Arcplace Scan Center digitalisiert Papierrechnungen
Um den Rechnungsworkflow zu beschleunigen und Kosten zu senken, hat die Schweizer Elektroinstallationsgruppe swisspro mit Unterstützung von Arcplace erfolgreich eine Komplettlösung zur Digitalisierung und Automatisierung der bisher papierbasierten Verarbeitungsprozesse eingeführt. Im Rahmen dieser Lösung nutzt swisspro auch die Services des Arcplace Scan Centers. Die Kreditorenrechnungen werden im Arcplace Scan Center digitalisiert, die Rechnungsinformationen extrahiert und mit den Stammdaten abgeglichen. Die digitalisierten Rechnungen werden anschliessend durch die Applikation Basware automatisch zur Überprüfung und Freigabe im Unternehmen verteilt und nach der Genehmigung und Bezahlung revisionssicher digital archiviert. «Durch den Einsatz des Scan Services müssen wir weder inhouse eine Scan-Infrastruktur aufbauen und kostspielig à jour halten, noch werden personelle Ressourcen gebunden. Wir senden unsere Kreditorenrechnungen einfach ein und haben kurz darauf die perfekt aufbereiteten und validierten elektronischen Dokumente auf unserem Server», erklärt David Hess, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei swisspro.
Schnellere Durchlaufzeiten und tiefere Kosten
Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung konnte die Durchlaufzeit pro Rechnung markant verkürzt werden. Die Mitarbeitenden der Buchhaltung werden stark entlastet und auch die Fehlerquote konnte gesenkt werden, da Kosten präziser zugeordnet werden können und kaum noch manuelle Eingabefehler auftreten. Der aktuelle Stand der Kreditorenrechnungen kann tagesaktuell an den Arbeitsplätzen abgerufen werden und dank der schnelleren Verarbeitung profitiert swisspro von besseren Rechnungskonditionen. Belege sind jederzeit einfach im digitalen Archiv auffindbar, zudem konnte wertvoller Platz am Hauptsitz in Zürich eingespart werden. Durch die Nutzung des Arcplace Scan Centers benötigt swisspro keine aufwändige Inhouse-Scan-Infrastruktur.
Um den Rechnungsworkflow zu beschleunigen und Kosten zu senken, hat die Schweizer Elektroinstallationsgruppe swisspro mit Unterstützung von Arcplace erfolgreich eine Komplettlösung zur Digitalisierung und Automatisierung der bisher papierbasierten Verarbeitungsprozesse eingeführt. Im Rahmen dieser Lösung nutzt swisspro auch die Services des Arcplace Scan Centers. Die Kreditorenrechnungen werden im Arcplace Scan Center digitalisiert, die Rechnungsinformationen extrahiert und mit den Stammdaten abgeglichen. Die digitalisierten Rechnungen werden anschliessend durch die Applikation Basware automatisch zur Überprüfung und Freigabe im Unternehmen verteilt und nach der Genehmigung und Bezahlung revisionssicher digital archiviert. «Durch den Einsatz des Scan Services müssen wir weder inhouse eine Scan-Infrastruktur aufbauen und kostspielig à jour halten, noch werden personelle Ressourcen gebunden. Wir senden unsere Kreditorenrechnungen einfach ein und haben kurz darauf die perfekt aufbereiteten und validierten elektronischen Dokumente auf unserem Server», erklärt David Hess, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei swisspro.
Schnellere Durchlaufzeiten und tiefere Kosten
Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung konnte die Durchlaufzeit pro Rechnung markant verkürzt werden. Die Mitarbeitenden der Buchhaltung werden stark entlastet und auch die Fehlerquote konnte gesenkt werden, da Kosten präziser zugeordnet werden können und kaum noch manuelle Eingabefehler auftreten. Der aktuelle Stand der Kreditorenrechnungen kann tagesaktuell an den Arbeitsplätzen abgerufen werden und dank der schnelleren Verarbeitung profitiert swisspro von besseren Rechnungskonditionen. Belege sind jederzeit einfach im digitalen Archiv auffindbar, zudem konnte wertvoller Platz am Hauptsitz in Zürich eingespart werden. Durch die Nutzung des Arcplace Scan Centers benötigt swisspro keine aufwändige Inhouse-Scan-Infrastruktur.
