Layer2, die SharePoint Experten aus Hamburg, stellen mit der Version 4 der international erfolgreichen Knowledge Management Suite für Microsoft SharePoint zahlreiche Erweiterungen bereit, die es Anwendern ermöglichen, die in SharePoint standardmäßig bereits vorhandenen Leistungsmerkmale schneller und einfacher anzuwenden. Dabei wird die Verwaltung von Enterprise Metadaten sowie deren Anwendung zur Klassifikation von Inhalten, Suche und Navigation im Vergleich zum Standard deutlich verbessert. Kern der Anwendung ist ein Auto Tagger, der zu Dokumenten und Listenelementen passende zentral verwaltete Metadaten vorschlägt und bei Bedarf auch automatisch zuweisen kann – Dies stellt eine erhebliche Erleichterung für die Anwender dar.
Der Nutzen der in den Unternehmen bereits vorhandenen SharePoint Plattform kann dadurch erhöht und die Akzeptanz bei den Benutzern deutlich verbessert werden. Version 4 unterstützt jetzt zusätzlich Microsoft SharePoint Server 2016.
Informationen mit SharePoint schneller und präziser finden
Angesichts der in den Unternehmen rasch wachsenden Menge an Informationen stellt die schnelle und präzise Auffindbarkeit von Dokumenten und anderen Informationen zunehmend eine Herausforderung dar. Microsoft SharePoint setzt dabei standardmäßig auf die Klassifikation von Inhalten mit zentral verwalteten Metadaten, die sogenannten Taxonomien. Diese beinhalten z.B. Produkte und Leistungen des Unternehmens, oder auch Abteilungen, Niederlassungen usw. als Baumstruktur. Die Layer2 Knowledge Management Suite bietet an dieser Stelle zusätzlich weitere Vorteile.
Mit dem Layer2 Taxonomy Manager für SharePoint wird der out-of-the-box in SharePoint bereitgestellte Terminologiespeicher (Term Store) mit zusätzlichen Attributen wie z.B. Klassifikations-Regeln versehen. Außerdem werden Export, Import und Update von Term Sets verbessert sowie die Integration externer Systeme über den weit verbreiteten SKOS Standard ermöglicht. Beim manuellen Klassifizieren von Inhalten wie Listenelementen und Dokumenten mit Metadaten werden im Layer2 Tag Suggester für SharePoint automatisch Vorschläge angeboten, die auf den im Term Store zentral bereitgestellten Begriffen, optionalen Klassifikations-Regeln sowie den Eigenschaften, dem Kontext und den Dokumenten-Inhalten basieren. Auf die Inhalte wird dabei über die bereits installierten IFilter zugegriffen. So können neben den Microsoft Office Formaten, Bilddateien und Adobe PDF auch Inhalte anderer fachspezifischen Dateitypen wie z.B. Auto-CAD Dateien erschlossen werden. Damit ist es möglich, die Präzision und die Effektivität bei der Vergabe von Metadaten in SharePoint erheblich zu verbessern.
SharePoint Metadaten automatisch zuweisen
Listenelemente und Dokumente können vom Layer2 Auto Tagger für SharePoint auch komplett automatisch mit Metadaten versehen werden. Der Auto Tagger ist besonders hilfreich bei der initialen Verschlagwortung nach Inhalts-Migrationen auf SharePoint, aber auch im täglichen Betrieb. Metadaten können dabei im Hintergrund über ein Bulk-Tagging zugewiesen werden, oder auch automatisch in Real-Time, direkt beim Dokumenten-Upload durch den Anwender. Die Lösung verringert den redaktionellen Aufwand bei der Inhalts-Kategorisierung von vielen tausenden Dokumenten in SharePoint und hebt so die Akzeptanz und Begeisterung der Mitarbeiter für die neu eingeführte oder auch bereits vorhandene Plattform.
Automatischer Sachindex für SharePoint Portale
Mit dem Layer2 Tag Navigation Web Part für SharePoint kann die Baumstruktur der im Terminologiespeicher abgelegten Begriffe (Taxonomie) direkt zur portalweiten Inhalts-Navigation verwendet werden. Flexibel konfigurierbar wird auf die Profilseiten der Begriffe, auf Wiki-Seiten oder über die Suche direkt auf die mit dem Begriff versehene Inhalte verlinkt. Optional können zusätzliche Informationen wie die Beschreibung oder die Häufigkeit der verwendeten Begriffe angezeigt werden. Das Layer2 Tag Directory Web Part für SharePoint zeigt dagegen die i.d.R. hierarchische Unternehmens-Taxonomie in Form einer flachen Liste als A-Z Index bzw. Stichwortverzeichnis oder Glossar alphabetisch gruppiert auf Registern an. Kategorien und die zugehörigen Inhalte können so besonders schnell gefunden werden. Kein Fachbuch kommt heute ohne ein solches Schlagwort-Verzeichnis aus. Mit der Knowledge Management Suite ist diese Suchhilfe nun auch für SharePoint Portale verfügbar. „Ein navigierbares fachsprachliches Glossar kann den Mitarbeitern im Unternehmen dabei helfen, eine gemeinsame Sprache (Common Corporate Language) zu finden und auf dieser Basis vorhandenes Wissen wesentlich effektiver auszutauschen“, erläutert Produktmanager Frank Daske die Vorteile der Komponente.
