Die Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21) ist ein integriertes Energieversorgungsunternehmen für die Sparten Strom, Gas, Wasser und Energieeffizienzdienstleistungen in und um Dortmund. Die DEW21 nutzt für die Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse das Branchenmodul IS-U der SAP SE und ist ein langjähriger Beratungs- und AddOn-Kunde der Intense AG.
Hoher manueller Aufwand in der Bearbeitung mit dem SAP Standard führte zum Wunsch nach einer Optimierung
Die manuelle Prüfung reklamierter Netznutzungsrechnungen ist für viele Energieversorgungsunternehmen ein aufwändiger Prozess, der umfangreiche Mitarbeiterressourcen bindet. Zusätzliche sah sich DEW21 mit der Einführung der zählpunktscharfen Mehr-/Mindermengenabrechnung (MeMi) im April 2016 mit einer Verdoppelung der zu versendenden Rechnungen konfrontiert. Die DEW21 rechnete mit einer etwa gleich hohen Reklamationsquote für MeMi-Belege wie für Netznutzungsbelege sowie mit Unsicherheiten bei den Marktpartnern im Rahmen der Anlaufphase des neuen Prozesses. Daher ging DEW21 davon aus, dass sich die Anzahl eingehender REMADV entsprechend signifikant erhöhen wird und entschied sich für einen toolgestützten Lösungsansatz.
Monitoring und effiziente Bearbeitung von negativen REMADV mit der Intense Reklamations Management Solution (RMS)
Reklamierte INVOIC bedeuten für Netzbetreiber zunächst Liquiditätseinbußen. Hinzukommt, dass nicht alle Reklamationen eines Lieferanten auch berechtigt sind. Zur Bearbeitung erhaltener Reklamationen führte DEW21 bereits 2008 das RMS ein. Neben umfangreichen Selektionsmöglichkeiten, eine übersichtliche Listendarstellung bietet das RMS zahlreiche Bearbeitungsfunktionen. Dies sind bspw. das Setzen eines Bearbeitungsstatus, Kommentar-, Wiedervorlage- und Dispatchingfunktionen sowie eine automatisierte Verarbeitung bereits stornierter oder bereits ausgeglichener Rechnungsbelege.
Um mit der AddOn-Lösung RMS nun auch Reklamationen zu Mehr-/ Mindermengenabrechnungen (MeMi) bearbeiten zu können, wurde der RMS-Funktionsumfang erweitert. Neben einer Verknüpfung zur Lösung MeMi2015+ der SAP SE stehen zur Bearbeitung relevante Daten zum Mehr-/Mindermengenzeitraum, -datum und -preisen sowie das Wiederverkäuferkennzeichen direkt in der ALV-Listenansicht zur Verfügung. Über das Kontextmenü können MeMi-Belege direkt storniert und die jeweiligen Klärfälle angezeigt werden, was zu einer beschleunigten Bearbeitung führt.
„Wir schätzen das RMS wegen der übersichtlichen Darstellung im Vergleich zum SAP-Standard. Wir haben alle relevanten Informationen auf einem Bildschirm und können durch die Vorwärtsnavigation in alle relevanten Transaktionen und Prozesse abspringen. Die debitorische Rückkopplung erlaubt uns zum anderen reklamierte Rechnungen, die allerdings bereits bezahlt wurden, automatisch abzuschließen.
Mehrere Mitarbeiter arbeiten bei uns die reklamierten Rechnungen im Hause ab. Ein enormer Zeitvorteil stellt hier die Dispatching-Funktion des RMS dar. Sie verhindert, dass Belege doppelt bearbeitet werden oder gar verheerender, dass diese Belege gar nicht bearbeitet werden würden. Dieses Vorgehen hat uns bei der Einführung der Mehr-/Mindermengen-Prozesse sehr geholfen.“, so Bernd Gutsch, Prozessexperte Datenaustausch, Kontokorrent und zentrales Monitoring.
Neben der DEW21 haben sich auch weitere Kunden der Intense AG für die Erweiterung der RMS-Lösung um die neuen MeMi-Funktionalitäten entschieden. „Die Einführung der zählpunktscharfen MeMi führt zu einer hohen Transparenz zwischen Netzbetreibern und Lieferanten hinsichtlich der relevanten Abrechnungs- und Bilanzierungszeiträume sowie der jeweiligen Mengen. Abweichende Vertragszeiträume, fehlerhafte oder unvollständige Bilanzierung oder auch falsche Mehr-/Mindermengenpreise führen, gerade in der Anfangszeit, zu zahlreichen Reklamationen seitens der Lieferanten. Hier den Überblick zu behalten, schnell und in Masse die Reklamationen bewerten, bilateral klären oder in Masse stornieren zu können, ist ein entscheidender Vorteil für die An-wender der RMS-Lösung. Neben allen relevanten Stamm- und Bewegungsdaten sind im RMS auf einen Blick alle Reklamationsgründe zu einem Avis sichtbar. Die Kommentarfunktion ermöglicht Bearbeitungsvermerke bei nicht fallabschließender Bearbeitung. Und über die integrierte Excel-Schnittstelle können alle bilateral zu klärenden Fälle eines Lieferanten exportiert und mit entsprechenden Vermerken zur Klärung an den jeweiligen Lieferanten versendet werden.“, berichtet Stefan Riedel, Senior Consultant und Hauptansprechpartner für das RMS.
