Fileserver automatisch aufräumen & migrieren

Das Berliner IT-Unternehmen aikux.com hat ein ein neues Konzept entwickelt, um bei der Umstrukturierung oder dem Umzug eines Fileservers zu entscheiden, welche Daten bei einer Migration in das neue System übernommen werden sollen.
Mit Hilfe der von aikux entwickelten Migrationssoftware migRaven und des Point Storage Managers der Firma PoINT Software wurde dafür eine Lösung entwickelt, die eine vollautomatische Trennung zwischen wichtigen und unwichtigen Daten gewährleistet.

Bisher ist dafür stets eine Auswahl durch die DataOwner (Führungskräfte) erforderlich. Da auf üblichen Fileservern aber 5.000 bis 30.000 Dateien pro Mitarbeiter liegen können, ist diese Aufgabe extrem aufwändig und unrealistisch. Die einzelnen Abteilungen tendieren dazu, alle Daten mitnehmen zu wollen, während die IT gern so viel wie möglich aussortieren würde, dabei aber gar nicht weiß, welche Daten noch benötigt werden.

Dieses Dilemma zu lösen, ist der Kern des aikux-Konzeptes.

Der kombinierte Einsatz von migRaven und des PoINT Storage Managers soll es ermöglichen, alle Daten in aufgeräumten Verzeichnissen mit sauberen Berechtigungen bereitzustellen und anhand des Nutzer-Verhaltens automatisch auszusortieren. Die User sollen sich im Filesystem anschließend wieder zurechtfinden können .

Gegenüber einer manuellen Selektion der Daten sollen mit diesem Verfahren bis zu 90 % an Aufwand eingespart werden können und in vielen Fällen eine Umsetzung überhaupt erst möglich werden. Den Erfahrungen der aikux Consultants zufolge, soll kaum mehr Zuarbeit aus den Fachabteilungen erforderlich sein. Da sich für die Nutzer zunächst gar nichts ändert, soll die Akzeptanz bei den Mitarbeitern hoch sein. Über 80 % der Daten verschwinden aus dem Sichtfeld des Nutzers und können so die Effizienz im Umgang mit dem Filesystem deutlich steigern.

Vorteile für IT, Nutzer und Geschäftsführung:

1. Die IT spart Kosten durch eine optimale Auslastung des Speichersystems und die Vereinfachung der Administration
2. Die Nutzer-Produktivität steigt, weil sie sich im Filesystem wieder zurecht finden
3. Die Geschäftsführung kann leicht kalkulieren, weil kaum Unternehmensressourcen eingebunden sind

Die automatische Bereinigung des Fileservers in 5 Schritten: 
 
1. Aufgeräumte Ordner und Rechte werden auf einem neuen Share erzeugt.
Mit migRaven wird eine parallele Verzeichnis- und Rechtestruktur auf einem neuen Share aufgebaut. Dazu werden bisherige Strukturen analysiert und stark vereinfacht, oder vollständig neu entworfen. Die Kombination aus Tabellenmodus und Drag & Drop macht großflächige Änderungen wie auch die Bearbeitung einzelner Ordner und Rechte möglich.

2. Von allen Dateien werden Stub-Files auf dem neuen Share erzeugt
Die Daten des bisherigen Shares bleiben unangetastet. Der PoINT Storage Manager verlinkt alle Dateien über sog. Stub-Files (roter Pfeil) in der neuen Verzeichnisstruktur. Diese belegen in der Summe nur wenige Megabyte, aufwändige Kopiervorgänge entfallen.

3. Der neue Share wird für die Nutzer freigegeben
Nun wird der alte Share durch den Neuen ersetzt. Die Nutzer arbeiten nach einer Neuanmeldung sofort produktiv weiter. Durch die Stub-Files des neuen Shares sind alle Daten sichtbar und die User müssen sich nicht umgewöhnen.

4. Automatische Selektion der Daten anhand des Nutzerverhaltens
Werden Dateien von Nutzern geändert oder wiederholt geöffnet, ersetzt der PoINT Storage Manager das Stub-File durch die echte Datei. Nach einigen Monaten befinden sich alle wichtigen Daten auf dem neuen Share. Alle unwichtigen Daten werden weiter durch Stub-Files repräsentiert.

5. Unwichtige Daten werden aus dem Sichtfeld entfernt
Alle noch vorhandenen Stub-Files können nun gelöscht werden. So reduziert der PoINT Storage Manager die Anzahl der sichtbaren Dateien um 80 % und mehr. Effizientes Arbeiten ist wieder möglich. Wenn benötigt, sind alte Daten weiterhin über das Archiv erreichbar. Durch migRaven werden auch dort die Zugriffsrechte bereinigt.