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Neue Version des Dokumenten-Management-Systems HyperDoc archiviert E-Mails aus Lotus Notes

Neue Version des Dokumenten-Management-Systems HyperDoc archiviert E-Mails aus Lotus Notes

(pressebox) Bad Vilbel, 06.02.2008 - Die IQDoQ GmbH präsentiert in der DMS-Area während der CeBIT die neue Version 5.0 ihres Archiv- und Dokumenten-Management-Systems HyperDoc®. Das neue Release beinhaltet umfassende Funktionen zur Archivierung von E-Mails aus Lotus Notes bzw. Domino. Damit verbindet es die Vorteile der serverseitigen E-Mail-Archivierung zur Entlastung des Domino Servers mit den Möglichkeiten einer benutzergesteuerten Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsvorfällen. Darüber hinaus hat IQDoQ die vorhandenen Themenlösungen, wie beispielsweise zum digitalen Management von Personal-, Kunden-, Versicherten- und Vertragsakten, ausgeweitet und standardisiert. Zusätzlich erweitert HyperDoc das teamorientierte Arbeiten (Collaboration) durch rollenbezogene Postkorbansichten. Anwender haben damit den kompletten Überblick über die ihrem Team zugeordneten Aufgaben.

E-Mails aus Lotus Notes bzw. Domino archivieren und Vorgängen direkt zuordnen

Seit Jahresbeginn stellt IQDoQ mit dem neuen HyperDoc-LINK for Domino bzw. Notes nun ein leistungsfähiges Modul für Lotus Notes bzw. Domino zur Verfügung. Dieses entlastet nicht nur den Domino-Server, sondern bietet die Möglichkeit, E-Mails direkt Geschäftsvorfällen oder Akten zuzuordnen. Darüber hinaus unterstützt das Modul Unternehmen bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen: E-Mails gehen durch unbeabsichtigtes Löschen nicht verloren. Weiterhin werden Daten auf günstigeren Medien wirtschaftlicher gespeichert und der Zeitaufwand für die Administration und Datensicherung reduziert. Die Archivierung erfolgt nach definierbaren Regeln im Hintergrund, also ohne dass der Benutzer eingreifen oder die Software auf dem Client installiert sein muss. Zusätzlich erleichtern umfassende Recherchefunktionen das Wiederfinden von E-Mails.

IQDoQ vervollständigt Prozessunterstützung in HyperDoc 5.0

Bereits zur CeBIT 2007 präsentierte IQoDoQ ihre DMS-Lösung HyperDoc in Form von Themenlösungen. Diese Strategie setzt das MATERNA-Tochterunternehmen konsequent fort. So wurden die Themenlösungen, wie kaufmännische Archivierung, das Vertragsmanagement sowie digitale Personal-, Kunden- und Versichertenakten, weiter ausgebaut und in Form von Szenarien zur effizienten Vorgangsbearbeitung standardisiert. Dazu Barbara Schenk, Leiterin Vertrieb und Marketing der IQDoQ GmbH: "Der Vorteil dieser Themenlösungen ist, dass der Kunde genau den Funktionsumfang vorfindet, den er beispielsweise für eine Personal- oder Vertragsakte benötigt. Darüber hinaus bildet die Bedieneroberfläche die jeweiligen Sachbearbeitungsprozesse ab."
Neu ist außerdem eine Schnittstelle zu AIS TaxMart von Audicon – einer Software, die Mitarbeiter des Finanzamts bei Betriebsprüfungen nach GDPdU Z3 nutzen. Buchungsdatensätze werden nicht vor Ort direkt abgefragt, sondern auf einen Datenträger exportiert und im Amt kontrolliert. Durch die jetzt vorliegende Schnittstelle profitieren HyperDoc-Anwender von einer direkten Anbindung an AIS TaxMart, mit der der komfortable Zugriff auf selektierte Datensätze möglich ist. Exportierte Buchungsdatensätze aus dem ERP-System lassen sich mit der Anbindung bequem über den vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher in HyperDoc archivieren. Dadurch wird das ERP-System entlastet und kann bei Bedarf durch ein anderes ersetzt werden.

IQDoQ unterstützt teamorientierte Vorgangsbearbeitung

Ein weiterer Schwerpunkt in der Version 5.0 von HyperDoc bildet der Bereich Collaboration. So können Anwender komplett alle Aufgaben ansehen, die innerhalb ihres Teams zur Bearbeitung anstehen. Dadurch können die Tasks effizienter verteilt werden. Gleichzeitig haben Anwender, Projektleiter und Vorgesetzte einen besseren Überblick über den Projektstatus.

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