Effiziente Instrumente für optimale Arbeitsergebnisse
Wer für die Welt von morgen baut, muss flexibler sein denn je. Dafür sind entsprechende kaufmännische und technisch-betriebswirtschaftliche IT-Lösungen erforderlich. Werkzeuge, die ausschöpfen, was technisch möglich ist, und alles Neue nutzen, was praktisch sinnvoll ist. Instrumente, mit denen die SPITZKE-Mitarbeiter selber entscheiden können, wie viel Zukunft sie einsetzen möchten.
Bereis in den 90ern fand man einen verlässlichen EDV-Partner, mit dem das Unternehmen bis heute fest verbunden ist: Nemetschek. Schon damals sei das Softwarehaus - noch unter Henke & Partner firmierend - in der Sparte Gleisbau führend gewesen, wie z.B. die Referenzen Wiebe, Schreck-Mieves und jetzt auch Swietelsky in Österreich belegen. Inzwischen nutzt SPITZKE ‚BAU financials', die zweite Generation der Nemetschek-Baubranchenlösungen -Client/Server basiert. Mit dem modernen ERP-System will das Unternehmen seine Ressourcen, wie Kapital, Betriebsmittel und Personal noch effizienter für den betrieblichen Ablauf einsetzen, betonen Finanzvorstand Thomas Waske und kaufmännischer Leiter Mirko Döring im Gespräch. Dies sei ein kontinuierlicher Prozess, den man Schritt für Schritt voranbringe. Dabei sei die Software sowohl Hilfsmittel zur Erledigung vor allem der kaufmännischen Prozesse, diene der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen zum Erstellen von Handels- und Steuerbilanzen und sie ermögliche eine zeitnahe und effektive betriebliche Steuerung.
Natürlich sind mit der Nutzung des EDV-Systems Automatisierungen und Rationalisierungen verbunden. Die jedoch stünden nicht im Vordergrund. Hauptziel ist die Controlling-Funktion, die die Software bietet - eine exakte Spiegelung der Ergebnissituation laufender Baustellen sowie des Geräteeinsatzes. Die in der Gesamtlösung voll integrierten Bautechnikprogramme sollen die gemeinsame Datennutzung mit den kaufmännischen Modulen garantieren. Dazu sind erst die technischen und organisatorischen Voraussetzungen in allen Unternehmensteilen zu schaffen. Techniker und Kaufleute sind zudem noch von den konkreten Vorteilen der integrierten Vorgehensweise bei ihrer eigenen Arbeit, z.B. für Einkauf, Lagerwirtschaft, Soll-Ist-Vergleich zu überzeugen. Dann ist ein zeitnaher Soll-Ist-Vergleich auf Knopfdruck möglich - ein entscheidendes Steuerungsinstrument.
Schrittweise konsequent zur vollen Integration
Im laufenden Betrieb sind Veränderungen nicht leicht. Frau Mai, Leiterin Abrechnung, benennt die Schwierigkeiten: Die Größe des Unternehmens, viele verschiedene Leute, jeder mit eigenem Erfahrungshorizont. Das Stammdatengerüst muss angepasst, vereinheitlicht werden. Jede Änderung schlägt aber bei gemeinsamer Nutzung auf die anderen Bereiche durch, ist deshalb auch dort zu prüfen.
Alle in- und ausländischen Töchter werden als Mandanten in unserer Zentrale abgerechnet, erklärt Finanzbuchhalterin Ute Kröckel. Sie und ihre Kollegen sind stolz darauf, einiges davon angeregt, mitgestaltet, getestet zu haben, wie heute Konzernstrukturen und Auslandsgeschäfte in BAU financials abgebildet werden. Nach einem konkreten Beispiel gefragt, nennt sie den elektronischen Zahlungsverkehr. Überweisungen können damit in jeder erforderlichen Landeswährung direkt aus BAU financials erstellt werden. Wir haben gesagt, was wir wie brauchen - Nemetschek hat es genau so realisiert. Diese Art des Miteinander empfinden alle sehr positiv. Wenn in einem Programm unsere teils sehr speziellen Bedürfnisse nicht abgedeckt wurden, war Nemetschek kompromissbereit. Man hat für uns gezielt weiter entwickelt, angepasst und - wo erforderlich - sogar Schnittstellen zu Fremdanwendungen erstellt. Das sei keine Selbstverständlichkeit in der IT-Branche, wie Mirko Döring unterstreicht. Auch für Nemetschek hat sich die Zusammenarbeit mit SPITZKE gelohnt. Einige Ideen von SPITZKE-Mitarbeitern führten zu Softwareanpassungen, die wiederum anderen Anwendern von Nutzen waren. SPITZKE versteht sich als kritischer und konstruktiver Geschäftspartner, den Nemetschek gern in Produktneu- und -weiterentwicklungen mit einbezieht.