Hoher manueller Aufwand in der Bearbeitung mit dem SAP Standard führte zum Wunsch nach einer Optimierung
Die manuelle Prüfung reklamierter Netznutzungsrechnungen ist für viele Energieversorgungsunternehmen ein aufwändiger Prozess, der umfangreiche Mitarbeiterressourcen bindet. Zusätzliche sah sich DEW21 mit der Einführung der zählpunktscharfen Mehr-/Mindermengenabrechnung (MeMi) im April 2016 mit einer Verdoppelung der zu versendenden Rechnungen konfrontiert. Die DEW21 rechnete mit einer etwa gleich hohen Reklamationsquote für MeMi-Belege wie für Netznutzungsbelege sowie mit Unsicherheiten bei den Marktpartnern im Rahmen der Anlaufphase des neuen Prozesses. Daher ging DEW21 davon aus, dass sich die Anzahl eingehender REMADV entsprechend signifikant erhöhen wird und entschied sich für einen toolgestützten Lösungsansatz.
Monitoring und effiziente Bearbeitung von negativen REMADV mit der Intense Reklamations Management Solution (RMS)
Reklamierte INVOIC bedeuten für Netzbetreiber zunächst Liquiditätseinbußen. Hinzukommt, dass nicht alle Reklamationen eines Lieferanten auch berechtigt sind. Zur Bearbeitung erhaltener Reklamationen führte DEW21 bereits 2008 das RMS ein. Neben umfangreichen Selektionsmöglichkeiten, eine übersichtliche Listendarstellung bietet das RMS zahlreiche Bearbeitungsfunktionen. Dies sind bspw. das Setzen eines Bearbeitungsstatus, Kommentar-, Wiedervorlage- und Dispatchingfunktionen sowie eine automatisierte Verarbeitung bereits stornierter oder bereits ausgeglichener Rechnungsbelege.
Um mit der AddOn-Lösung RMS nun auch Reklamationen zu Mehr-/ Mindermengenabrechnungen (MeMi) bearbeiten zu können, wurde der RMS-Funktionsumfang erweitert. Neben einer Verknüpfung zur Lösung MeMi2015+ der SAP SE stehen zur Bearbeitung relevante Daten zum Mehr-/Mindermengenzeitraum, -datum und -preisen sowie das Wiederverkäuferkennzeichen direkt in der ALV-Listenansicht zur Verfügung. Über das Kontextmenü können MeMi-Belege direkt storniert und die jeweiligen Klärfälle angezeigt werden, was zu einer beschleunigten Bearbeitung führt.
„Wir schätzen das RMS wegen der übersichtlichen Darstellung im Vergleich zum SAP-Standard. Wir haben alle relevanten Informationen auf einem Bildschirm und können durch die Vorwärtsnavigation in alle relevanten Transaktionen und Prozesse abspringen. Die debitorische Rückkopplung erlaubt uns zum anderen reklamierte Rechnungen, die allerdings bereits bezahlt wurden, automatisch abzuschließen.
Mehrere Mitarbeiter arbeiten bei uns die reklamierten Rechnungen im Hause ab. Ein enormer Zeitvorteil stellt hier die Dispatching-Funktion des RMS dar. Sie verhindert, dass Belege doppelt bearbeitet werden oder gar verheerender, dass diese Belege gar nicht bearbeitet werden würden. Dieses Vorgehen hat uns bei der Einführung der Mehr-/Mindermengen-Prozesse sehr geholfen.“, so Bernd Gutsch, Prozessexperte Datenaustausch, Kontokorrent und zentrales Monitoring.
Neben der DEW21 haben sich auch weitere Kunden der Intense AG für die Erweiterung der RMS-Lösung um die neuen MeMi-Funktionalitäten entschieden. „Die Einführung der zählpunktscharfen MeMi führt zu einer hohen Transparenz zwischen Netzbetreibern und Lieferanten hinsichtlich der relevanten Abrechnungs- und Bilanzierungszeiträume sowie der jeweiligen Mengen. Abweichende Vertragszeiträume, fehlerhafte oder unvollständige Bilanzierung oder auch falsche Mehr-/Mindermengenpreise führen, gerade in der Anfangszeit, zu zahlreichen Reklamationen seitens der Lieferanten. Hier den Überblick zu behalten, schnell und in Masse die Reklamationen bewerten, bilateral klären oder in Masse stornieren zu können, ist ein entscheidender Vorteil für die An-wender der RMS-Lösung. Neben allen relevanten Stamm- und Bewegungsdaten sind im RMS auf einen Blick alle Reklamationsgründe zu einem Avis sichtbar. Die Kommentarfunktion ermöglicht Bearbeitungsvermerke bei nicht fallabschließender Bearbeitung. Und über die integrierte Excel-Schnittstelle können alle bilateral zu klärenden Fälle eines Lieferanten exportiert und mit entsprechenden Vermerken zur Klärung an den jeweiligen Lieferanten versendet werden.“, berichtet Stefan Riedel, Senior Consultant und Hauptansprechpartner für das RMS.