Das Layer2 Tag Cloud Web Part für SharePoint stellt Metadaten hervorgehoben nach Ihrer Bedeutung bzw. Häufigkeit der Verwendung als Wortwolke dar. Tag Clouds bieten eine zusätzliche intuitive Navigation, die im Internet häufig verwendet, schnell verstanden und gern in SharePoint Projekten angewendet werden. Das Layer2 Related Content Web Part für SharePoint zeigt zum aktuellen Kontext des Anwenders automatisch verwandte Inhalte an, z.B. Ansprechpartner, zuständige Kontakte, verwandte Dokumente, ähnliche Mitteilungen, zugehörige Aufgaben und Termine oder auch weiterführende Links. Anwender kennen die Funktion bereits, z.B. von Amazon und anderen B2C-Portalen – ein must-have für jedes SharePoint Portal.
Über weitere Lösungen von Layer2 zur Integration von Fremddaten in SharePoint können zudem auch externe Informationen, etwa aus dem Dateisystem, Datenbanken oder ERP/CRM Systemen nahtlos in das SharePoint Wissensmanagement eingebunden werden.
Layer2 Suite international sehr erfolgreich
Die Lösung von Layer2 wurde in den letzten Jahren kontinuierlich verbessert und zunehmend auch international eingesetzt. Forester Research und Gartner bewerteten die SharePoint Erweiterung in entsprechenden Studien positiv im Vergleich zum Wettbewerb. Zu den Anwendern der Layer2 Knowledge Management Suite für SharePoint zählen u.a. Weltbank, das Fred Hutchinson Cancer Research Center, die Schleupen AG, Towers Watson, das Landesamt für Steuern und Finanzen des Freistaates Sachsen - aber auch mittelständische deutsche Unternehmen wie z.B. ERBE Elektromedizin GmbH oder KTR Kupplungstechnik GmbH. Die Layer2 Suite ist ein wichtiger Baustein des neuen SharePoint-basierten NATO Information Portals (NIP).
Zahlreiche SharePoint Dienstleister setzen die Lösung als Layer2 Implementierungs-Partner erfolgreich in Ihren Projekten ein. Bei Bedarf kann Layer2 Partner und Kunden mit Beratung sowie Leistungen im SharePoint Umfeld unterstützen.
Weitere Referenzen, detailliertere Informationen sowie einen kostenfreien Download finden Sie unter www.layer2.de.
Der Nutzen der in den Unternehmen bereits vorhandenen SharePoint Plattform kann dadurch erhöht und die Akzeptanz bei den Benutzern deutlich verbessert werden. Version 4 unterstützt jetzt zusätzlich Microsoft SharePoint Server 2016.
Informationen mit SharePoint schneller und präziser finden
Angesichts der in den Unternehmen rasch wachsenden Menge an Informationen stellt die schnelle und präzise Auffindbarkeit von Dokumenten und anderen Informationen zunehmend eine Herausforderung dar. Microsoft SharePoint setzt dabei standardmäßig auf die Klassifikation von Inhalten mit zentral verwalteten Metadaten, die sogenannten Taxonomien. Diese beinhalten z.B. Produkte und Leistungen des Unternehmens, oder auch Abteilungen, Niederlassungen usw. als Baumstruktur. Die Layer2 Knowledge Management Suite bietet an dieser Stelle zusätzlich weitere Vorteile.
Mit dem Layer2 Taxonomy Manager für SharePoint wird der out-of-the-box in SharePoint bereitgestellte Terminologiespeicher (Term Store) mit zusätzlichen Attributen wie z.B. Klassifikations-Regeln versehen. Außerdem werden Export, Import und Update von Term Sets verbessert sowie die Integration externer Systeme über den weit verbreiteten SKOS Standard ermöglicht. Beim manuellen Klassifizieren von Inhalten wie Listenelementen und Dokumenten mit Metadaten werden im Layer2 Tag Suggester für SharePoint automatisch Vorschläge angeboten, die auf den im Term Store zentral bereitgestellten Begriffen, optionalen Klassifikations-Regeln sowie den Eigenschaften, dem Kontext und den Dokumenten-Inhalten basieren. Auf die Inhalte wird dabei über die bereits installierten IFilter zugegriffen. So können neben den Microsoft Office Formaten, Bilddateien und Adobe PDF auch Inhalte anderer fachspezifischen Dateitypen wie z.B. Auto-CAD Dateien erschlossen werden. Damit ist es möglich, die Präzision und die Effektivität bei der Vergabe von Metadaten in SharePoint erheblich zu verbessern.
