Warum stellen sich bei vielen SharePoint-Projekten nicht die gewünschten Effizienzgewinne ein? Die IPI GmbH, Lichtenau, hat eine Liste von Gründen zusammengestellt, woran SharePoint-Projekte scheitern. Die Informationsplattform wird nach Erfahrung des Unternehmens in vielen Unternehmen schnell inkonsistent, unüberschaubar und für die Anwender unverständlich. Speziell der organisatorische Projektanteil wird im Vorfeld einer SharePoint-Implementierung stark unterschätzt. "Es ist wichtig, dass die SharePoint-Technologie zwar den Anwendern den notwendigen Spielraum und die Funktionen bietet, damit diese auch ohne IT-Unterstützung schnell auf neue Anforderungen reagieren können. Zugleich muss die SharePoint-Umgebung aber auch insgesamt überschaubar, steuerbar und beherrschbar bleiben", sagt IPI-Geschäftsführer Roland Klein. "SharePoint bietet nicht automatisch durch die bloße Installation und technische Bereitstellung eine Lösung für diese grundlegende Herausforderung. Das System muss gezielt geplant und konzipiert werden. Insbesondere muss ein SharePoint-Projekt auch als Mittel verstanden werden, die Kommunikations- und Informationsstrukturen im Unternehmen abzubilden und zu optimieren."
IPI ist seit 2002 ausschließlich auf SharePoint-Projekte und Lösungen spezialisiert. Immer wieder findet das Unternehmen bei Interessenten gescheiterte SharePoint-Projekte vor, die von grundauf erneuert werden müssen. Bei einem Resümee aus den vergangenen drei Jahren gehören die folgenden fünf Fehler zu den typischen Gründen für das Scheitern:
1) Beschränkung auf technische Bereitstellung
Für viele SharePoint-Projekte übernimmt die IT-Abteilung das Projektmanagement und implementiert die Plattform, ohne dabei die Fachbereiche oder die Unternehmenskommunikation einzubeziehen. Das SharePoint-Projekt erfährt in diesen Fällen keinerlei oder nur wenig Unterstützung durch die Unternehmensführung. Als Konsequenz erfolgt keine Abstimmung zwischen der Unternehmens- und der SharePoint-Strategie, weshalb das Projekt nichts zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen kann. Aufgrund des fehlenden Inputs der Fachbereiche können Arbeitsprozesse kaum sinnvoll unterstützt werden.
2) Ungesteuertes Wachstum von Collaboration-Sites
Die Vorteile des SharePoints in Bezug auf die Möglichkeiten als Plattform für Informationen und Zusammenarbeit ziehen es nach sich, dass viele Anwender sich ihre Anwendungen selbst konfigurieren. Dadurch entsteht ein Wildwuchs, der vom Management nicht zu kontrollieren ist. Die Navigation zu den Team-Sites ist in den meisten Fällen undurchsichtig oder existiert im schlimmsten Fall gar nicht. Diese Situation entsteht häufig aus der Annahme heraus, Social Computing und Collaboration machten eine Steuerung der Plattform überflüssig.
3) Publishing und Collaboration werden nicht sauber getrennt
Das Veröffentlichen von Informationen ("Publishing") und das Zusammenarbeiten im SharePoint ("Collaboration") sind grundsätzlich zwei verschiedene Dinge. Den Nutzern sollte ein einheitliches Arbeiten ermöglicht werden, ohne dabei die Trennung von Publishing und Collaboration zu vernachlässigen, da grundlegend unterschiedliche Informationscharakteristika zugrundeliegen. Weil SharePoint den Anwendern viele Möglichkeiten bietet, Informationen bereitzustellen, entstehen auf den Team-Sites unkontrolliert zahlreiche öffentliche Informationssammlungen. Durch die steigende Anzahl an "heimlichen Intranets" wird es für die Nutzer dann immer schwieriger, im SharePoint relevante Informationen zu recherchieren.
4) Fehleinschätzung von SharePoint als "intuitivem" Produkt "out of the box"
Viele Verantwortliche für SharePoint-Projekte sehen in der SharePoint-Technologie fälschlicherweise ein Produkt, welches man intuitiv bedienen kann. Die Folge: Die Anwender werden für die Zusammenarbeit via SharePoint nicht geschult und ungeschulte Anwender steuern zudem die Berechtigungen weiterer Nutzer. Insbesondere die User-Experience und auch das Intranet selbst werden nicht geplant. Daraus resultiert, dass sich typische Projektziele wie Zeitersparnis bei Recherchen sowie der Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis nicht wie erwartet umsetzen lassen.
