechnungen automatisch an die angeschlossenen Softwaresysteme der Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft zur Buchung übergeben. Alle Eingangsrechnungen sind revisionssicher archiviert und können jederzeit mit entsprechender Berechtigung elektronisch eingesehen werden.
Neben der Rechnungsfreigabe wurde ein weiterer elektronischer Workflow umgesetzt, der den Einkaufsvorgang für Bestellungen abbildet, die nicht über die Materialwirtschaft erfolgen können.
Frank Heuberger, Abteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen der MediClin und Projektleiter der Digitalisierung von Eingangsrechnungen, hat mit der Einführung des Pilotbetriebes eine hohe Akzeptanz des digitalen Workflows innerhalb des Genehmigungsprozesses von Aufträgen und Rechnungen festgestellt. Der sukzessive Ausbau des Projektes bringt Transparenz und klare Zuständigkeiten. Die Prozesse verschlanken sich und werden nachvollziehbar und sicherer.
Der konzernweite Roll-Out des Rechnungsworkflows wird bis November 2015 abgeschlossen sein. Er umfasst sämtliche 49 Standorte, die Zentralverwaltung und die Service-Gesellschaften. Dann werden ca. 450 weitere Benutzer in den digitalen Prozess mit einbezogen sein.
Oliver Rissler, Abteilungsleiter ECM bei der Cortex ist sehr zufrieden mit der bisherigen Umsetzung: „Mit der schrittweisen Einführung von PEGASOS sind wir unserem Ziel eine integrierte, administrative und klinische Gesamtlösung jeweils für unsere Akut- und Rehahäuser zu schaffen, ein großes Stück näher gekommen.“
Bundesweit gehören 49 Einrichtungen, darunter Akutkrankenhäuser, Rehakliniken, Pflegeheime und medizinische Versorgungszentren zum Klinikkonzern. Ziel der ECM-Einführung ist es, die Patientenunterlagen und Eingangsrechnungen revisionssicher zu archivieren, die Verfügbarkeit dieser Dokumente zu verbessern, die internen Prozesse zu beschleunigen und nicht zuletzt Kosten zu reduzieren. PEGASOS erfüllt aufgrund seiner Architektur die geltenden Konzern-IT-Standards und fügt sich deshalb hervorragend in die vorhandene IT-Strategie der MediClin ein. Eine vorab durchgeführte Wirtschaftlichkeitsberechnung hat eine Amortisation der Investitionskosten nach weniger als 2 Jahren ergeben.
Realisierung der EPA in zwei Pilothäusern
Für die Umsetzung der Digitalisierung führte MediClin zunächst ein unternehmensweit einheitliches Register zur Strukturierung der Akte ein. Im zentralen Rechenzentrum wurde anschließend ein Mehr-Mandantensystem eingerichtet, dass die Aktenarchivierung aller MediClin-Häuser ermöglicht. Die Implementierung in den Pilothäusern MediClin Müritz-Klinikum in Waren und MediClin Herzzentrum Coswig erfolgte unter dem Aspekt, eine Standardlösung für alle folgenden Kliniken zu etablieren.
In den bisher umgesetzten Kliniken arbeiten insgesamt 640 Anwender mit der elektronischen Patientenakte von PEGASOS. Diese loben besonders die einfache Bedienung des Programms z.B. beim Abruf der digitalen Akte. MDK-Anfragen werden schneller per PDF beantwortet. Ärzte und Pflegepersonal können ohne Aufwand die alte Akte eines wiederkehrenden Patienten einsehen. Außerdem wurde die elektronische Verwaltung der Papierakten unter PEGASOS vereinheitlicht. Und da die Akten nach der externen Digitalisierung und einer Qualitätskontrolle vernichtet werden, konnten auch die Archivräume reduziert werden.
Die PEGASOS-Lösung wird deutschlandweit in allen MediClin-Krankenhäusern ausgerollt. Die weitere Umsetzung und den Support wird die Cortex entsprechend dem Kooperationsvertrag übernehmen. Diese hat bereits die Implementierung in vier weiteren MediClin Häusern eigenständig vorgenommen, zwei Betriebe sind noch in 2015 geplant.
Digitaler Freigabeprozess für alle Eingangsrechnungen
Gerade in Unternehmen mit verteilten Standorten ist der konventionelle Freigabeprozess zeitaufwändig und lässt oftmals eine Bearbeitung unter Wahrung der Skontofrist nicht zu. Die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung soll die Verfügbarkeit der Rechnungen im MediClin-Verbund verbessern und die Freigabe beschleunigen. Dazu werden alle Rechnungen zeitnah nach dem Posteingang zentral digitalisiert und weitestgehend automatisch indexiert. So kann der Freigabeprozess papierlos erfolgen und die Fehleranfälligkeit reduziert werden. Nach der erfolgreichen Freigabe werden die Rechnungen automatisch an die angeschlossenen Softwaresysteme der Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft zur Buchung übergeben. Alle Eingangsrechnungen sind revisionssicher archiviert und können jederzeit mit entsprechender Berechtigung elektronisch eingesehen werden.
Neben der Rechnungsfreigabe wurde ein weiterer elektronischer Workflow umgesetzt, der den Einkaufsvorgang für Bestellungen abbildet, die nicht über die Materialwirtschaft erfolgen können.
Frank Heuberger, Abteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen der MediClin und Projektleiter der Digitalisierung von Eingangsrechnungen, hat mit der Einführung des Pilotbetriebes eine hohe Akzeptanz des digitalen Workflows innerhalb des Genehmigungsprozesses von Aufträgen und Rechnungen festgestellt. Der sukzessive Ausbau des Projektes bringt Transparenz und klare Zuständigkeiten. Die Prozesse verschlanken sich und werden nachvollziehbar und sicherer.
Der konzernweite Roll-Out des Rechnungsworkflows wird bis November 2015 abgeschlossen sein. Er umfasst sämtliche 49 Standorte, die Zentralverwaltung und die Service-Gesellschaften. Dann werden ca. 450 weitere Benutzer in den digitalen Prozess mit einbezogen sein.
Oliver Rissler, Abteilungsleiter ECM bei der Cortex ist sehr zufrieden mit der bisherigen Umsetzung: „Mit der schrittweisen Einführung von PEGASOS sind wir unserem Ziel eine integrierte, administrative und klinische Gesamtlösung jeweils für unsere Akut- und Rehahäuser zu schaffen, ein großes Stück näher gekommen.“
