Die Nutzungsmöglichkeiten und Ausprägungen der Anwendung „Finanzworkflow“ für die einzelnen Verbandsmitglieder des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) schreiten weiter voran. Dies wurde deutlich anlässlich des jetzt stattgefundenen Anwendertreffens, zu dem sich 45 Teilnehmer aus 27 Kommunen in Lemgo zum Informationsaustausch trafen.
Erweiterung der E-Rechnung
Manuel Dehne, Verfahrensbetreuer des Finanzworkflows im krz, stellte zu Beginn des Vormittags Britta Schlink als neue Mitarbeiterin im BPM-Team vor und hielt Revue über die seit dem letzten Treffen im April 2015 durchgeführten Aktivitäten: So konnten die Crossinx-Bestandskunden im Bereich E-Rechnungseingang erfolgreich auf das einheitliche ZUGFeRD-Format des Forums für elektronische Rechnung Deutschland umgestellt werden. Neun Kunden des krz haben sich bereits für die Nutzung des elektronischen Rechnungseingangs entschieden und sind damit sehr zufrieden. Erweitert wurde dieser Prozess nun dahingehend, dass die Kunden PDF-Rechnungen über die virtuelle Poststelle, ohne eine zusätzliche manuelle Scan-Tätigkeit, medienbruchfrei verarbeiten können. Auch das krz selbst ist als Rechnungsersteller „fit für die eRechnung“. Auf Wunsch der Kunden können die Rechnungen des Dienstleisters nun schon seit einem Jahr im elektronischen Format auf den Weg gebracht werden.
Generell besteht großes Interesse der Kommunen an Themen rund um den elektronischen Empfang von Rechnungen, sodass weitere Workshops im neuen Jahr hierzu geplant werden.
Metastorm BPM Update
Das zweite große Thema des Tages war die Umstellung von der jetzigen Metastorm BPM Version 7 auf Version 9. Manuel Dehne stellte hierbei die Neuerungen im BPM 9 Umfeld vor. So gehört neben der Single-Sign-On Möglichkeit auch die Unterstützung weiterer Browser zu den Highlights. Inhaltlich wurde die neue Version mit neuen Funktionalitäten angereichert: So können zukünftig neben der Rechnung auch Zusatzdokumente zu dem laufenden Vorgang hinzugefügt und die Kontierungsvorlage kann mit Angabe einer Kostenstelle für das Nebenbuch abgespeichert werden.
Den Fahrplan für die Umstellung auf die neue Version können die Kunden selbst mitbestimmen. Hierzu wurde im Nachgang ein Feedbackbogen an die Teilnehmer verschickt, um die Belange der einzelnen Häuser berücksichtigen zu können.
Nach der Kaffeepause, in der die Kunden die Möglichkeit hatten, sich untereinander auszutauschen, standen noch drei weitere Tagesordnungspunkte auf der Agenda.
Neue Module und Prozesse
Im Rahmen einer Live-Vorführung wurde das neue Berechnungs- und Bescheiddruckmodul für verschiedene Einnahmearten in der Vorverfahrenssimulation vorgestellt. Diese wurde speziell für einmalige, aber auch für wiederkehrende Rechnungstellungen an die Empfänger entwickelt. Zudem ist dieses Modul vollständig in die bestehenden Finanzworkflowabläufe integriert.
Eine weitere Neuprogrammierung stellt der Mittelantragsprozess dar. Hierbei geht es um die innerbetriebliche Mittelverschiebung und Genehmigung von über- und außerplanmäßigen Ausgaben. Zwei Kommunen testen aktuell unterschiedliche Varianten des Prozesses. Grundsätzlich steht allen Kommunen der Zugang offen. Über den Feedbackbogen können die Kommunen ihr Interesse an einer Vorstellung der Abläufe mitteilen.
Anschließend wurde zur Diskussion gestellt, wie zukünftig mit der Lieferscheinarchivierung (Papier) bei E-Rechnungen (digital) umgegangen werden soll. Durch die Möglichkeit, Zusatzdokumente im neuen Workflow hinzuzufügen, ist bereits ein Workaround verfügbar. Wie eine praktische prozessgestützte Verarbeitung aussehen mag, konnte an diesem Tag nur angerissen werden. Klar wurde jedoch, dass es viele Wege zu einer Lösung gibt und eine sinnvolle und akzeptierte Lösung nur zusammen mit den Anwendern gefunden werden kann.
Der letzte Punkt der Agenda betraf die Anbindung an das neue Finanzwesen. Über eine Individualprogrammierung kann ein ähnlicher Leistungsumfang angeboten werden wie er auch jetzt aktuell im Einsatz ist. Fehler bei der Übergabe der Daten werden dem Anwender voraussichtlich unmittelbar zurückgemeldet, da zukünftig direkt per Webservice und nicht mehr per Batchverarbeitung gebucht wird.
Resümee
Als Fazit des diesjährigen Anwendertreffens kann gezogen werden, dass das krz Lemgo seine maßgeschneiderten Lösungen stets auf dem aktuellsten Stand der Technik bereithält. Zudem können die Kunden des krz selbst einen großen Einfluss auf die zukünftige Weiterentwicklung der Workflowanwendungen nehmen und so die Prozesse nach ihren Wünschen und Bedürfnissen gestalten. Dafür sind die, in regelmäßigen Abständen stattfindenden, Infoveranstaltungen eine gute Plattform.