SharePoint Metadaten automatisch zuweisen
Listenelemente und Dokumente können vom Layer2 Auto Tagger für SharePoint auch komplett automatisch mit Metadaten versehen werden. Der Auto Tagger ist besonders hilfreich bei der initialen Verschlagwortung nach Inhalts-Migrationen auf SharePoint, aber auch im täglichen Betrieb. Metadaten können dabei im Hintergrund über ein Bulk-Tagging zugewiesen werden, oder auch automatisch in Real-Time, direkt beim Dokumenten-Upload durch den Anwender. Die Lösung verringert den redaktionellen Aufwand bei der Inhalts-Kategorisierung von vielen tausenden Dokumenten in SharePoint und hebt so die Akzeptanz und Begeisterung der Mitarbeiter für die neu eingeführte oder auch bereits vorhandene Plattform.
Automatischer Sachindex für SharePoint Portale
Mit dem Layer2 Tag Navigation Web Part für SharePoint kann die Baumstruktur der im Terminologiespeicher abgelegten Begriffe (Taxonomie) direkt zur portalweiten Inhalts-Navigation verwendet werden. Flexibel konfigurierbar wird auf die Profilseiten der Begriffe, auf Wiki-Seiten oder über die Suche direkt auf die mit dem Begriff versehene Inhalte verlinkt. Optional können zusätzliche Informationen wie die Beschreibung oder die Häufigkeit der verwendeten Begriffe angezeigt werden. Das Layer2 Tag Directory Web Part für SharePoint zeigt dagegen die i.d.R. hierarchische Unternehmens-Taxonomie in Form einer flachen Liste als A-Z Index bzw. Stichwortverzeichnis oder Glossar alphabetisch gruppiert auf Registern an. Kategorien und die zugehörigen Inhalte können so besonders schnell gefunden werden. Kein Fachbuch kommt heute ohne ein solches Schlagwort-Verzeichnis aus. Mit der Knowledge Management Suite ist diese Suchhilfe nun auch für SharePoint Portale verfügbar. „Ein navigierbares fachsprachliches Glossar kann den Mitarbeitern im Unternehmen dabei helfen, eine gemeinsame Sprache (Common Corporate Language) zu finden und auf dieser Basis vorhandenes Wissen wesentlich effektiver auszutauschen“, erläutert Produktmanager Frank Daske die Vorteile der Komponente.
Das Layer2 Tag Cloud Web Part für SharePoint stellt Metadaten hervorgehoben nach Ihrer Bedeutung bzw. Häufigkeit der Verwendung als Wortwolke dar. Tag Clouds bieten eine zusätzliche intuitive Navigation, die im Internet häufig verwendet, schnell verstanden und gern in SharePoint Projekten angewendet werden. Das Layer2 Related Content Web Part für SharePoint zeigt zum aktuellen Kontext des Anwenders automatisch verwandte Inhalte an, z.B. Ansprechpartner, zuständige Kontakte, verwandte Dokumente, ähnliche Mitteilungen, zugehörige Aufgaben und Termine oder auch weiterführende Links. Anwender kennen die Funktion bereits, z.B. von Amazon und anderen B2C-Portalen – ein must-have für jedes SharePoint Portal.
Über weitere Lösungen von Layer2 zur Integration von Fremddaten in SharePoint können zudem auch externe Informationen, etwa aus dem Dateisystem, Datenbanken oder ERP/CRM Systemen nahtlos in das SharePoint Wissensmanagement eingebunden werden.
Layer2 Suite international sehr erfolgreich
Die Lösung von Layer2 wurde in den letzten Jahren kontinuierlich verbessert und zunehmend auch international eingesetzt. Forester Research und Gartner bewerteten die SharePoint Erweiterung in entsprechenden Studien positiv im Vergleich zum Wettbewerb. Zu den Anwendern der Layer2 Knowledge Management Suite für SharePoint zählen u.a. Weltbank, das Fred Hutchinson Cancer Research Center, die Schleupen AG, Towers Watson, das Landesamt für Steuern und Finanzen des Freistaates Sachsen - aber auch mittelständische deutsche Unternehmen wie z.B. ERBE Elektromedizin GmbH oder KTR Kupplungstechnik GmbH. Die Layer2 Suite ist ein wichtiger Baustein des neuen SharePoint-basierten NATO Information Portals (NIP).
Zahlreiche SharePoint Dienstleister setzen die Lösung als Layer2 Implementierungs-Partner erfolgreich in Ihren Projekten ein. Bei Bedarf kann Layer2 Partner und Kunden mit Beratung sowie Leistungen im SharePoint Umfeld unterstützen.
Weitere Referenzen, detailliertere Informationen sowie einen kostenfreien Download finden Sie unter www.layer2.de.
