E-Dossier Lösung von Arcplace
Um ihre papierbasierten Studierendendossiers abzulösen, hat die Hochschule Luzern eine öffentlich selektive Ausschreibung für ein elektronisches Dokumenten-Management-System durchgeführt, bei der sich die Arcplace AG durchsetzte. Nach einem erfolgreichen Pilot im Departement Technik & Architektur steht die Lösung mittlerweile in mehreren Departementen der Hochschule im Einsatz. Die zentrale Komponente bildet das Kendox InfoShare System. Dort sind alle Dokumente indexiert und in elektronischen Dossiers rechtskonform abgelegt. Eine Schnittstelle zur Schuladministrationssoftware CLX.Evento erlaubt das Anlegen von Dossiers, auf die über einen Webclient zugegriffen werden kann. Die physischen Dokumente werden über spezielle Scanning-Stationen digitalisiert. Mitarbeitende können Dokumente auch direkt aus Office-Applikationen ablegen. Im Kendox System wird die Archivierungszeit festgehalten und die Integrität des Dokuments sichergestellt. Gemeinsam mit dem Zugriffslog sind so die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung erfüllt. Die Zugriffsrechte auf die E-Dossiers können individuell und abgestimmt mit den zentralen Active-Directory-Benutzerrollen gesteuert werden.
Grosse Zeitersparnis und sicherer Informationszugriff
Dossiers und einzelne Dokumente sind über eine integrierte Suche innert Sekunden auffindbar. Abteilungsleiter und andere berechtigte Personen haben über ein Webinterface orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Informationen. Regula Schärli, Leiterin Sekretariat Bachelor & Master des Departements Technik & Architektur, unterstreicht die Benutzerfreundlichkeit: «Die Bedienung in der vertrauten MS-Office-Umgebung ist quasi selbsterklärend – nach zwei bis drei Stunden hat man die Abläufe im Griff». Die digitalen Dossiers können ohne Platzprobleme die gesetzlich geforderten Jahre aufbewahrt werden, und der Papierverbrauch sinkt markant. Die Hochschule plant, den Studierenden in naher Zukunft über ein neues Studierendenportal Einblick in ihre Dossiers zu geben.
Um ihre papierbasierten Studierendendossiers abzulösen, hat die Hochschule Luzern eine öffentlich selektive Ausschreibung für ein elektronisches Dokumenten-Management-System durchgeführt, bei der sich die Arcplace AG durchsetzte. Nach einem erfolgreichen Pilot im Departement Technik & Architektur steht die Lösung mittlerweile in mehreren Departementen der Hochschule im Einsatz. Die zentrale Komponente bildet das Kendox InfoShare System. Dort sind alle Dokumente indexiert und in elektronischen Dossiers rechtskonform abgelegt. Eine Schnittstelle zur Schuladministrationssoftware CLX.Evento erlaubt das Anlegen von Dossiers, auf die über einen Webclient zugegriffen werden kann. Die physischen Dokumente werden über spezielle Scanning-Stationen digitalisiert. Mitarbeitende können Dokumente auch direkt aus Office-Applikationen ablegen. Im Kendox System wird die Archivierungszeit festgehalten und die Integrität des Dokuments sichergestellt. Gemeinsam mit dem Zugriffslog sind so die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung erfüllt. Die Zugriffsrechte auf die E-Dossiers können individuell und abgestimmt mit den zentralen Active-Directory-Benutzerrollen gesteuert werden.
Grosse Zeitersparnis und sicherer Informationszugriff
Dossiers und einzelne Dokumente sind über eine integrierte Suche innert Sekunden auffindbar. Abteilungsleiter und andere berechtigte Personen haben über ein Webinterface orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Informationen. Regula Schärli, Leiterin Sekretariat Bachelor & Master des Departements Technik & Architektur, unterstreicht die Benutzerfreundlichkeit: «Die Bedienung in der vertrauten MS-Office-Umgebung ist quasi selbsterklärend – nach zwei bis drei Stunden hat man die Abläufe im Griff». Die digitalen Dossiers können ohne Platzprobleme die gesetzlich geforderten Jahre aufbewahrt werden, und der Papierverbrauch sinkt markant. Die Hochschule plant, den Studierenden in naher Zukunft über ein neues Studierendenportal Einblick in ihre Dossiers zu geben.
