Landwirte sind nach den Vorgaben der Buchführung (Inventur, § 240 HGB sowie aus den §§ 140 und 141 Abgabenordnung) als auch aus der Viehverkehrsverordnung (VVVO) zur Führung eines aktuellen Bestandsverzeichnisses für die auf dem Hof befindlichen Tiere verpflichtet. Ein Verstoß kann zu "Nachteilen" bei der Betriebsprüfung (z. B. Schätzung) bzw. zu Abzügen bei der Betriebsprämie führen. Insbesondere die Erfassung und Pflege der Rinderbestandsdaten verursachen hohe Aufwände und Kosten, da der Verbleib jedes einzelnen Tieres von der Geburt bis zum Tod einwandfrei nachgewiesen werden muss. So wendet ein Rinder haltender Betrieb durchschnittlich mehr als vier Stunden monatlich für Verwaltungsaufgaben in der Tierhaltung auf. Für die Meldung von Bestandsveränderungen nutzen nahezu alle Rinderhalter regelmäßig das Herkunftssicherungs- und Informationssystem für Tiere (HIT) über das Internet. Ein wesentlicher Anteil entfällt dabei auf die Erfassung und Pflege der Tierbestandsdaten. Angesichts eines Gesamtbestands von bundesweit rund 13 Millionen Tieren bedeutet dies einen beachtlichen Arbeitsaufwand für deutsche Landwirte.
Mit dem Datenbankabruf und der automatisierten Verwendung der in der HI-Tier-Datenbank erfassten Informationen in der betrieblichen Buchführung können gleichzeitig verschiedene Belange wie beispielsweise Viehbericht, Nährstoffvergleich laut Düngeverordnung oder auch eine gezielte Unternehmensanalyse erfüllt werden. Es erübrigt sich damit die mehrfache Erfassung und inhaltliche Prüfung der Tierdaten für verschiedene Anforderungen. Die arbeitssparende Nutzung dieser Daten ist ein wichtiger Beitrag zur Minimierung des Verwaltungsaufwandes.
Mit der neuen Version der Buchführungssoftware ADNOVA finance ist seit September 2009 der automatische Bezug von Meldungen der HI-Tier-Datenbank möglich, was für die Betreuung landwirtschaftlicher Betriebe mit Rinderhaltung eine enorme Arbeitserleichterung und zusätzliche Sicherheit im Abgleich der Bestände bedeutet. Die Übernahme der HI-Tier-Daten erfolgt nahezu vollständig automatisiert. So wird sichergestellt, dass der aktuelle Rinderbestand stets mit den Daten der Buchführung übereinstimmt. Die Vorteile dieses Systems liegen auf der Hand: Durch die Übernahme der Tierdaten sowie der Bestandsveränderungen verkürzt sich bei zunehmender Buchungsautomatisierung die Bearbeitungszeit und es entstehen weniger Eingabefehler.
Dies gibt Sicherheit bei Betriebsprüfungen, da der gebuchte Rinderbestand stets mit denen über HIT gemeldeten Werten identisch ist. Auch betriebswirtschaftliche Kalkulationen auf Basis der aktuellen Daten werden ohne nennenswerten zusätzlichen Erfassungsaufwand möglich. Die Aktualität des Bestands ist gewährleistet. Auflagenbetriebe profitieren gleich doppelt von der neuen Funktionalität: Der Aufwand bei der Datenerfassung verringert sich, darüber hinaus können Plausibilitäts- und Ausschlussfehler im Rahmen des Rinderbestandes bei Auflagen- und Testbetrieben nahezu ausgeschlossen werden. Und stimmige Aufzeichnungen abgeleitet aus den Buchhaltungszahlen schützen vor Prämienkürzungen oder Rückforderungen.