Die große Flexibilität der Branchenlösung hebt der kaufmännische Leiter besonders hervor. Jeder sei in der Lage, eigene Berichte zu entwerfen und einzusetzen, um das gespeicherte Datenmaterial nach seinen Wünschen auszuwerten. Frau Mai präzisiert, das sei aktuell gerade für Geräte nötig gewesen. Die Deutsche Bahn verlangt seit einem Jahr bei der Angebotskalkulation beispielsweise jede Position mit Referenz-Ist-Werten zu hinterlegen, um bei Nachträgen/Änderungen besser prüfen zu können. Weil im System alle Fakten und Daten vorgehalten sind, konnten sie entsprechend den Bahn-Wünschen direkt aus der kaufmännischen Anwendung in die Angebote eingelesen werden.
Den Vorteil der Flexibilität bestätigt auch Ute Kröckel, doch sei die nichts, wenn jemand lediglich Zahlen in vorgefertigte Masken eingeben und nach ‚starren Schemen' ausrechnen möchte. Das erfordere eigenes Mitdenken, Kreativität, Bereitschaft zum Ausprobieren - für sie genau richtig.
Alle Mitarbeiter nutzen BAU financials auf dem zentralen Terminalserver. Auch wer im Ausland am Monitor sitzt, hat von der Performance her das Gefühl, den Rechner direkt bei sich zu haben. Und diese Technik erleichtert den Support. Wenn's mal ein Problem gibt, könne er oder Frau Mai schnell reagieren, erklärt EDV-Leiter Enrico Kietzmann.
Die noch vollständig außerhalb des Systems erstellte Jahresplanung soll erstmals im System hinterlegt werden. Somit werden weitere, bereits bestehende Funktionen genutzt. Selbstkritisch gestehen sich die Mitarbeiter von SPITZKE ein, viele Möglichkeiten und Anwendungen des integrierten Systems noch nicht zu nutzen oder vielleicht noch gar nicht zu kennen. Aber da will man ran und diesen Prozess gezielt fördern. Dabei wird man auf die Unterstützung von Nemetschek nicht verzichten können.
SPITZKE Erfahrungen als Referenz für andere
Herr Döring nennt Eckpunkte für das weitere Vorgehen: Breite Anwendung des Einkauf-Moduls, Einführung eines Dokumenten-Management-Systems und konsequentes Management aller Geschäftsprozesse der Gruppe. Er resümiert, dass die anwenderfreundliche Software sicher noch viel mehr für die eigene Arbeit bringen könne, wenn alle darin enthaltenen Potenzen voll genutzt würden. Deshalb regt er den stärkeren Gedankenaustausch mit anderen Anwendern an, wie z.B. anlässlich der Nemetschek Hausmesse 2005. Dort habe er das BAU financials-Modul für eine effiziente Betreuung der Arbeit mit Nachunternehmern und das Management-Informations-System kennen gelernt. Werkzeuge, die überzeugt haben und deshalb in nächster Zukunft auf dem Plan stehen. Nemetschek sei ein verlässlicher Partner, den man gern weiter empfiehlt, schätzt Frau Kröckel ein..
Einen unmittelbaren Vorteil gegenüber Wettbewerbern erwartet das SPITZKE-Management aus dem Einsatz von BAU financials nicht. Aber ohne das System wäre man eindeutig benachteiligt, da sind sich alle in der Runde einig.
Weitere Informationen --> www.bausoftware.de und www.spitzke.de
Autor: Manfred Bethge