Erweiterung der E-Rechnung
Manuel Dehne, Verfahrensbetreuer des Finanzworkflows im krz, stellte zu Beginn des Vormittags Britta Schlink als neue Mitarbeiterin im BPM-Team vor und hielt Revue über die seit dem letzten Treffen im April 2015 durchgeführten Aktivitäten: So konnten die Crossinx-Bestandskunden im Bereich E-Rechnungseingang erfolgreich auf das einheitliche ZUGFeRD-Format des Forums für elektronische Rechnung Deutschland umgestellt werden. Neun Kunden des krz haben sich bereits für die Nutzung des elektronischen Rechnungseingangs entschieden und sind damit sehr zufrieden. Erweitert wurde dieser Prozess nun dahingehend, dass die Kunden PDF-Rechnungen über die virtuelle Poststelle, ohne eine zusätzliche manuelle Scan-Tätigkeit, medienbruchfrei verarbeiten können. Auch das krz selbst ist als Rechnungsersteller „fit für die eRechnung“. Auf Wunsch der Kunden können die Rechnungen des Dienstleisters nun schon seit einem Jahr im elektronischen Format auf den Weg gebracht werden.
Generell besteht großes Interesse der Kommunen an Themen rund um den elektronischen Empfang von Rechnungen, sodass weitere Workshops im neuen Jahr hierzu geplant werden.
Metastorm BPM Update
Das zweite große Thema des Tages war die Umstellung von der jetzigen Metastorm BPM Version 7 auf Version 9. Manuel Dehne stellte hierbei die Neuerungen im BPM 9 Umfeld vor. So gehört neben der Single-Sign-On Möglichkeit auch die Unterstützung weiterer Browser zu den Highlights. Inhaltlich wurde die neue Version mit neuen Funktionalitäten angereichert: So können zukünftig neben der Rechnung auch Zusatzdokumente zu dem laufenden Vorgang hinzugefügt und die Kontierungsvorlage kann mit Angabe einer Kostenstelle für das Nebenbuch abgespeichert werden.
Den Fahrplan für die Umstellung auf die neue Version können die Kunden selbst mitbestimmen. Hierzu wurde im Nachgang ein Feedbackbogen an die Teilnehmer verschickt, um die Belange der einzelnen Häuser berücksichtigen zu können.
Nach der Kaffeepause, in der die Kunden die Möglichkeit hatten, sich untereinander auszutauschen, standen noch drei weitere Tagesordnungspunkte auf der Agenda.
Neue Module und Prozesse
Im Rahmen einer Live-Vorführung wurde das neue Berechnungs- und Bescheiddruckmodul für verschiedene Einnahmearten in der Vorverfahrenssimulation vorgestellt. Diese wurde speziell für einmalige, aber auch für wiederkehrende Rechnungstellungen an die Empfänger entwickelt. Zudem ist dieses Modul vollständig in die bestehenden Finanzworkflowabläufe integriert.
Eine weitere Neuprogrammierung stellt der Mittelantragsprozess dar. Hierbei geht es um die innerbetriebliche Mittelverschiebung und Genehmigung von über- und außerplanmäßigen Ausgaben. Zwei Kommunen testen aktuell unterschiedliche Varianten des Prozesses. Grundsätzlich steht allen Kommunen der Zugang offen. Über den Feedbackbogen können die Kommunen ihr Interesse an einer Vorstellung der Abläufe mitteilen.
Anschließend wurde zur Diskussion gestellt, wie zukünftig mit der Lieferscheinarchivierung (Papier) bei E-Rechnungen (digital) umgegangen werden soll. Durch die Möglichkeit, Zusatzdokumente im neuen Workflow hinzuzufügen, ist bereits ein Workaround verfügbar. Wie eine praktische prozessgestützte Verarbeitung aussehen mag, konnte an diesem Tag nur angerissen werden. Klar wurde jedoch, dass es viele Wege zu einer Lösung gibt und eine sinnvolle und akzeptierte Lösung nur zusammen mit den Anwendern gefunden werden kann.
Der letzte Punkt der Agenda betraf die Anbindung an das neue Finanzwesen. Über eine Individualprogrammierung kann ein ähnlicher Leistungsumfang angeboten werden wie er auch jetzt aktuell im Einsatz ist. Fehler bei der Übergabe der Daten werden dem Anwender voraussichtlich unmittelbar zurückgemeldet, da zukünftig direkt per Webservice und nicht mehr per Batchverarbeitung gebucht wird.
Resümee
Als Fazit des diesjährigen Anwendertreffens kann gezogen werden, dass das krz Lemgo seine maßgeschneiderten Lösungen stets auf dem aktuellsten Stand der Technik bereithält. Zudem können die Kunden des krz selbst einen großen Einfluss auf die zukünftige Weiterentwicklung der Workflowanwendungen nehmen und so die Prozesse nach ihren Wünschen und Bedürfnissen gestalten. Dafür sind die, in regelmäßigen Abständen stattfindenden, Infoveranstaltungen eine gute Plattform.
