Einfache Dokumentenerstellung bzw. Output-Management in SAP mit inPuncto-Add-ons

Mit der Output-Management-Zusatzsoftware von inPuncto lassen sich Microsoft Word-Dokumente mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen. Die Vorlagenverwaltung für das Output-Management findet dabei komplett in SAP statt und nicht in Microsoft oder lokal! Das Besondere: Vorlagen können (z.B. für Übersetzungen) ohne SAP-Integration exportiert und unabhängig davon bearbeitet oder optimiert werden und erst nachträglich wieder im SAP-System gespeichert werden.

1. Initiierung der Dokumentenerstellung
   Startpunkt ist ein beliebiges Business-Objekt, aus dessen Kontext später verschiedene Dokumentvorlagen für das Output-Management aufgerufen werden können. Mittels Funktionsbausteine werden repräsentative Datensätzen aus SAP bereitgestellt, wie z.B. Objekte aus HCM (Personalnummern, Namen, Adressen etc.)
   
2. Vorlagenerstellung
   Mit dem inPuncto Add-on biz²OfficeForms können die Vorlagen dann mit der gewohnten Microsoft-Word-Oberfläche erstellt werden. Formularelemente und deren Datensätze lassen sich bequem per Drag&Drop einfügen, Textbausteine (z.B. für Anschreiben) können individuell modelliert und mit Regeln versehen werden und Tabellen lassen sich mit aktuellen Daten aus SAP befüllen. Dank „WYSIWYG“ (what-you-see-is-what-you-get) kann jederzeit überprüft werden, wie das fertige Dokument aussehen wird.
   
3. Vorlagenmanagement
   Die Word-Vorlage wird als veränderbare Word-Datei in SAP gespeichert. Da die Vorlagenverwaltung für das Output-Management komplett dort stattfindet hat das für die Benutzer den Vorteil, dass die Vorlagen für die Dokumentenerzeugung jederzeit auf dem aktuellsten Stand sind. Die Vorlagen lassen sich aber auch ohne SAP-Integration exportieren, unabhängig bearbeiten/optimieren und erst danach wieder im SAP-System speichern.
   
4. Dokumentenerstellung
   Für die Dokumentenerzeugung werden die Vorlagen samt SAP-Daten an den inPuncto-Client biz²OfficeForms gesendet, wo dann auch die eigentliche Dokumentenerzeugung stattfindet, da dort die Parameter der Vorlage mit den Daten aus SAP gefüllt werden.
   
5. Dokumentenverwaltung
   Die so erzeugten Dokumente können jederzeit ergänzt oder geändert werden, da die Vorlagenverwaltung für das Output-Management in SAP stattfindet. Erst bei der Finalisierung in biz²OfficeForms werden PDFs erstellt, die dann z.B. per E-Mail verschickt und über weitere inPuncto-Software revisionssicher archiviert werden können.

Die inPuncto-Software für die Dokumentenerstellung in SAP lässt sich besonders gut dort einsetzen, wo viele datenbasierte Dokumente erstellt werden müssen. Das betrifft vor allem den Personalbereich (Arbeitsverträge, Arbeitsbescheinigungen, Arbeitszeugnisse, Mitarbeiteranschreiben, Freigaben von Urlaubs- und Reiseanträgen, Prämienanschreiben etc.) oder das Student-Lifecircle-Management (individueller Studienverlauf von Studierenden anhand kontextbezogener Inhalte). Aber auch zur Erzeugung von Anschreiben, Formularen, Reports, Angeboten, Lieferscheinen, Preislisten und Vertragsdokumenten lässt sich die Zusatzsoftware von inPuncto für das Output-Management gewinnbringend einsetzen, da einmal erstellte Vorlagen in SAP gespeichert werden und alle Beteiligten jederzeit darauf zugreifen und diese entsprechend bearbeiten können.