Der Leitfaden des Bundesversicherungsamtes (BVA) zur Langzeitspeicherung elektronischer Daten beschreibt die Anforderungen an eine elektronische Archivierung. Vor diesem Hintergund haben OpenLimit und InovoO ihre Technologien gebündelt und gemeinsam mit itsc eine integrierte Lösung zur rechtskonformen E-Mail-Archivierung für Krankenkassen entwickelt. Diese verfügt über eine direkte Anbindung an das Kernsystem iskv_21c. Für Kassen ein nicht unerheblicher Vorteil – denn so ist eine Weiterverarbeitung oder auch der Zugriff auf bereits archivierte Mails direkt und ohne Medienbrüche möglich.
Modulare Lösung durch moderne Client-Server-Architektur
Basis der Lösung ist eine moderne Client-Server-Architektur: Dazu wurden die bestehenden Sachbearbeiter-Arbeitsplätze um ein Outlook-Plug-In erweitert.
Mit diesem können per Knopfdruck E-Mails
• klassifiziert,
• auf relevante Inhalte wie bspw. Kunden- oder Versicherungsnummer durchsucht und diese Informationen extrahiert,
• auf nicht zusammenhängende und im Dokument verteilte Informationen durchsucht, diese sicher erkannt,
• inkl. der Anhänge in das Archivformat PDF/A konvertiert und
• qualifiziert elektronisch signiert
• an das Archivsystem übergeben werden.
Die extrahierten Daten können genutzt werden, um direkt aus Outlook heraus Informationen zur Aufgabenerstellung und -steuerung an iskv_21c zu übergeben sowie Kontakthistorieneinträge zu generieren. Die benötigten Server-basierten Funktionen werden per Webservice aufgerufen.
Ergänzend zum individuellen Aufruf aus Outlook stehen alle Funktionen optional auch im Batch zur Verfügung, sodass sich die Lösung ebenfalls zur „Dunkelverarbeitung“ eignet. E-Mails aus persönlichen und zentralen Mailboxen können automatisch und zuverlässig in die Unternehmensarchivierung integriert werden. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aufbewahrungsform kommt die integrierte Lösung von OpenLimit und InovoO zum Einsatz.
Rechtsichere Nachvollziehbarkeit
Mit dieser gemeinschaftlichen Lösung kann die Beweiskraft in Form der Integrität und Authentizität aller archivierten Daten sichergestellt werden. Im Bedarfsfall können alle archivierten Inhalte zu einem beliebigen Zeitpunkt vor Gericht entsprechend den Anforderungen des BVA dargelegt werden.
„Unsere bestehende Infrastruktur konnte flexibel um diese integrierte Lösung erweitert werden. Damit können wir unseren Kunden eine einfach zu nutzende, leistungsfähige und modular aufgebaute rechtskonforme Archivierungslösung On-Demand anbieten.“
Carsten Dominik, Produktmanager, itsc
„Die Einbindung unserer Technologien zur sicheren Identifikation/Authentisierung sowie Kommunikation in InovoOs leistungsstarke Lösung zur E-Mail Archivierung gewährleistet den angeschlossenen Krankenkassen eine rechtskonforme und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung“, ergänzt OpenLimit Chief Commercial Officer Maik Pogoda. „NOVO Mail und die Sicherheitstechnologien der OpenLimit ergänzen sich optimal.“
Maik Pogoda, CCO, OpenLimit
„Die integrierte Lösung von OpenLimit und InovoO erzeugt Vorteile im gesamten E-Mail sowie Input Management“, erklärt Thomas Schneider, CEO der InovoO. „Damit bieten wir eine innovative und flexibel integrierbare Lösung für den Auf- und Ausbau rechtssicherer, digitaler Kundenarchive“.
Thomas Schneider, CEO, InovoO
Modulare Lösung durch moderne Client-Server-Architektur
Basis der Lösung ist eine moderne Client-Server-Architektur: Dazu wurden die bestehenden Sachbearbeiter-Arbeitsplätze um ein Outlook-Plug-In erweitert.
Mit diesem können per Knopfdruck E-Mails
• klassifiziert,
• auf relevante Inhalte wie bspw. Kunden- oder Versicherungsnummer durchsucht und diese Informationen extrahiert,
• auf nicht zusammenhängende und im Dokument verteilte Informationen durchsucht, diese sicher erkannt,
• inkl. der Anhänge in das Archivformat PDF/A konvertiert und
• qualifiziert elektronisch signiert
• an das Archivsystem übergeben werden.
Die extrahierten Daten können genutzt werden, um direkt aus Outlook heraus Informationen zur Aufgabenerstellung und -steuerung an iskv_21c zu übergeben sowie Kontakthistorieneinträge zu generieren. Die benötigten Server-basierten Funktionen werden per Webservice aufgerufen.
Ergänzend zum individuellen Aufruf aus Outlook stehen alle Funktionen optional auch im Batch zur Verfügung, sodass sich die Lösung ebenfalls zur „Dunkelverarbeitung“ eignet. E-Mails aus persönlichen und zentralen Mailboxen können automatisch und zuverlässig in die Unternehmensarchivierung integriert werden. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aufbewahrungsform kommt die integrierte Lösung von OpenLimit und InovoO zum Einsatz.
Rechtsichere Nachvollziehbarkeit
Mit dieser gemeinschaftlichen Lösung kann die Beweiskraft in Form der Integrität und Authentizität aller archivierten Daten sichergestellt werden. Im Bedarfsfall können alle archivierten Inhalte zu einem beliebigen Zeitpunkt vor Gericht entsprechend den Anforderungen des BVA dargelegt werden.
„Unsere bestehende Infrastruktur konnte flexibel um diese integrierte Lösung erweitert werden. Damit können wir unseren Kunden eine einfach zu nutzende, leistungsfähige und modular aufgebaute rechtskonforme Archivierungslösung On-Demand anbieten.“
Carsten Dominik, Produktmanager, itsc
„Die Einbindung unserer Technologien zur sicheren Identifikation/Authentisierung sowie Kommunikation in InovoOs leistungsstarke Lösung zur E-Mail Archivierung gewährleistet den angeschlossenen Krankenkassen eine rechtskonforme und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung“, ergänzt OpenLimit Chief Commercial Officer Maik Pogoda. „NOVO Mail und die Sicherheitstechnologien der OpenLimit ergänzen sich optimal.“
Maik Pogoda, CCO, OpenLimit
„Die integrierte Lösung von OpenLimit und InovoO erzeugt Vorteile im gesamten E-Mail sowie Input Management“, erklärt Thomas Schneider, CEO der InovoO. „Damit bieten wir eine innovative und flexibel integrierbare Lösung für den Auf- und Ausbau rechtssicherer, digitaler Kundenarchive“.
Thomas Schneider, CEO, InovoO