5) Collaboration-Planung ohne Business-Use-Cases
Wird die SharePoint-Technologie in einem Unternehmen eingeführt, fehlt häufig ein Szenario bei der Umsetzung. Vielmehr wird spontan drauflos experimentiert mit Aufgabenstellungen wie "Wir machen mal ein Wiki". Relevant wäre es hingegen, die Funktionalitäten des SharePoints gezielt dort zu nutzen, wo im Wissensentstehungsprozess noch technische Unterstützung fehlt oder mangelhaft ausgebildet ist. Der Zusammenarbeit innerhalb von SharePoint wird in vielen Unternehmen jedoch - in bester Absicht - freien Lauf gelassen, indem den Anwendern die Standard-Teamsite-Templates zur Verfügung gestellt werden. Dabei steht dann leider häufig nicht im Fokus, ob die Prozesse, das Knowhow und die Zusammenarbeitskultur zueinander passen.
IPI ist seit 2002 ausschließlich auf SharePoint-Projekte und Lösungen spezialisiert. Immer wieder findet das Unternehmen bei Interessenten gescheiterte SharePoint-Projekte vor, die von grundauf erneuert werden müssen. Bei einem Resümee aus den vergangenen drei Jahren gehören die folgenden fünf Fehler zu den typischen Gründen für das Scheitern:
1) Beschränkung auf technische Bereitstellung
Für viele SharePoint-Projekte übernimmt die IT-Abteilung das Projektmanagement und implementiert die Plattform, ohne dabei die Fachbereiche oder die Unternehmenskommunikation einzubeziehen. Das SharePoint-Projekt erfährt in diesen Fällen keinerlei oder nur wenig Unterstützung durch die Unternehmensführung. Als Konsequenz erfolgt keine Abstimmung zwischen der Unternehmens- und der SharePoint-Strategie, weshalb das Projekt nichts zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen kann. Aufgrund des fehlenden Inputs der Fachbereiche können Arbeitsprozesse kaum sinnvoll unterstützt werden.
2) Ungesteuertes Wachstum von Collaboration-Sites
Die Vorteile des SharePoints in Bezug auf die Möglichkeiten als Plattform für Informationen und Zusammenarbeit ziehen es nach sich, dass viele Anwender sich ihre Anwendungen selbst konfigurieren. Dadurch entsteht ein Wildwuchs, der vom Management nicht zu kontrollieren ist. Die Navigation zu den Team-Sites ist in den meisten Fällen undurchsichtig oder existiert im schlimmsten Fall gar nicht. Diese Situation entsteht häufig aus der Annahme heraus, Social Computing und Collaboration machten eine Steuerung der Plattform überflüssig.
3) Publishing und Collaboration werden nicht sauber getrennt
Das Veröffentlichen von Informationen ("Publishing") und das Zusammenarbeiten im SharePoint ("Collaboration") sind grundsätzlich zwei verschiedene Dinge. Den Nutzern sollte ein einheitliches Arbeiten ermöglicht werden, ohne dabei die Trennung von Publishing und Collaboration zu vernachlässigen, da grundlegend unterschiedliche Informationscharakteristika zugrundeliegen. Weil SharePoint den Anwendern viele Möglichkeiten bietet, Informationen bereitzustellen, entstehen auf den Team-Sites unkontrolliert zahlreiche öffentliche Informationssammlungen. Durch die steigende Anzahl an "heimlichen Intranets" wird es für die Nutzer dann immer schwieriger, im SharePoint relevante Informationen zu recherchieren.
4) Fehleinschätzung von SharePoint als "intuitivem" Produkt "out of the box"
Viele Verantwortliche für SharePoint-Projekte sehen in der SharePoint-Technologie fälschlicherweise ein Produkt, welches man intuitiv bedienen kann. Die Folge: Die Anwender werden für die Zusammenarbeit via SharePoint nicht geschult und ungeschulte Anwender steuern zudem die Berechtigungen weiterer Nutzer. Insbesondere die User-Experience und auch das Intranet selbst werden nicht geplant. Daraus resultiert, dass sich typische Projektziele wie Zeitersparnis bei Recherchen sowie der Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis nicht wie erwartet umsetzen lassen.
5) Collaboration-Planung ohne Business-Use-Cases
Wird die SharePoint-Technologie in einem Unternehmen eingeführt, fehlt häufig ein Szenario bei der Umsetzung. Vielmehr wird spontan drauflos experimentiert mit Aufgabenstellungen wie "Wir machen mal ein Wiki". Relevant wäre es hingegen, die Funktionalitäten des SharePoints gezielt dort zu nutzen, wo im Wissensentstehungsprozess noch technische Unterstützung fehlt oder mangelhaft ausgebildet ist. Der Zusammenarbeit innerhalb von SharePoint wird in vielen Unternehmen jedoch - in bester Absicht - freien Lauf gelassen, indem den Anwendern die Standard-Teamsite-Templates zur Verfügung gestellt werden. Dabei steht dann leider häufig nicht im Fokus, ob die Prozesse, das Knowhow und die Zusammenarbeitskultur zueinander passen.
